Informationsmanagement für Ihr Unternehmen

Dokumente gehören zum beruflichen Alltag und sind von zentraler Bedeutung für das Tagesgeschäft. Sie speichern Informationen, konservieren Wissen oder legen Verpflichtungen und Forderungen verbindlich fest, um nur einige Beispiele zu nennen. Kurz: Dokumente haben in vielen Fällen direkten Einfluss auf den wirtschaftlichen Erfolg einer Firma. Als Beispiel dient hier das Unternehmen «Muster AG» – es hat eine grosse Flut an Dokumenten zu bewältigen. Eine Lösung muss her!Effizienzsteigerung durch DMSDas Sekretariat erhält täglich nicht nur Lieferscheine und Rechnungen. Auch Verträge und umfangreiche Korrespondenzen wie E-Mails, Briefe, Faxe und Meetingprotokolle fallen in grossen Mengen an. Die Mitarbeitenden verlieren schnell den Überblick. Informationen wie Kundendaten, Gesprächsnotizen, Angebote, Verträge oder Reklamationen lagern teilweise in Papierform im Aktenschrank, bei einem Mitarbeitenden in der Ablage oder elektronisch im CRM und in E-Mails. Die ständig wachsende Informationsflut oder neue gesetzliche Regelungen machen die Handhabung von Dokumenten zu einer komplexen Sache und verursachen hohe Kosten. Ein Durcheinander ist vorprogrammiert. Immer öfter klagen dann Kunden über zu lange Informationswege und Verwaltungsprozesse. Ein professionelles Dokumenten-Management von RICOH kann die Effizienz der Arbeitsprozesse des Unternehmens «Muster AG» steigern.Das digitale Kunden-/ LieferantendossierUm finanzielle Einbussen und geringe Mitarbeiterproduktivität zu umgehen, bietet RICOH die Lösung einer zentralen digitalen Ablage, in der verschiedene Dateiarten sofort erfasst, gespeichert und angezeigt werden können. Dank des schnellen Abrufs aus einer zentralen Datenbank hat der Kundendienst der «Muster AG» die aktuellsten Informationen sofort im Überblick. Resultat: Zeit gespart, Effizienz erhöht, Kosten reduziert und dadurch mehr Zeit für die Kundenpflege. Ganz nebenbei leisten sie auch einen Beitrag zum Umweltschutz. Bei Geschäftsbeziehungen im B2B-Bereich kommen zudem oft noch Verträge und logistische Abstimmungen ins Spiel. Bei komplexeren Geschäftsbeziehungen, wie z.B. bei Zulieferern oder Partnern, fallen oft umfangreiche Korrespondenzen an, die über die verschiedensten Kommunikationskanäle ausgetauscht werden. So macht es sich durchaus bezahlt, digitale Lieferanten-Dossiers beispielsweise mit dem unternehmensinternen Bestellwesen oder mit einer automatischen E-Mail-Archivierung zu kombinieren. Jedes digitalisierte Dokument wird mit Index-Begriffen versehen, z.B. mit Angaben zur Rechnungs- bzw. Vertragsnummer, zu Kunden- bzw. Lieferantennamen und Inhaltsbezeichnung. Dank den entsprechenden Informationen, mit welchen die Dokumente indexiert wurden, haben Sie schnell und einfach Zugriff darauf. Der Volltextsuche gehen keine Informationen abhanden. Die richtige Information, zur richtigen Zeit, am richtigen Ort• Bei Kundenanfragen stehen dem Mitarbeitenden alle erforderlichen Informationen per Mausklick zur Verfügung. • Die gewünschte Auskunft kann sofort gegeben werden.• Einheitliches Auftreten gegenüber dem Kunden und/oder Lieferanten.• Weniger Zeitaufwand bei der Suche nach Informationen – und damit zufriedene Mitarbeitende: Die lästige und langwierige Suche nach Akten entfällt.• Gleichzeitiger Zugriff für mehrere Mitarbeitende möglich.• Klare, übersichtliche Darstellung, und Steuerung von ganzen Prozessketten und GeschäftsfällenMit RICOH als DMS-Spezialist an Ihrer Seite können Sie die Kosten Ihres Dokumenten-Managements senken. Nutzen Sie unsere Beratung, um Ihr mögliches Sparpotenzial zu entdecken! RICOH analysiert die bestehenden Prozesse, die technischen Anforderungen und zeigt Ihnen die relevanten Schnittstellen auf. Vorteile einer RICOH DMS-LösungDokumentensicherheit: Durch die Digitalisierung der Geschäftsdokumente können diese nach unternehmensinternen Vorschriften kontrolliert werden.Kundenservice: Kundendokumentationen werden korrekt und sofort im gesamten Unternehmen zugänglich.Modernisierung von Geschäftsvorgängen: Die Digitalisierung von Dokumenten vereinfacht den Workflow und verbessert damit die Produktivität.Zeitgewinn, Kostenreduktion, Konzentration auf Kernkompetenzen: Arbeitsintensive Prozesse oder teurer Archivraum entfallen und ermöglichen die Konzentration auf das Kerngeschäft> Erfahren Sie hier mehr ber die DMS-Lsungen von RICOH> Dieser Artikel stammt aus der Kundenzeitschrift Impression von RICOH Schweiz - lesen Sie hier weitere Artikel und Ausgaben> Lesen Sie weitere interessante Artikel zu Dokumentenprozessen und Managed Print Services in der RICOH-Partnerzone von Computerworld