Managed Document Services im Fokus

Bei RICOH steht immer der Kunde im Mittelpunkt. Als Unternehmen verfügt RICOH über eine hohe Beratungskompetenz, wenn es um Prozesse rund um das unternehmensweite Druck- und Dokumentenmanagement geht. Nur eine optimale und kontinuierliche Beratung kann die Basis für eine langfristige, partnerschaftliche Zusammenarbeit sein.

Für RICOH als „Corporate Citizen“ ist Umweltschutz ein zentraler Aspekt der Unternehmens-philosophie. Unsere CSR- und Nachhaltigkeitsgrundsätze sind darum Basis aller Aktivitäten unseres Unternehmens.

Wir sprechen im Prinzip alle Unternehmen an, da dokumentenbasierte Prozesse wesentlicher Bestandteil eines jeden Unternehmens sind. Solche Kernprozesse – wie Bestellaufträge, Patientenakten oder Rechnungen – treten regelmässig und häufig auf und wirken sich direkt auf alle Beziehungen zu Kunden, Lieferanten und Mitarbeitern aus. Die Effizienz des geschäftskritischen Dokumentenmanagements ist also für jedes Unternehmen ein wesentlicher Faktor, wenn es um die eigene Zukunfts- und Wettbewerbsfähigkeit geht. Zusätzlich haben wir uns auf spezielle Wirtschaftszweige fokussiert, um noch besser auf die branchenspezifischen Bedürfnisse unserer Kunden eingehen zu können.

Unternehmen suchen heute Partner mit einer grossen Beratungs- und Lösungskompetenz, die ihnen alles aus einer Hand bieten können. Wir als Dienstleister nehmen uns Zeit, das Geschäft eines Kunden und dessen Anforderungen an das Dokumentenmanagement und an eine unternehmensweite Output-Lösung zu verstehen und zu untersuchen. Die Qualität in Analyse und Beratung von der Ausgangssituation bis hin zum Gesamtkonzept ist ein wichtiger Faktor in der Wahl eines Anbieters und sollte frei von Hersteller-Interessen getroffen werden.

RICOH setzt mit seinen Managed Document Services (MDS) auf einen umfassenderen Ansatz als nur mit MPS. Aber grundsätzlich sollte es mit Blick auf den Kunden auch bei MPS-Angeboten um einen Ansatz gehen, der zunächst immer mit der Analyse der Druckinfrastruktur beginnen sollte, um die Ist-Situation beim Kunden zu verstehen. Je besser der Kunde in dieser Phase verstanden wird, desto reibungsloser verläuft die Optimierung der Druckinfrastruktur.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist das Management der Druckinfrastruktur. Hier geht es darum, den Kunden dabei zu unterstützen, die gesamte Druckinfrastruktur so zu verwalten, dass während der Betriebsphase eine optimale Auslastung und Verfügbarkeit der Systeme gewährleistet ist. Dies kann sogar so weit gehen, dass dieser Punkt vollständig von einem Anbieter übernommen wird.

Darüber hinaus sollten regelmässige Entwicklungsgespräche und Reviews stattfinden, um die Performance mit Blick auf die Punkte Service und Wirtschaftlichkeit kontinuierlich zu verbessern.

RICOHs MDS erweitern wie gesagt den Ansatz der reinen Managed Print Services. Sie beinhalten das gesamte, unternehmensweite Dokumentenmanagement von der Eingabe über die Verarbeitung bis zur Ausgabe. Neben Beratung und Projektbegleitung decken wir mit unserem Angebot auch die Bereiche Business Solutions und Produktionsdruck ab. Unter dem Schirm von MDS erhalten unsere Kunden auch im IT?Bereich Beratung, Dienstleistungen und Support. Mit RICOH haben sie einen Ansprechpartner, der ihnen alles aus einer Hand liefern kann, wenn es um Büroinfrastruktur, Flottenmanagement, Sicherheit, Archivierung, Server und Netzwerke geht.

Bei dem MDS-Konzept von RICOH steht nicht ausschliesslich die Optimierung des Druckvolumens im Mittelpunkt, sondern die Optimierung der Dokumentenprozesse. Das heisst, neben der Optimierung der Druckinfrastruktur als Teil der Dokumentenprozesse bieten wir unseren Kunden massgeschneiderte Lösungen für das Management von Informationen und Dokumenten. Hierzu gehören unter anderem Lösungen zur Digitalisierung und Weiterverarbeitung von Dokumenten, Archivierungslösungen oder Lösungen für die Verbesserung der Informationssicherheit. Bei MPS stehen oft, verkürzt gesagt, die Multifunktionssysteme und Drucker im Mittelpunkt, bei MDS sind es die Dokumentenprozesse.

In erster Linie ist es unsere Aufgabe, Dokumentenprozesse effizienter und gleichzeitig einfacher zu machen. In Unternehmen ist es heute immer wichtiger, die Flut an unterschiedlichen Papierdokumenten so schnell wie möglich in die richtigen Kanäle zu leiten und im Nachhinein bei Bedarf sofort wiederfinden zu können. Obwohl sehr viele Geschäftsprozesse noch durch Papierdokumente beherrscht werden, zeichnet sich der Trend zur Digitalisierung von Arbeitsabläufen ab, um Prozesse zu beschleunigen und Informationen besser verfügbar zu machen. Zum Beispiel ermöglicht die digitale Archivierung einen schnelleren Zugriff eines grösseren Mitarbeiterkreises auf archivierte Dokumente und verkürzt so die Suchzeiten der Mitarbeiter. Vertrauliche und sensible Dokumente digitalisieren Unternehmen mit erheblich höherem Mass an Sicherheit. Diese Informationen können nach Bedarf nur einem festgelegten Mitarbeiterkreis zur Verfügung stehen.

Kurz gesagt: Durch die Vereinfachung der Verarbeitungsschritte für den einzelnen Nutzer entsteht eine schlanke Informationslogistik, die Zeit und Kosten spart. Wenn sich die richtige Information immer zur richtigen Zeit am richtigen Ort befindet,  können sich Unternehmen verstärkt auf ihr Kerngeschäft konzentrieren. Daher ist das unternehmensweite Dokumentenmanagement auch ein wesentlicher Faktor für den Erfolg eines Unternehmens.

Die Entscheidung, in ein MDS-Konzept zu investieren, kann am besten auf Top-Management-Ebene getroffen werden. Unsere Ansprechpartner auf Kundenseite sind daher in der Regel Manager in C-Level-Positionen, da MDS umfassende, bereichsübergreifende Verbesserungen und damit auch Veränderungen mit sich bringen.

Analysiert wird zunächst die Ist-Situation im Unternehmen. Dazu gehören unter anderem die Kostenfaktoren und individuelle Prozess­abläufe rund um das digitale und gedruckte Dokument, inklusive Arbeits- und Dokumentenabläufe, Rechnungen und Verträge sowie das Anwenderverhalten. Im nächsten Schritt entwickelt RICOH gemeinsam mit dem Unternehmen eine massgeschneiderte Lösung, die individuelle Kundenanforderungen an digitale Dokumentenverarbeitung, Systemverwaltung, Druckvolumen und Kostenkontrolle berücksichtigt. Die Lösung wird daraufhin nicht nur einmalig implementiert, sondern kontinuierlich verbessert und weiterentwickelt. Unsere Bandbreite der Leistungen reicht dabei von Beratung und Projektbegleitung bis hin zu Outsourcing-Leistungen und Change Management, um die Mitarbeiter des Unternehmens eingehend über technische Veränderungen und Neuerungen in der Dokumenten-Infrastruktur zu informieren.

Bei uns ist jeder Kunde ein MDS-Kunde. Mit unserem MDS-Konzept können wir individuell auf die Bedürfnisse jedes Kunden eingehen. Wir beraten unsere Kunden langfristig und kontinuierlich – dabei wollen wir mehr Effizienz und Transparenz im unternehmensweiten Druck- und Dokumentenmanagement schaffen, die Gesamtbetriebskosten senken sowie die Umweltbilanz verbessern.

Heute sind wir mit dem MDS-Ansatz bei nationalen und multinationalen Unternehmen erfolgreich unterwegs. Aber vermehrt haben wir Projekte von Behörden aus den Bereichen Verwaltung, Gesundheitswesen sowie industriellen Betrieben, welche sich durch den MDS-Ansatz klare Vorteile erwirtschaften wollen.

Die Nachfrage nach Managed Services wird in allen Branchen weiter steigen. Unternehmen stehen mehr und mehr vor der Herausforderung, die alltägliche Informationsflut so schnell und effizient wie möglich zu verarbeiten. Wir verzeichnen insbesondere eine stark wachsende Nachfrage nach umfassenden Lösungen zur Optimierung der unternehmensweiten Dokumenten- und Informationsprozesse. Mit seinem umfassenden MDS-Konzept kann RICOH Kunden aus allen Branchen einen individuellen und ganzheitlichen Ansatz aus einer Hand bieten.