Das elektronische Unternehmens-Gedächtnis

Gleich doppelt wirkt sich ein DMS auf den erforderlichen Platzbedarf aus: Sowohl die physische Lagerfläche durch den Verzicht auf Papierkopien als auch der elektronische Speicherbedarf durch das Vermeiden von Mehrfachablagen in verschiedenen Unternehmensbereichen werden reduziert.

Kostenlos sind diese Vorteile freilich nicht zu haben. Dabei stehen jedoch nicht die Ausgaben für Hard- und Software im Vordergrund. Entscheidend ist, dass die DMS-Einführung zuallererst die Prüfung und Definition der Unternehmensanforderungen an das System voraussetzt. Dies kann nur das Unternehmen selbst leisten. Dabei sind alle Unternehmensebenen einzubinden. Zusätzlich müssen bei der Konzeption des DMS das Alter und die angestrebte Lebensdauer der verarbeiteten Daten berücksichtigt werden. Bei diesem Information Lifecycle Management (ILM) geht es um die kostengünstigste Speicherung der Dokumente entsprechend ihrer inhaltlichen und zeitlichen Bedeutung.

Schliesslich sind die internen Aufwendungen im Betrieb zu berücksichtigen: Neben dem administrativen Mehraufwand bei der Dokumentenerfassung ist auch die Pflege eines Schlagwort-Wörterbuches zur Indexierung der archivierten Dokumente nur mit Fachpersonal zu haben.

Die Unterstützung der Geschäftsleitung ist zwingend notwendig für die Akzeptanz und den Erfolg eines Dokumenten-Management-Systems. Denn auch die Unternehmenskultur wird beeinflusst: Zunächst ist die vorschriftsmässige Nutzung bei den Mitarbeitern durchzusetzen. Durch die lückenlose Dokumentation aller Änderungen werden sämtliche Verantwortlichkeiten transparent dargestellt. Auch müssen Prozesse neu definiert werden. Es ist daher zu prüfen, welche Anforderungen zum Beispiel gesetzlicher Natur ein DMS notwendig machen, welchen Unternehmensvorgaben das DMS unterliegt und vor allem welche strategischen Ziele erreicht werden sollen.

Der Trend ist eindeutig: Angesichts der exponentiellen Zunahme elektronischer Dokumente werden DMS weiter an Bedeutung gewinnen. Dies nicht zuletzt wegen der veränderten gesetzlichen Vorschriften.

Ein Grossteil der archivierbaren Dokumente muss dennoch in Papierform vorliegen, um einen rechtsverbindlichen Status zu erlangen. Eine vollständig elektronische Abwicklung wird oftmals nicht erreicht. Obwohl die technischen und rechtlichen Voraussetzungen vorhanden sind: Das Schlüsselwort heisst elektronische Signatur. Dabei werden digitale Dokumente um spezielle Daten ergänzt, die eine Prüfung der Authentizität des Urhebers zulassen. Elektronische Dokumente gelten damit als ebenso rechtsgültig unterzeichnet wie von Hand unterschriebenes Papier.

In der Schweiz ist die digitale Unterschrift seit dem 1. Januar 2005 gültig. Im Bundesgesetz über Zertifizierungsdienste im Bereich der elektronischen Signatur (ZertES) und in der Verordnung über Zertifizierungsdienste im Bereich der elektronischen Signatur (VZertES) sind die Regeln definiert. Zum gleichen Stichtag wurde das Obligationenrecht ergänzt. Es setzt die qualifizierte elektronische Signatur rechtlich mit der eigenhändigen Unterschrift gleich. Dies gilt allerdings nur für die gesetzeskonforme elektronische Signatur eines anerkannten Zertifizierungsdienstes.