Urs Leimgruber ist Geschäftsführer der Inel-Data AG in Sirnach

Wenn ein Mitarbeitender eine Frage zu seinen Personalunterlagen hat, kann Isabel Götz, Sachbearbeiterin Abteilung Personal und Ausbildung bei KPT, rasch Auskunft geben. Ist mein Beurteilungsbogen unterschrieben? Wie lautet meine Versicherungsnummer? Könnte ich eine Kopie meiner AHV-Karte bekommen? Ein paar Mausklicks, ein paar Eingaben und Götz hat die nötigen Dokumente auf ihrem Bildschirm. Den Gang zum Aktenschrank und die aufwendige Suche in Hängeregistern sind überflüssig. Denn Personaldossiers hält die KPT mittlerweile elektronisch vor.

KPT bietet seinen Kunden seit Jahren eine papierlose Online-Versicherung an. Seit kurzem profitiert auch die Personalabteilung von elektronischen Unterlagen. Die KPT hat rund 350 Mitarbeitende, der Grossteil davon ist am Hauptsitz in Bern beschäftigt. Einige Angestellte arbeiten aber auch am Computer daheim. Sie sind über die ganze Schweiz verteilt. Das gesamte Personal wird von der Abteilung Personal und Ausbildung von Bern aus betreut.

«Platzmangel war eines der Hauptmotive dafür, unser physisches Archiv abzulösen», erläutert Götz. «Ausserdem wollten wir eine saubere Ablage, die unseren Bedürfnissen entsprechend strukturiert wird.»
Zusammen mit Inel-Data aus Sirnach und der Altendorfer adeon führte die KPT deshalb ein elektronisches Archivsystem ein. Inel-Data ist Herstellerin der HR-Software, welche die Versicherung schon seit Jahren einsetzt. Deren Partner adeon ist auf die Integration von Dokumenten-Management-Systemen spezialisiert. Bei KPT wurde die Archivlösung Infostore DMS für iSeries implementiert und mit dem Personal-Management-System Inel-Pers verknüpft.

Ergebnis des Projekts sind elektronische Personaldossiers, die direkt aus der HR-Software (Human Resources) heraus abgerufen werden können. Ausgehend von den Mitarbeiterdaten in Inel-Pers genügt der Klick auf eine Schaltfläche. Der KPT-Personaler gelangt unmittelbar in eine Liste aller gescannten Dokumente, die zur betreffenden Person archiviert sind. Die Suche nach einer bestimmten Unterlage vereinfacht die Sortierfunktion in der Dokumentenliste mit Kriterien wie Titel, Bemerkung oder Eingabedatum.

Voraussetzung für das schnelle Auffinden ist, dass die in Infostore abgelegten Dokumente jeweils mit der zugehörigen Person in Inel-Pers verknüpft sind. So ist sichergestellt, dass beim Abruf der Dateiliste nur die Unterlagen aufgeführt werden, die zum entsprechenden Mitarbeiter gehören.

Diese Zuordnung findet bereits beim Erfassen statt: In der HR-Software kann der Scanvorgang für ein neues Personaldokument direkt aus dem Datensatz des Mitarbeiters gestartet werden. Liegt etwa ein Nachtrag zu einem Arbeitsvertrag vor, wählt der Personaler die betreffende Person in Inel-Pers aus und gelangt über die Infostore-Schaltfläche in das elektronische Archiv. Hier kann der Bearbeiter wählen, in welche Rubrik das Dokument gescannt werden soll und es um Zusatzinformationen wie Datum oder Notizen ergänzen. So ist dem System von Anfang an bekannt, zu welchem Mitarbeiter das digitale Papier letztlich gehört.

Die elektronischen Personaldossiers enthalten aber nicht nur Dokumente, die in Papierform vorliegen und gescannt werden, sondern auch Daten, die in der HR-Software entstehen, etwa in der Lohnbuchhaltung. Während die KPT früher die Änderungslisten aus Inel-Pers ausdruckte und abheftete, sind sie heute ebenfalls Bestandteil der digitalen Akte. Die Listen gehen als Druckausgabe-Dateien direkt aus der HR-Lösung in das elektronische Archiv ein. Dasselbe gilt für das Stammblatt. Es wird automatisch generiert, wenn ein neuer Mitarbeiter erfasst wird oder sich das Beschäftigungsverhältnis ändert. Da Personalakten sensible Informationen enthalten, ist bei der KPT der Zugriff auf die Inhalte beschränkt. Die Benutzerrechte wurden so eingerichtet, dass allein die vier Mitarbeiter der Abteilung Personal und Ausbildung das Archiv aus Inel-Pers heraus nutzen können. Nur zwei davon dürfen Dokumente aus den digitalen Dossiers löschen - etwa dann, wenn ein Papier falsch gescannt wurde.

«Die Platzersparnis durch das elektronische Archiv ist ein enormer Pluspunkt», resümiert Götz. «Ausserdem geht die Suche nach den Unterlagen heute viel schneller. Man klickt sich durch, hat die Dokumente sofort auf dem Schirm und kann sie notfalls gleich ausdrucken. Zuvor mussten immer Aktenberge durchwühlt werden.»

Der Wermutstropfen: Unternehmen sollten im Vorfeld genau festlegen, welche Unterlagen in die digitalen Dossiers aufgenommen werden. Denn zunächst gilt es, alle Akten zu digitalisieren, sprich, Blatt für Blatt zu scannen. KPT hat sich dafür entschieden, Mitarbeiter, die schon vor längerer Zeit ausgetreten sind, nicht mehr zu erfassen. «Wir haben trotzdem ein paar Samstage drangegeben, um die Dokumente zu scannen», berichtet Götz. «Das ist eigentlich die aufwendigste Arbeit in dem ganzen Projekt. Aber sie zahlt sich definitiv aus.»

Firmensteckbrief

KPT Versicherungsgruppe

KPT gehört mit rund 333000 Versicherten zu den grössten Krankenversicherern der Schweiz. Das Unternehmen mit Hauptsitz in Bern betreut seit dem Jahr 1890 Privat- und Firmenkunden. KPT betreibt die nach eigenen Angaben fortschrittlichste Online-Plattform der Schweizer Krankenversicherung. Fast jeder Dritte KPT-Kunde wickelt heute seine Krankenkassengeschäfte online ab.