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07.09.2011, 12:43 Uhr
Gefahr der Nichteinhaltung von Vorschriften zum Schutz von Dokumenten
Laut neuen Erkenntnissen des RICOH Process Efficiency Index sind wichtige Geschäftsdokumente in Organisationen aus den Bereichen Gesundheit, Bildung und Finanzdienste einem steigenden Risiko ausgesetzt, verloren zu gehen oder die Vorschriften zum Schutz geschäftsrelevanter Dokumente nicht zu erfüllen.
Die Studie wurde von Coleman Parkes Research durchgeführt und beinhaltet Interviews mit 458 Geschäftsführern aus sechs vertikalen Marktsektoren in Europa. Die Studie belegt, dass 31 Prozent aller europäischen Organisationen wichtige Dokumente verlieren, und 24 Prozent überhaupt keine Überprüfungsmechanismen haben, um die Bewegungen geschäftsrelevanter Informationen zu verfolgen und zu überwachen.
«Die Dynamiken, welche den zukünftigen Arbeitsplatz bestimmen werden, wie zum Beispiel Globalisierung und sich verändernde Demografien, tragen zur Informationsüberflutung bei. Bis 2020 wird sich der Umfang der digitalenInformationen um den Faktor 30 und die Anzahl der Dateien um den Faktor 60 vergrössern. Dieses «Big Data»-Konzept bedeutet, zusammen mit der sich verändernden Arbeitsplatzkultur, dass ein wirksames Informationsmanagement und eine Compliance der Dokumentenvorschriften eine unverzichtbare Massnahme für Organisationen aller vertikalen Märkte wird», erklärt Carsten Bruhn, Executive Vice President, RICOH Europe. Er fährt fort: «Die Ergebnisse decken auch auf, dass viele europäische Organisationen ihre geschäftsrelevanten Dokumentenprozesse noch nicht effektiv verwalten, was sie für die Zukunft unvorbereitet lässt.»
Die Studie zeigt, dass selbst die am schärfsten regulierten Industrien dieser Gefahr ausgesetzt sind. Ein IT-Leiter aus der Gesundheitsbranche beispielsweise sagte: «Wir arbeiten mit der FDA (Food and Drug Administration) und der EMA (Europische Arzneimittelagentur) zusammen, daher müssen alle unsere Informationen in unserer Branche wirklich sicher sein, ansonsten würden grosse Bedenken hinsichtlich der Gültigkeit unserer Daten bestehen.» Die Studie offenbart jedoch, dass nahezu ein Drittel (29 Prozent) der Unternehmen aus der Gesundheitsbranche nicht über Überprüfungsmechanismen für ihre geschäftsrelevanten Dokumente verfügen.
In Bezug auf die Möglichkeit, kritische Geschäftsinformationen sicher und rasch abzurufen, erklärte ein IT-Leiter aus dem Finanzdienstsektor: «... aufgrund der schieren Menge an Dokumenten, die durchsucht werden muss, kann es manchmal sehr schwierig sein, das zu finden, was wir suchen - dies ist ein weiteres Problem für uns.» Die Daten weisen auch auf einen ähnlichen Trend hin, weniger als die Hälfte der europäischen Finanzdienstleister (lediglich 45 Prozent) bestätigen, dass sie in der Lage sind, alle vertraulichen kritischen Dokumente zurück zu verfolgen. Aus dem Finanzdienstsektor geben 20 Prozent an, dass ihnen überhaupt keine Prozesse zur Verfügung stehen. Diese Zahlen sind bedeutsam und wirken sich auf die Compliance des Sarbanes-Oxley-Gesetzes aus, das Organisationen vorschreibt sicherzustellen, dass kritische Geschäftsdokumente nicht verändert, vernichtet oder verlegt werden.
Noch besorgniserregender ist die Tatsache, dass bei 31 Prozent aller europäischen Unternehmen immer noch die Tendenz besteht, wichtige Dokumente zu verlieren. Organisationen im Bildungssektor zeigen mit 38 Prozent das höchste Risiko. Sie gaben an, gelegentlich wichtige Geschäftsinformationen zu verlieren oder zu verlegen, im Vergleich zu 14 Prozent im Rechtsbereich. Über die Hälfte aller Unternehmen (52 Prozent) erklärten, die schwerwiegendste Folge seien signifikante Verzögerungen bei den Geschäftsabläufen. Weitere Folgen reichen von einem beschädigten Ruf bis zur Nichtbegleichung von Rechnungen, vom Verlust kritischer Geschäftsinformationen bis zu Compliance-Verstössen und unzufriedenen Klienten.
Bruhn fügt hinzu: «Die Studie zeigt auf, dass in einer Zeit, in der Organisationen aller vertikalen Sektoren ihre allgemeine Betriebseffizienz verbessern müssen, um auf dem globalen Markt bestehen zu können, viele sich einem unnötigen Risiko aussetzen. Wenn IT-Leiter unternehmensintern ihre geschäftsrelevanten Prozesse überprüfen und dabei «Big Data»-Methoden anwenden, bedürfen sie der Unterstützung der COO und der CEO, um die erforderlichen Veränderungen in den Arbeitspraktiken und Dokumentenprozessen voranzutreiben. Dann können sie mit den richtigen Geschäftspartnern eine durchgehende Optimierungsstrategie ordnungsgemäss umsetzen, die die Geschäftskosten senken, eine erhebliche Auswirkung auf die Zusammenarbeit und Effizienz der Belegschaft haben und die Compliance von Dokumentenvorschriften innerhalb ihres konkreten vertikalen Marktes sicherstellen wird.»
Lesen Sie hier die vollständige Studie.
«Die Dynamiken, welche den zukünftigen Arbeitsplatz bestimmen werden, wie zum Beispiel Globalisierung und sich verändernde Demografien, tragen zur Informationsüberflutung bei. Bis 2020 wird sich der Umfang der digitalenInformationen um den Faktor 30 und die Anzahl der Dateien um den Faktor 60 vergrössern. Dieses «Big Data»-Konzept bedeutet, zusammen mit der sich verändernden Arbeitsplatzkultur, dass ein wirksames Informationsmanagement und eine Compliance der Dokumentenvorschriften eine unverzichtbare Massnahme für Organisationen aller vertikalen Märkte wird», erklärt Carsten Bruhn, Executive Vice President, RICOH Europe. Er fährt fort: «Die Ergebnisse decken auch auf, dass viele europäische Organisationen ihre geschäftsrelevanten Dokumentenprozesse noch nicht effektiv verwalten, was sie für die Zukunft unvorbereitet lässt.»
Die Studie zeigt, dass selbst die am schärfsten regulierten Industrien dieser Gefahr ausgesetzt sind. Ein IT-Leiter aus der Gesundheitsbranche beispielsweise sagte: «Wir arbeiten mit der FDA (Food and Drug Administration) und der EMA (Europische Arzneimittelagentur) zusammen, daher müssen alle unsere Informationen in unserer Branche wirklich sicher sein, ansonsten würden grosse Bedenken hinsichtlich der Gültigkeit unserer Daten bestehen.» Die Studie offenbart jedoch, dass nahezu ein Drittel (29 Prozent) der Unternehmen aus der Gesundheitsbranche nicht über Überprüfungsmechanismen für ihre geschäftsrelevanten Dokumente verfügen.
In Bezug auf die Möglichkeit, kritische Geschäftsinformationen sicher und rasch abzurufen, erklärte ein IT-Leiter aus dem Finanzdienstsektor: «... aufgrund der schieren Menge an Dokumenten, die durchsucht werden muss, kann es manchmal sehr schwierig sein, das zu finden, was wir suchen - dies ist ein weiteres Problem für uns.» Die Daten weisen auch auf einen ähnlichen Trend hin, weniger als die Hälfte der europäischen Finanzdienstleister (lediglich 45 Prozent) bestätigen, dass sie in der Lage sind, alle vertraulichen kritischen Dokumente zurück zu verfolgen. Aus dem Finanzdienstsektor geben 20 Prozent an, dass ihnen überhaupt keine Prozesse zur Verfügung stehen. Diese Zahlen sind bedeutsam und wirken sich auf die Compliance des Sarbanes-Oxley-Gesetzes aus, das Organisationen vorschreibt sicherzustellen, dass kritische Geschäftsdokumente nicht verändert, vernichtet oder verlegt werden.
Noch besorgniserregender ist die Tatsache, dass bei 31 Prozent aller europäischen Unternehmen immer noch die Tendenz besteht, wichtige Dokumente zu verlieren. Organisationen im Bildungssektor zeigen mit 38 Prozent das höchste Risiko. Sie gaben an, gelegentlich wichtige Geschäftsinformationen zu verlieren oder zu verlegen, im Vergleich zu 14 Prozent im Rechtsbereich. Über die Hälfte aller Unternehmen (52 Prozent) erklärten, die schwerwiegendste Folge seien signifikante Verzögerungen bei den Geschäftsabläufen. Weitere Folgen reichen von einem beschädigten Ruf bis zur Nichtbegleichung von Rechnungen, vom Verlust kritischer Geschäftsinformationen bis zu Compliance-Verstössen und unzufriedenen Klienten.
Bruhn fügt hinzu: «Die Studie zeigt auf, dass in einer Zeit, in der Organisationen aller vertikalen Sektoren ihre allgemeine Betriebseffizienz verbessern müssen, um auf dem globalen Markt bestehen zu können, viele sich einem unnötigen Risiko aussetzen. Wenn IT-Leiter unternehmensintern ihre geschäftsrelevanten Prozesse überprüfen und dabei «Big Data»-Methoden anwenden, bedürfen sie der Unterstützung der COO und der CEO, um die erforderlichen Veränderungen in den Arbeitspraktiken und Dokumentenprozessen voranzutreiben. Dann können sie mit den richtigen Geschäftspartnern eine durchgehende Optimierungsstrategie ordnungsgemäss umsetzen, die die Geschäftskosten senken, eine erhebliche Auswirkung auf die Zusammenarbeit und Effizienz der Belegschaft haben und die Compliance von Dokumentenvorschriften innerhalb ihres konkreten vertikalen Marktes sicherstellen wird.»
Lesen Sie hier die vollständige Studie.
