Drucker als Kostenfalle

An der Print-Management und Solutionskonferenz, die gestern im Zürcher World-Trade-Center stattfand, nahmen rund 50 Teilnehmer aus der Wirtschaft teil. Darüber hinaus waren Vertreter namhafter Hersteller sowie ein IT-Verantwortlicher der Schweizerischen Nationalbank (SNB) vor Ort. Im Rahmen ihrer Referate stellten die Experten die dringlichsten Probleme im Druckmanagement-Bereich vor und besprachen in der abschliessenden Podiumsdiskussion mögliche Lösungsvorschläge für Kostenreduktionen bis zu 60 Prozent.

Voraussetzungen für eine erfolgreiche Optimierung
Bevor mit der Optimierung einer Druckerflotte begonnen werden könne, müsste der aktuelle Bestand analysiert werden, sagte Jens Björnsen von «Witzig the Office Company». Eine kleine Umfrage unter allen Teilnehmenden bestätigte ihm: Niemand im Raum wusste, wie viele Gesamtdruckkosten im jeweiligen Unternehmen verursacht werden. Erst wenn wichtige Daten wie Anzahl und Zustand der Geräte, deren effektive Auslastung oder die Vertragsdetails mit den Herstellern bekannt sind, können Unternehmen mit der Optimierung ihres Druckerparks beginnen, so Björnsen. Er stellte eine Software namens eFleet vor, die eine entsprechende Analyse ermöglicht. Dieses Tool soll für Netzwerkdrucker jedes Herstellers kompatibel sein. Einzig lokal angeschlossene Drucker könnten nicht analysiert werden, sagte der Unternehmer.

Doch Einzelplatzdrucker sind sowieso nicht mehr zeitgemäss. Die Zukunft liegt ganz klar bei farbigen Multifunktionsgeräten (MFP) mit Lasertechnik, darin waren sich alle Experten einig. Fernando Fernandez von der Experton Group ging sogar noch einen Schritt weiter und empfahl den Teilnehmenden, jeden Tintenstrahldrucker aus dem Druckerpark zu entfernen. Diese Technik sei nicht Business-tauglich und viel zu teuer.

Probleme bei der Umsetzung
Langfristige und vor allem unflexible Verträge mit Druckerherstellern gehörten zu den grössten Übeln für Unternehmen, sagte Fernandez. Würde z.B. nur per Klick, sprich pro Ausdruck abgerechnet, erhöhe eine Reduktion der Drucker in der Firma nur die Marge der Hersteller. Ein weiteres Problem sind die Mitarbeiter selbst, die sich bei Veränderungen an ihrem Arbeitsplatz querstellen könnten. Das Wegnehmen eines Einzelplatzdruckers setzten viele mit einem Machtverlust gleich. Boris Beck, IT-Verantwortlicher bei der Schweizerischen Nationalbank (SNB) empfiehlt vor der Realisierung eines solchen Projekts einen offiziellen Beschluss der Geschäftsleitung. Das würde die Akzeptanz bei den Nutzern massiv erhöhen und Einschränkungen liessen sich so unkomplizierter umsetzen.

Einfache Spartipps
Gelagerte Ersatzkartuschen sind gebundenes Kapital in der Höhe von über 30'000 Franken in grösseren Unternehmen. Mit einem flexibleren und zentralisierten Bestellprozess ergibt sich in diesem Bereich ein riesiges Einsparpotential, sagte Jens Björnsen. Mit dazu gehört eine Schulung der Nutzer, dass wenn der schwarze Toner leer ist, aus Bequemlichkeit in keinem Fall auch die Farbkartusche ausgewechselt werden darf.
Schon mit kleinen Treibereinstellungen für jeden Client-PC sparen Unternehmen viel Tinte und Papier, wie ein Beispiel aus der SNB zeigte. Standardmässiger Duplexdruck reduzierte den Papierverbrauch fast um 50 Prozent. Drucken die Nutzer darüberhinaus im Entwurfsmodus, passiert ähnliches mit dem teuren Toner.

Die nächste Computerworld-Konferenz findet im November zum Thema Storage, Backup und Recovery statt. Mehr Informationen dazu finden Sie unter www.idg-events.ch.