Alte Systeme behindern Unternehmen

Alte Backoffice-Systeme hindern 79 Prozent der europäischen Unternehmen daran, ihre geschäftskritischen Dokumentenprozesse optimal zu gestalten. Dies zeigte eine von RICOH Europe veröffentlichte Studie. Ein überraschendes Ergebnis, wenn man bedenkt, dass die meisten Unternehmen erkennen, dass neue Technologien ihnen zu mehr Flexibilität auf einem durch rapiden Wandel gekennzeichneten Markt verhelfen können. Die Studie zeigt auf, dass der Ansatz für Geschäftstechnologie und geschäftskritische Dokumentenprozesse in Europa heute fragmentiert ist.  Die Studie - Teil zwei des RICOH Document Governance Index 2012 - verdeutlicht, dass europäische Unternehmen heute neue Geräte wie Smartphones und Tablet-PCs als Hilfen zur Verwaltung geschäftskritischer Dokumentenprozesse ansehen, in der Mehrzahl diese Technologien aber nicht optimal nutzen können, da sie von ihren Backend-Systemen nicht vollständig unterstützt werden. Es zeigt sich, wie verführerisch neue Technologien sein können. 78 Prozent der Führungskräfte geben zu, dass sie bereits in neue Technologie investieren, bevor sie überhaupt alle Funktionen ihrer vorhandenen Systeme kennen. Es zeichnete sich auch eine deutliche Kluft zwischen technologischen Investitionen in Front Office und Back Office ab. Viele Unternehmen konzentrieren sich auf neue Technologie für das Front Office und integrieren diese nicht in das Back Office. Durch diesen fehlenden Zusammenhang im Prozessmanagement könnten Dokumentenprozesse durch Duplizierung, Engpässe und Sicherheitsrisiken gefährdet sein.  «Gleichgültig, ob Unternehmen der Ansicht sind, dass TableDocut-PCs und Smartphones die Geschäftstools der Zukunft sind oder diese schon bald von der nächsten Innovationswelle überholt werden – fest steht, dass technologische Veränderungen nicht vom Tisch zu wischen sind und neue Arbeits- und Kommunikationsverfahren mit sich bringen. Die Herausforderung für Unternehmen besteht darin, langfristig zu planen und alle Mitarbeiter der Organisation gleichzeitig auf den Weg zu bringen. Das bedeutet eine vollständige Integration von Front und Back Office, die Vernetzung von Mitarbeitern und Daten sowie nahtlose Zusammenarbeit und Wissensaustausch in der gesamten Organisation», sagt dazu David Mills, COO von RICOH Europe.  Die Studie deutete auch auf Verwirrung bezüglich der bestmöglichen Nutzung der Cloud für Geschäftszwecke hin. 70 Prozent der europäischen Unternehmen nutzen die Cloud als mobilen Zugang zu Dokumentenprozessen. Nur 50 Prozent glauben, dass die Cloud die Verwaltung ihrer Dokumentenprozesse vereinfachen wird. Dies verdeutlicht die fehlerhafte Planung von vielen Führungskräften, welche einfach in die Cloud investieren, obwohl sie nicht über die Strukturen verfügen, die sicherstellen, dass die gewünschten Verbesserungen dann auch wirklich erzielt werden. Dadurch werden viele Unternehmen ihren Anteil am zu erwartenden Profit durch Cloud Computing versäumen: Nach Prognosen der Europäischen Kommission soll Cloud Computing das Bruttoinlandsprodukt (BIP) der Europäischen Union bis zum Jahr 2020 um 160 Mrd. Euro steigern.  Mills sagte weiter: «Europäische Unternehmen müssen jetzt handeln, um ihre geschäftskritischen Prozesse und Technologien als Gesamtpaket zu überprüfen und sicherzustellen, dass ihre Unternehmen möglichst effizient arbeiten. Organisationen müssen genau verstehen, wie Dokumentenprozesse im Einzelnen funktionieren, wie Informationen durch das Unternehmen fliessen und wie Technologie diesen Datenfluss unterstützen kann. Nur so können sie wirklich die Herausforderungen begreifen und Lösungen identifizieren. Technologische Innovation wird sich in ungeahntem Mass fortsetzen. Unternehmen müssen also jetzt handeln, wenn sie ihren Wettbewerbsvorsprung halten wollen.»  Dieser Bericht wurde von Coleman Parkes Research im Auftrag von RICOH erstellt. Er basiert auf 1‘075 Interviews mit C-Level Führungskräften, Direktoren und anderen Beschäftigten in Europa. Dies ist der zweite einer Reihe von Berichten, wie Unternehmen ihre geschäftskritischen Dokumentenprozesse mit der im Unternehmen vorhandenen Technologie und Mitarbeitern verknüpfen, um auf diese Weise ein wirklich vernetztes Unternehmen zu schaffen.  Studie hier herunterladen: http://thoughtleadership.ricoh-europe.com/chde/