Dokumentenverarbeitung optimieren mit MDS

Massnahmen zur Kostensenkung und Steigerung der Produktivität spielen in den meisten Unternehmen eine wichtige Rolle. «Bei allen Ansätzen sollten Unternehmen grundsätzlich auch einen Blick auf ihr Dokumentenmanagement werfen. Hier verstecken sich Sparpotenziale, die im Arbeitsalltag oft nicht wahrgenommen werden», sagt Adrian Schwizer, Manager New Business bei der RICOH SCHWEIZ AG. Im Rahmen von Managed Document Services (MDS) unterstützt RICOH Unternehmen dabei, Sparpotenziale auszuschöpfen. Ziel ist, dank ganzheitlichen Geschäftslösungen mehr Effizienz zu erlangen und somit die Betriebskosten zu senken. Fundierte Analyse deckt Verbesserungsbedarf auf Studien zeigen, dass Mitarbeiter bis zu 22 Prozent des Arbeitstages mit Suchen und Wiederbeschaffen von Information verbringen. 40 Prozent der Zeit werden für die Aufarbeitung von Informationen veranschlagt. «Durch zu viele papierbasierte und ineffiziente Dokumentenprozesse wird Arbeitszeit verschwendet. Für eine Optimierung ist eine systematische Analyse die wichtigste Voraussetzung», erklärt Adrian Schwizer. Im ersten Schritt empfiehlt sich deshalb eine Analyse von Infrastruktur, Kostenfaktoren und Dokumentenprozessen. Daraufhin lässt sich eine passende Gesamtlösung für das Dokumentenmanagement erstellen. Schlanke Informationslogistik dank Digitalisierung Eine wichtige Rolle spielt dabei die Digitalisierung. In den meisten Unternehmen dominieren Papierdokumente den Informationsfluss; allein die Abwicklung der Dokumentenflut stellt eine Herausforderung dar. «Scan-to»-Dienste erleichtern in diesem Zuge das digitale Erfassen, Verteilen und Ablegen von Dokumenten. Informationen lassen sich so aus USB-Datenquellen oder E-Mail-Programmen direkt in Arbeitsabläufe einbinden, was Zeitaufwand und Prozesskosten senkt und der Datenqualität zugute kommt. Für viele Unternehmen kann es sich zudem empfehlen, eine Archivierungslösung in das Dokumentenmanagement zu integrieren, um erfasste Dokumente schnell zugänglich zu machen, zu verwalten und revisionssicher abzulegen oder zu reproduzieren. Dazu bieten sich Verfahren wie Scan-to-DMS an, das eingelesene Dokumente als revisionssicheres Multi-TIFF ins Dokumentenmanagement-System (DMS) importiert. Dokumente im Papierformat oder als Office-Datei, CAD-Datei, im E-Mail-Format und andere elektronische Dateiformate lassen sich so automatisch verarbeiten, erfassen, klassifizieren und zur weiteren Bearbeitung bereitstellen. Dabei hilft die Einrichtung individueller Druck- und Zugriffsrechte, um das Archivsystem gegen unerwünschte Zugriffe abzusichern. Dokumentenmanagement als Dienstleistung Eine zentrale, standortunabhängige Datenspeicherung gestattet den Mitarbeitenden, Informationen an verschiedenen Unternehmensstandorten abzurufen. Als letzten Schritt in der digitalen Prozesskette bieten einige DMS-Dienstleister das Outsourcing von Dokumentenprozessen an: die Rechnungserstellung wird vom Empfang bis zur Erstellung extern abgewickelt. Die Auslagerung des Rechnungsstellungsprozesses hilft, Zeit und Geld zu sparen. Digitale Prozesse - egal ob im Unternehmen oder extern - schlagen sich in der Regel auch in einer Reduktion des Papierverbrauchs nieder, was einen Beitrag zum nachhaltigen Wirtschaften leistet.