Wer sich zum Thema New Work auf den ak­tuellsten Stand bringen wollte, konnte dies kürzlich an der zweiten Ausgabe der «New Work Days» tun. Organisiert wurde die viertägige digitale Konferenz von der Computerworld sowie ihren beiden Schwesterzeitschriften PCtipp und com! professional: Vom 30. Mai bis 2. Juni bot ein reichhaltiges Programm an Masterclasses, Editor Picks und Keynotes den Teilnehmenden vielfältige Möglichkeiten, sich zu wichtigen Themen im Bereich New Work fortzubilden, wie beispielsweise hybrides Arbeiten, papierloses Büro, Datenschutz oder Cybersecurity. Der vierte Tag war dabei der «Schweizer Tag», bei dem ein spezieller Fokus auf den Schweizer Markt gelegt wurde. Exemplarisch fassen wir hier drei der insgesamt 20 Programmpunkte der «New Work Days» zusammen.

Alexandra Cloots, Professorin an der OST – Ostschweizer Fachhochschule, referierte in ihrer Keynote zum Thema «New Work ist mehr als nur Home Office». Als Leiterin des HR-Panels New Work setzt sie sich intensiv mit der Frage auseinander, wie die Arbeitswelt der Zukunft gestaltet werden soll. Sie zitierte eingangs die Definition des So­zialphilosophen Frithjof Bergmann, den Begründer der New-Work-Bewegung: «New Work oder Arbeit, die wir wirklich wirklich wollen.» Dieser Grundgedanke fehle manchmal, da manche denken, Home Office allein sei bereits New Work. «Dabei ist New Work viel mehr als die Gestaltung der Arbeitsrahmenbedingungen», sagte sie. «Viel mehr geht es darum, in der Arbeit Sinn zu sehen – also nicht nur einen Job zu erledigen, sondern mit der Arbeit etwas zu bewirken, an ihr Spass zu haben und voll motiviert zu sein.» Dazu gehöre beispielsweise, dass die Arbeitgeber den Arbeitnehmern ein Umfeld bieten, in dem diese ihre Talente auch wirklich einbringen können: «Home Office ist weder sinnstiftend, noch talentfördernd – zudem war es in den vergangenen zwei Jahren meist eine Pflicht und keine Freiheit», führte sie aus. Damit sei Home Office per Definition nicht New Work, sondern nur ein ­Element davon. Die Remote-Arbeit während der Pandemie habe jedoch das Verständnis für neue hybride Arbeits­formen geweckt: «Wir haben viel gelernt und es ist normal geworden, Online-Meetings durchzuführen.» Das ebne New Work den Weg.  

Das Bedürfnis nach New Work sei laut Cloots auch nicht primär auf die Corona-Pandemie zurückzuführen, sondern vor allem auf Treiber wie Digitalisierung, Wertewandel und Fachkräftemangel. «Es gilt deshalb, die ­Arbeit so zu gestalten, dass sie frei, selbstbestimmt und sozialkompetent im Sinne der Organisation stattfinden kann.» Das verbessere die Identifikation mit dem Unternehmen und ermögliche den Arbeitnehmenden eine freie und selbstbestimmte Nutzung ihrer Talente. Die Digitalisierung verändere dabei die Kommunikation sowie die ­Zusammenarbeit miteinander, was von allen, insbesondere den Vorgesetzten, ein Mehr an Sozialkompetenz erfordere. «Es geht bei New Work nicht nur um eine Änderung der Arbeitsprozesse, sondern vor allem darum, wie die Organisation und Arbeitskultur gestaltet wird», erklärte sie, «und ableitend daraus, was das für die Führung und Elemente wie Karriereentwicklung, Lebensphasen-Orientiertheit, Berufsplanung oder Mobilität bedeutet.»

Doch wie kann die Basis für eine New-Work-Kultur ­gelegt werden? «Indem Mitarbeitende und Führungskräfte gemeinsam eine neue authentische Arbeitskultur entwickeln und auch vorleben», erklärt Cloots. «Authentisch ist ganz wichtig, weil es darum geht, welche Werte der Organisation wichtig sind, welche Traditionen weitergeführt werden sollen und welche Neuerungen es braucht.» Damit dies gut gelingen könne, sei eine moderne Führungskultur des Vertrauens, Abholens, Onboardens, Vorbildseins und der Transparenz erforderlich. In einem ­weiteren Schritt gelte es dann, ein teambasiertes, selbst­bestimmtes «Regelwerk» zu schaffen: «Jedes Team definiert für sich, wie es in Zukunft arbeiten will und was ihm wichtig in der Zusammenarbeit und Gestaltung ist.» Zentrale Punkte seien dabei das voneinander Lernen sowie der ­Wissens- und Erfahrungsaustausch. Wichtig sei auch, dass während der Kulturentwicklung Reflexionsphasen eingestreut werden. «Es sollte immer wieder überlegt ­werden, was mitgenommen und gefördert wird und was nicht», sagt Cloots. «Das wirkt wie ein Motor.»

Mihály Gündisch, Vice President Enterprise Sales DACH bei DocuSign, nahm sich in einem Editor Pick eines ganz praktischen Themas an: dem papierlosen Büro. Er bestätigte die These von Interviewer Johann Scheuerer, dass Anywhere-Economy und New Work nur ohne oder nur mit wenig ­Papier funktionieren: «Anywhere bedingt schon mal, dass man von überall auf relevante Unterlagen zugreifen kann, und das geht in der papierbehafteten Form eher schlecht und ist teilweise mit Kosten verbunden.» Die Büros von Docu­Sign kämen tatsächlich ohne Drucker aus. «Das kann man einen harten Zwang nennen, aber es ist auch immer wieder eine Erinnerung für uns, dass wir die digitalen Möglichkeiten, die uns das Unternehmen zur Verfügung stellt, auch tatsächlich immer nutzen sollen.» Falls trotzdem mal ein Blatt Papier den Weg ins Büro finde, werde es in ein PDF umgewandelt und digital intern weiterverarbeitet. Cloud-Plattformen, die mitterweile Bestandteil aller gängigen Büro-Software sind, würden dann den Zugriff von überall aus sowie das Teilen mit verstreut arbeitenden Teams ­erlauben. «Die Tools sind da, nun geht es darum, sie zu ­verfeinern sowie die Menschen dafür zu begeistern, indem ihnen aufgezeigt wird, was sie von der Nutzung haben», ­erklärte er. «Akzeptanz lässt sich nur durch Kommuni­kation erreichen.» Das sehe er bei seinen Firmenkunden: «Bei ­jenen, welche die Belegschaft breit über die digitalen Werkzeuge informieren, ist sie durchgängig sehr hoch.»

Doch was ist sicherer: Ein Ausdruck auf Papier, bei dem es einen physischen Zugriff braucht, oder eine Datei, die in der Cloud abgespeichert ist? «Sicherheit ist natürlich ein sehr wichtiger Punkt in einer digitalen Landschaft, auch für die Akzeptanz – man will das vorhandene Sicherheitsniveau ja keinesfalls senken», sagte Gündisch. «Heute verfügen die Tools aber über Richtlinien und Standards, die für entsprechende Sicherheit sorgen.» Wichtige Themen seien hier die Verschlüsselung, die Zwei-Faktor-Authentisierung oder auch die Zertifizierung der Anbieter. Doch auch die Nutzerinnen und Nutzer seien gefordert: Beispielsweise komme es immer mal wieder vor, dass jemand ein Backup auf einen USB-Stick abspeichere und diesen dann verliere. «Das ist dann deutlich unsicherer, als wenn ein Dokument in der Cloud abgelegt wird.»

Um Sicherheit ging es auch in einem weiteren Editor Pick: Darüber, wie diese im Home Office gewährleistet werden kann, sprachen Sören Beutel-Fischer von SoSafe und Sandra Balz von Deutschland sicher im Netz e. V. Wie Beutel-Fischer berichtete, ergab eine Phishing-Simu­lation von SoSafe, dass vor Corona 12 Prozent auf eine ­fingierte Phi­shing-E-Mail geklickt haben, während es zu Home-­Office-Zeiten 30 Prozent waren. «Woran liegts? – der Flurfunk hat auch seine Vorteile», sagte er. «Wenn ­einem etwas komisch vorkommt, spricht man mit den Kollegen, was einen Warn­effekt ergibt.» Balz sprach ein weiteres ­Sicherheitsproblem an: das Drucken im Home Office. «Über VPN-Netzwerke geht das – richtigerweise – nicht», sagte sie. «Manche schicken sich die Mail dann an die persönliche Adresse, um sie trotzdem ausdrucken zu können.» Solche Sicherheitsrisiken würden in den Unternehmen zwar zunehmend thematisiert, doch mit der Menge an ­Anweisungen steige die Wahrscheinlichkeit, dass manche Arbeitnehmer überfordert werden. «Es ist darum wichtig, dass von den ­Firmen eine Abwägung vorgenommen wird, welche An­weisungen wichtig sind und wo die Mitarbeitenden nicht zu sehr ­eingeschränkt werden sollen», erklärte sie. «Ansonsten besteht die Gefahr, dass es ihnen zu blöd wird und sie alle Schutzmassnahmen umgehen.» Beide waren sich einig, dass es deshalb nichts bringt, die Mitarbeitenden mit dem erhobenen Finger zu ermahnen. «Viel besser ist ein ­kontinuierliches Training, um die Sicher­heitsrisiken stückweise zu vermitteln», so Beutel-Fischer.