Das elektronische Unternehmens-Gedächtnis

Mit der digitalen Signatur können auch rechtsverbindliche Dokumente durchgängig elektronisch verarbeitet werden, eine Papierform ist unnötig. Das Sparpotential beim Dokumentenverkehr ist beachtlich. Zudem werden Aufwand und Fehler bei manuellen Eingaben verringert. Damit können alle Daten in einem Dokumenten-Management-System verwaltet werden.

Aktuelle DMS gehen über die blosse Datenablage hinaus: Enterprise-Content-Management-Systeme (ECM) archivieren die Informationen nicht nur, sondern stellen die Daten als unternehmensweites Instrument für ein verbessertes Workflow- und WissensManagement bereit. Dabei werden verschiedene Systeme unter ein Dach gebracht, zum Beispiel ERP- oder Web-Content-Management-Lösungen. Dank günstiger Hardware-Komponenten sind derartige Systeme nicht mehr nur Grosskonzernen vorbehalten, sondern auch für kleinere Unternehmen interessant.

Checkliste

Das muss ein modernes DMS können


- Datenbank mit Schlüsselbegriffen für die vollständige Erfassung von Dokument-Metadaten wie Autor, Thema, Datum und Benennung

- Zugriffsberechtigung für ausgewählte Mitarbeiter

- Konvertierung der Informationen aufbewahrungspflichtiger Dokumente in beständige Dateiformate

- Protokollierung aller Aktivitäten (Historie)

- Versionsverwaltung für die Überarbeitung der Dokumente

- Revisionssichere Langzeitsicherung (Compliance)

- Protokollierter Import und Export von Dokumenten

- Nachprüfbarkeit der Unversehrtheit von Dokumenten (Signaturprüfung)

- Abbildung von Prozessen und Abläufen (Workflow)

- Digitales Archiv für vereinfachte Dokumentensuche

- Records Management für die Verwaltung aufbewahrungspflichtiger Dokumente