Papierloses Büro ist machbar

Mihály Gündisch, Vice President Enterprise Sales DACH bei DocuSign, nahm sich in einem Editor Pick eines ganz praktischen Themas an: dem papierlosen Büro. Er bestätigte die These von Interviewer Johann Scheuerer, dass Anywhere-Economy und New Work nur ohne oder nur mit wenig ­Papier funktionieren: «Anywhere bedingt schon mal, dass man von überall auf relevante Unterlagen zugreifen kann, und das geht in der papierbehafteten Form eher schlecht und ist teilweise mit Kosten verbunden.» Die Büros von Docu­Sign kämen tatsächlich ohne Drucker aus. «Das kann man einen harten Zwang nennen, aber es ist auch immer wieder eine Erinnerung für uns, dass wir die digitalen Möglichkeiten, die uns das Unternehmen zur Verfügung stellt, auch tatsächlich immer nutzen sollen.» Falls trotzdem mal ein Blatt Papier den Weg ins Büro finde, werde es in ein PDF umgewandelt und digital intern weiterverarbeitet. Cloud-Plattformen, die mitterweile Bestandteil aller gängigen Büro-Software sind, würden dann den Zugriff von überall aus sowie das Teilen mit verstreut arbeitenden Teams ­erlauben. «Die Tools sind da, nun geht es darum, sie zu ­verfeinern sowie die Menschen dafür zu begeistern, indem ihnen aufgezeigt wird, was sie von der Nutzung haben», ­erklärte er. «Akzeptanz lässt sich nur durch Kommuni­kation erreichen.» Das sehe er bei seinen Firmenkunden: «Bei ­jenen, welche die Belegschaft breit über die digitalen Werkzeuge informieren, ist sie durchgängig sehr hoch.»

Doch was ist sicherer: Ein Ausdruck auf Papier, bei dem es einen physischen Zugriff braucht, oder eine Datei, die in der Cloud abgespeichert ist? «Sicherheit ist natürlich ein sehr wichtiger Punkt in einer digitalen Landschaft, auch für die Akzeptanz – man will das vorhandene Sicherheitsniveau ja keinesfalls senken», sagte Gündisch. «Heute verfügen die Tools aber über Richtlinien und Standards, die für entsprechende Sicherheit sorgen.» Wichtige Themen seien hier die Verschlüsselung, die Zwei-Faktor-Authentisierung oder auch die Zertifizierung der Anbieter. Doch auch die Nutzerinnen und Nutzer seien gefordert: Beispielsweise komme es immer mal wieder vor, dass jemand ein Backup auf einen USB-Stick abspeichere und diesen dann verliere. «Das ist dann deutlich unsicherer, als wenn ein Dokument in der Cloud abgelegt wird.»

Um Sicherheit ging es auch in einem weiteren Editor Pick: Darüber, wie diese im Home Office gewährleistet werden kann, sprachen Sören Beutel-Fischer von SoSafe und Sandra Balz von Deutschland sicher im Netz e. V. Wie Beutel-Fischer berichtete, ergab eine Phishing-Simu­lation von SoSafe, dass vor Corona 12 Prozent auf eine ­fingierte Phi­shing-E-Mail geklickt haben, während es zu Home-­Office-Zeiten 30 Prozent waren. «Woran liegts? – der Flurfunk hat auch seine Vorteile», sagte er. «Wenn ­einem etwas komisch vorkommt, spricht man mit den Kollegen, was einen Warn­effekt ergibt.» Balz sprach ein weiteres ­Sicherheitsproblem an: das Drucken im Home Office. «Über VPN-Netzwerke geht das – richtigerweise – nicht», sagte sie. «Manche schicken sich die Mail dann an die persönliche Adresse, um sie trotzdem ausdrucken zu können.» Solche Sicherheitsrisiken würden in den Unternehmen zwar zunehmend thematisiert, doch mit der Menge an ­Anweisungen steige die Wahrscheinlichkeit, dass manche Arbeitnehmer überfordert werden. «Es ist darum wichtig, dass von den ­Firmen eine Abwägung vorgenommen wird, welche An­weisungen wichtig sind und wo die Mitarbeitenden nicht zu sehr ­eingeschränkt werden sollen», erklärte sie. «Ansonsten besteht die Gefahr, dass es ihnen zu blöd wird und sie alle Schutzmassnahmen umgehen.» Beide waren sich einig, dass es deshalb nichts bringt, die Mitarbeitenden mit dem erhobenen Finger zu ermahnen. «Viel besser ist ein ­kontinuierliches Training, um die Sicher­heitsrisiken stückweise zu vermitteln», so Beutel-Fischer.