Firmenprozesse aus einem Guss

Bei der Zürcher Oberländer Eugen Seitz steht seit Jahren ein ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning) als Planungsinstrument im Einsatz. Doch als die Herstellerin der bisherigen Software in wirtschaftliche Schwierigkeiten geriet, zeichnete sich ab, dass auf längere Zeit der bisherige Release-Stand nicht mehr weiterentwickelt wird. Ausserdem war auch die übrige IT-Infrastruktur durch diverse Insellösungen geprägt. Deshalb entschied sich das Management der Ventil-Spezialistin zum Umstieg auf ein neues ERP-Programm.

Rolf Bucher, Systemverantwortlicher bei Eugen Seitz, liess ein Pflichtenheft erarbeiten, das insbesondere die Vereinheitlichung der IT-Infrastruktur im Auge hatte: «Der wesentliche Punkt im Pflichtenheft war, das gesamte ERP-System von einem Anbieter bereitstellen zu lassen», sagt Bucher, «wir wollten die dezentralen Systeme reduzieren und einen Ansprechpartner mit Zukunftschancen haben. Daneben spielte die Durchgängigkeit eine grosse Rolle, also keine Mehrfacherfassung von Daten an verschiedenen Orten.»

In unterschiedlichen Evaluationsstufen kristallisierte sich in Workshops mit Seitz-Mitarbeitern aus zwei möglichen Anbieterinnen «Infor-Com» von Infor Global Solutions heraus. Ausschlaggebend für den Entscheid war laut Bucher der Besuch von Eugen-Seitz-Mitarbeitern bei einem Referenz-Kunden der Herstellerin. Für Bucher zählte zudem, dass Infor kurzfristig eine funktionierende Schnittstelle zum bestehenden PDM-System (Product Data Management) «Smartteam» gemeinsam mit Step-X, der Anbieterin des CAD-Systems «Solid-Works», entwickeln konnte.

Da die Ventil-Spezialisten im Vorfeld der Installation ihre Produktionsabläufe analysieren und somit auch ihre Prozesse optimieren konnte, war der Zeit- und Kostenrahmen für die Einführung der ERP-Software klar definiert. Bucher: «Der Zeitplan wurde genau eingehalten und das Budget nur um weniger als zwei Prozent überschritten.»

Der aktuelle Prozess vernetzt heute alle Abteilungen und läuft wie folgt ab: Nachdem eine neue 3D-Konstruktionszeichnung auf dem CAD-System erstellt und eine Artikelnummer vergeben ist, werden die Daten in die PDM-Datenbank gestellt und ein neuer Artikel angelegt. In der Datenbank sind die produktrelevanten Daten wie die Druckbereiche der Ventile und ihre Dimensionen genauso hinterlegt wie technische Beschreibungen oder Prüfzertifikate. Der Konstrukteur veranlasst nun, dass der neue Artikel in einen Pool gestellt wird, mit dem sich die ERP-Software alle vier Minuten abgleicht. Existiert der Artikel dort bisher nicht, wird er neu angelegt, ansonsten wird ein Update vorgenommen. Beim Leeren des Pools, wird ein entsprechendes Email an eine definierte Mitarbeitergruppe abgesetzt. Ihre Aufgabe ist es dann, den Artikel innerhalb eines Arbeitstages zu aktualisieren, so dass er für alle Abteilungen verfügbar ist.

Dass die Vorarbeiten zur Einführung der neuen Software sich bezahlt gemacht haben, ist für Bucher unstrittig: «Wir haben durch die Einführung von Infor-Com einen Sprung nach vorne gemacht». Das System sei heute insgesamt durchgängiger als zuvor und die Transparenz sei viel besser geworden, sagt Bucher. Als Plus registriert man bei Eugen Seitz auch, dass die Mitarbeiter ohne Schwierigkeiten ins neue Programm umsteigen konnten und heute weniger vom Kundengeschäft abgehalten werden als früher.