Conferencing Services

Unternehmen müssen heute kurze und rasche Entscheidungswege ausweisen, um damit die Time-to-Market zu verkürzen. Die Mitarbeitenden sind räumlich und zeitlich flexibler als früher, der Anteil an Mobile Workern wächst stetig. Dadurch entsteht ein höherer Bedarf an Kommunikation, um sich auszutauschen - was aber nicht zu höheren Kosten führen darf. Ausserdem möchten Unternehmen ihren CO2-Fussabdruck verbessern, weil Nachhaltigkeit und Green IT eine immer grössere Rolle spielen. Das Resultat: Sie setzen vermehrt auf Services, die Geschäftsreisen komplett überflüssig machen oder zumindest reduzieren.

Es kommt dabei nicht darauf an, ob man eine einfache Telefonkonferenz- oder eine komplexe Videokonferenzlösung nutzt, beide Varianten ermöglichen eine einfache, rasche und unkomplizierte Kommunikation und Zusammenarbeit. Persönliche Treffen können so virtuell abgehalten werden. Auch Presse- und Analystenkonferenzen sowie die Vorführung von Produkten sind mit geringem Aufwand für Hunderte von Teilnehmern zeitgleich an verschiedenen Standorten rund um den Globus möglich.

Allerdings ist die Auswahl der richtigen Lösung oft schwierig, weil das Angebot so vielfältig ist: Desktop-Sharing, Presenting, Webconferencing, Videoconferencing oder Telepresence in HD-Qualität. Je nach Bedürfnis der Nutzer kommen dabei unterschiedliche Systeme und Services zum Einsatz - oftmals müssen in einem Unternehmen sogar mehrere Lösungen kombiniert werden, um allen Anforderungen an Praktikabilität und Kosten gerecht zu werden.

Die Unternehmens-IT hat dabei mehrere Lösungswege zur Auswahl.

Telefonkonferenz: Das klassische Mittel, um mit mehreren Personen an unterschiedlichen Standorten gleichzeitig zu kommunizieren. Die Telefonkonferenz wird auch in Zukunft über alle Stufen vom Projektmitarbeiter bis zum Top-Management genutzt werden. Mit modernen Konferenzsystemen können Hunderte von Personen zusammengeschaltet werden. Einfacher, billiger und schneller geht es nicht. Komplexere Telefonkonferenzen können durch einen Operator überwacht oder sogar moderiert werden.

Presenting: In Sitzungen wird zur Unterstützung der Information oft eine Präsentation gezeigt. Heutige Conferencing Services fürs Telefon bieten neu auch diese Möglichkeit an: Der Moderator einer Telefonkonferenz kann mit einem Presentingtool parallel durch eine Präsentation führen, und die Teilnehmer verfolgen diese live auf ihrem Computer. Weil auch Text und Bilder genutzt werden, wertet das jede Telefonkonferenz auf, egal, ob Teammeeting oder Analysten- und Pressekonferenz. Bei Grosskonferenzen ist allerdings zu beachten, dass sich alle Teilnehmer einfach in die Konferenz einwählen und die Präsentation auf jedem Computer mit einem einfachen Internetanschluss mitverfolgen können. Einfachheit ist für den User das A und O jeder Conferencing-Lösung: Nur wenn sich virtuelle Meetings ohne Aufwand buchen und reservieren lassen, werden diese auch entsprechend genutzt.

Um Konferenzen verwalten, reservieren und steuern zu können, werden bei modernen Lösungen Webportale eingesetzt. Am grössten ist die Akzeptanz, wenn die Conferencing-Lösung in das bestehende Arbeitsumfeld des Benutzers integriert wird - zum Beispiel wenn jeder Teilnehmer die Konferenzen über sein Outlook oder über sein Smartphone direkt buchen und steuern kann.

Desktop-Sharing & Webkollaboration: Webkollaboration, also die Zusammenarbeit über das Internet, geht noch einen Schritt weiter. Hier ist es den Teilnehmern nicht nur möglich, gemeinsam eine Präsentation zu verfolgen, sie können während der Konferenz auch gemeinsam Dokumente bearbeiten. So entsteht noch während der Konferenz ein einziges, abgestimmtes Dokument statt vieler Versionen, die auch noch zur Abstimmung hin- und hergeschickt werden müssen. Via Desktop-Sharing kann auch ein effizienter User-Support erbracht werden.

Videokonferenzen: In diesem Bereich tummelt sich eine grosse Palette von Systemen. Das Desktop-Videoconferencing steht am untersten Ende der Skala, weil die Qualität massgeblich von der Auflösung der Kamera abhängt. Daneben gibt es heute aber Videosysteme in High-Definition-Qualität mit entsprechend höheren Übertragungsraten. Die High-End-Systeme bilden dann sogenannte Telepresence-Lösungen mit einer sehr hohen Realitätsnähe: Nach wenigen Minuten haben die Teilnehmer das Gefühl, dem Gesprächspartner leibhaftig gegenüber zu sitzen. Während Desktop-Videokonferenzen eher ad hoc am Arbeitsplatz genutzt werden, brauchen HD-Videosysteme für die virtuellen Sitzungen Konferenzräume mit der entsprechenden technischen Ausstattung.

Telefonkonferenzen, Presentingtools und Webkollaboration dienen hauptsächlich dazu, rasch Informationen auszutauschen und Entscheidungswege zu verkürzen. Videokonferenzen und Telepresence-Meetings reduzieren vor allem die Zahl der Geschäftsreisen. Dank der Qualität von Telepresence kann ein Meeting genauso gut virtuell abgehalten werden. Das führt zu massiven Kosteneinsparungen und verringert den ökologischen Fussabdruck des Unternehmens.

Der Trend geht dahin, dass sich Teams nicht bloss über Videosysteme unterhalten, sondern gleichzeitig auch über virtuelle Whiteboards und per Dokumentensharing gemeinsam arbeiten können. Diese echte Zusammenarbeit (Collaboration) wird die Akzeptanz von Videosystemen weiter steigern.

Auch das Controlling eines Unternehmens muss auf entsprechende Reportings der Conferencing-Lösungen zugreifen können. Neben einer Übersicht der laufenden Kosten sollte etwa die Nutzung der Services durch die einzelnen Konferenzdienstleister angezeigt werden. Ausserdem gibt es Tools, welche die Kostenersparnis und die Menge an eingespartem CO2 im Vergleich zu einer Geschäftsreise anzeigen. Solche Reportings werden in Zukunft von Kunden vermehrt gefragt sein.

Im Zusammenhang mit virtuellen Events und Grosskonferenzen spielen auch Beratung und Support eine immer grössere Rolle. Neben Presse- und Analystenkonferenzen werden heute zunehmend sogenannte Webinare abgehalten, auf denen Kunden zum Beispiel die neusten Produkte vorgestellt werden. Da sich ein Unternehmen auch virtuell seinen Kunden oder Investoren präsentiert, ist eine entsprechende Vorbereitung und sensible Durchführung solcher Konferenzen von enormer Bedeutung.

Natürlich werden auch in Zukunft virtuelle Meetings - sei es nun über eine klassische Telefonkonferenz oder über eine HD-Videokonferenz - persönliche Treffen nicht komplett ersetzen. Der Einsatz von Conferencing Services trägt aber dazu bei, dass Unternehmen ihre Entscheidungswege verkürzen, Reisekosten sparen, flexibler werden und ihre Time-to-Market verbessern können.

Computerworld-Konferenz:
Unified Communications & Collaboration

3. März 2010 im WTC, Zürich

Unified Communications & Collaboration ist ein drängendes Thema auf der Traktandenliste vieler IT-Verantwortlicher. Die Suche nach sinnvollen, praktikablen und günstigen Lösungen ist jedoch nicht einfach. Wie kann mit UCC Geld gespart werden und wo liegen die Schwierigkeiten bei der Einführung? Hochkarätige Referenten geben Ihnen anlässlich der Computerworld-Fachkonferenz einen kompakten Überblick über die wichtigsten Themen.

Ansgar Schlautmann, Principal des Beratungshauses Arthur D. Little zieht Bilanz zum gegenwärtigen Stand der UCC-Entwicklung und wagt einen Blick in die nähere Zukunft. Schlautmann berät seit 12 Jahren internationale Firmen und leitete selbst einige grosse UCC-Projekte.

Die besten Lösungen scheitern oft an der Akzeptanz der Mitarbeiter. Prof. Dr. Gudela Grote, Professorin für Arbeits- und Organisationspsychologie, zeigt, wie UCC-Lösungen gemeinsam mit den Mitarbeitern erfolgreich umgesetzt werden können. Gudela Grote ist Ordentliche Professorin für Arbeits- und Organisationspsychologie im Departement Management, Technology, and Economics der ETH Zürich.

Dr. Dieter Jäpel von IBM Research betrachtet in seinem Referat den Einfluss von UCC auf Innovationsprozesse im Unternehmen. Er zeigt auf, welche UCC-Technologien zur Unterstützung von Ideenfindung, Entwicklung und Vermarktung von Produkten zur Verfügung stehen und wie diese sinnvoll eingesetzt werden können. Jäpel ist seit 1986 Mitglied des IBM Industry Solutions Lab (ISL) in Rüchlikon.

Info und Anmeldung
www.computerworld-events.ch/ucc

Teilnahmegebühren:
Für IT- und Prozess-Entscheidungsträger aus Anwenderunternehmen: Fr. 290.-*
(Vorzugspreis für Abonnenten: Fr. 250.-)
Für Anbieter, Beratungsunternehmen, Systemhäuser, Dienstleister: Fr. 490.-*
Preise zuzüglich 7.6% MwSt.
* Ein Halbjahresabonnement der Computerworld inklusive