BE-Print – Die leise Revolution

Seit Mitte 2012 steht Herr Hansjürg Heubi, Projektleiter und Service Manager BE-Print, vor einer der grössten Herausforderungen seiner Karriere: Wie soll er die Druckerlandschaft von 7 Direktionen, der Staatskanzlei und der Justiz mit insgesamt 44 Ämtern, verteilt auf rund 270 Standorte im ganzen Kanton Bern, harmonisieren? Bis dahin konnte jede Direktion und teilweise jedes Amt für sich alleine über ihre/seine Druckbedürfnisse entscheiden.

Das Resultat: eine buntgemischte Vielfalt von Druckern und hohe Kosten – weil die Beschaffung und der Support je nach Direktion unterschiedlich geregelt waren. Der Unterhalt der Maschinen war dementsprechend teuer und auch die Verwaltung so vieler verschiedener Anbieter belastete die Kasse. Die Aussicht, mit der Harmonisierung eine Kostenreduktion von mindestens 30% zu erzielen, ist daher verlockend. Aber dem gegenüber standen zu Beginn immense organisatorische Hürden.

Die Vision: BE-Print soll eine optimierte, zentralverwaltete Druckdienstleistung sein, die allen Ämtern zur Verfügung steht – den Direktionen, der Staatskanzlei und der Justiz des Kantons Bern. Optimierungen sollen u.a. mit einer Reduzierung der Druckermodelle, grosszügigen Finishing-Optionen und automatisch bestellten Tonern herbeigeführt werden. Eine sogenannte FollowYou- Printing-Lösung gehört auch dazu. Diese gewährleistet nicht nur eine hohe Verfügbarkeit der Drucker sondern erhöht auch die Dokumentensicherheit, indem sie es dem Endbenutzer erlaubt, ein gedrucktes Dokument bei irgend einem Gerät in jedem Amt per Badge-Anmeldung abzuholen. Zudem spart diese Funktion etliches liegengelassenes Papier. Weiter soll das Verrechnungsmodell einfach, transparent und nachvollziehbar sein. Zusammen mit Vertretern aus allen Direktionen, der Staatskanzlei und der Justiz wurde der Umfang des Services festgelegt. Von der Definition des Warenkorbs – vom Arbeitsplatzdrucker bis zum Hochleistungsmultifunktionsgerät – über den Support bis hin zum Print Management System wurden die Anforderungen zusammengestellt. Weiter wurde die bestehende Druckerlandschaft einer genauen Analyse unterzogen. Mit diesem Vorgehen wurden nicht nur Kosten und Bedürfnisse eruiert, sondern auch die interne Unterstützung für das Projekt gesichert.

Die Wahl des Partners war matchentscheidend. Aber nicht nur wegen der Technologie, denn diese konnte Herr Heubi von den meisten Anbietern erwarten. Er suchte einen Partner für die Beratung betreffend Lösungsdesign, um einen klaren Mehrwert in der Prozessoptimierung aufzeigen zu können – und für das Change Management, um eine minimale Störung im laufenden Betrieb sicherzustellen. In einer umfassen-den Ausschreibung im offenen Verfahren hat sich Ricoh gegen namhafte andere Anbieter durchgesetzt und den Zuschlag erhalten.

Um Schwung in sein Vorhaben zu bringen, war für Herr Heubi ein erster „Quick-Win“ wichtig, der dann als Referenz für andere Ämter dienen konnte. In der produktiven Umgebung des KAIO konnte Ricoh mit einem kleinen Pilotprojekt beweisen, dass man die hoch angesetzten Anforderungen erfüllt. Danach trat der Vertrag zum Betrieb des Services BE-Print per Juli 2014 in Kraft. Nach einer weiteren umfassenden Testphase, dem sogenannten Vorzeigeprojekt, wurden ab Herbst 2014 bei laufendem Betrieb die ersten 500 Geräte bei der Justiz-, Gemeinde- und Kirchendirektion (JGK) sowie den Gerichtsbehörden und der Staatsanwaltschaft platziert. Die Einführung verlief reibungslos, weil Ricoh die notwendigen Hausaufgaben gemacht Installation des 1‘000. BE-Print-Gerät in der Polizeiwache Zweisimmen hatte: eine optimale Koordination mit der IT, gute Kommunikation mit den End-Usern und ein sogenanntes „Staging“ der Geräte, bei dem die genaue Konfiguration und die Einstellungen jeweils vorab bereitgestellt werden. Danach werden die Geräte geliefert, ans Netz genommen und die Enduser direkt vor Ort zu einer kleinen Einführung über die Funktionen ihres neuen Gerätes eingeladen.

Seit diesem ersten grossen Rollout konnten Schritt für Schritt weitere Einführungsprojekte in anderen Direktionen und Ämtern des Kantons Bern umgesetzt werden. Das 1‘000. BE-Print-Gerät wurde im Juni 2016 auf der Polizeiwache Zweisimmen in Betrieb genommen – damit schloss das KAIO gleichzeitig die Umstellung der Kantonspolizei auf die Managed Print Services ab. Hans-Peter Bumann, Projektleiter der Kantonspolizei Bern (KAPO), hat 245 Geräte in Betrieb und ist äusserst zufrieden mit dem reibungslosen Ablauf: „Die ausgezeichnete und zuverlässige Zusammenarbeit während der 35-tägigen Rolloutzeit haben wir sehr geschätzt. Auch die zweisprachige Schulung hat zum Erfolg des Projekts beigetragen. Gerne würde ich mit diesem Team nochmals ein solches Projekt bestreiten und kann es nur bestens weiterempfehlen. Let's BE-Print!“

Knapp 2 Jahre nach dem ersten Pilotprojekt, und fast 4 Jahre nachdem die Vision von BE-Print entstanden ist, kann Herr Heubi auf verschiedene Erfolge in einem sehr komplexen Umfeld zurückblicken. Die Vorteile sind klar erkennbar und haben nicht nur in der öffentlichen Verwaltung von sich reden lassen:

Als Sahnehäubchen hat das KAIO auch einen wesentlichen Beitrag zur Umweltverträglichkeit geleistet. Bei einem Standort mit 102 Geräten können zum Beispiel die CO2-Emissionen um gute 75% reduziert werden. Eine standardisierte Print-Policy legt fest, wie gedruckt werden soll: durch 2-seitigen Druck spart man wesentlich Papier, die Geräte werden standardmässig auf Schwarz-Weiss-Druck eingestellt und das Verhältnis von Personen pro Druckeinheit wird als Empfehlung vordefiniert. Solche und viele weitere Massnahmen sorgen dafür, dass die Kosteneinsparungen beim Drucken auch für die Zukunft erhalten bleiben.

Eine der klarsten Effizienzsteigerungen von BE-Print zeigt sich in der Tatsache, dass Herr Heubi quasi im Alleingang einen Park von weit über 1‘000 Geräten verwaltet. Früher waren hier Dutzende von Personen involviert. Dies ist nur dank dem Service Management von Ricoh möglich, welches dafür sorgt, dass die Flotte optimal überwacht wird. Quartalsweise werden über das Druckverhalten und die Einhaltung von wichtigen Service Level Agreements (SLA) an einem Meeting berichtet; ausserdem werden hier Verbesserungsvorschläge für weitere Kostenoptimierungen diskutiert. Incidents, die in einer solch komplexen Umge-bung immer vorkommen und zu grösseren Störungen führen könnten, werden vom Service Management abgefangen, analysiert und behoben.

Die letzten Rollouts beim Kanton Bern sollten bis Ende 2017 abgeschlossen sein. Eine grosse Kostenreduktion durch die Optimierung und Konsolidierung der Gerätestandards ist jedoch bereits heute deutlich ersichtlich. Neben der Harmonisierung der Geräteflotte wurde auch eine transparente Kostenverrechnung und Prozessoptimierungen erreicht. Zählerstandsmeldungen und Tonernachbestellungen sind automatisiert. Herr Hansjürg Heubi blickt einer zukünftigen Zusammenarbeit mit Ricoh zuversichtlich entgegen. Service-Erweiterungen wie z.B. Mobile Printing für die kantonalen Druckdienstleistungen sind bereits in Planung.

Das Amt für Informatik und Organisation (KAIO) ist das Kompetenzzentrum für Informationsund Kommunikationstechnik (ICT) der Kantonsverwaltung und stellt die Grundversorgung im Bereich Informations- und Kommunikationstechnik (ICT) sicher. Basierend auf standardisierten Dienstleistungen in den Bereichen Organisation, Sicherheit, Applikationen, Arbeitsplatz und Infrastruktur bietet das KAIO eine bedarfsgerechte und sichere ICT-Grundversorgung an.