Marc Ziegler ist Leiter Marketing bei Sage Schweiz
Vielerorts wird die Geschäftskorrespondenz heute elektronisch erledigt. Damit die Dokumente aber rechtsgültig sind, müssen sie nach wie vor auf Papier vorliegen. So die landläufige Meinung. Also drucken Unternehmensmitarbeiter die kaufmännischen Vorgänge aus - etwa Rechnungen und Mahnungen - und legen die Papierkopien in teurem Archivraum über zehn Jahre ab. So will es das Gesetz. Eine Alternative ist die Installation eines Dokumenten-Management-Systems (DMS).

Ein Dokument kann viele Formen haben: Geschäftsbriefe, Buchhaltungsauszüge, Konstruktionszeichnungen oder Bild- und Tondaten sind nur einige Beispiele. Voraussetzungen für eine effiziente Verarbeitung von Dokumenten in einer Datenbank sind neben der digitalen Form die Zusatzinformationen zur Datei selbst. Viele Daten liegen heute von Anfang an in elektronischer Form vor. Das heisst aber nicht, dass diese Dokumente einfacher als ihre digitalisierten Papierkollegen zu verarbeiten sind. Entscheidend ist vielmehr die möglichst vollständige Erfassung der Daten: Neben Informationen wie Autor, Thema oder Datum ist eine adäquate Benennung für das spätere Auffinden in der Datenbank wichtig.

Moderne DMS-Lösungen können einen Grossteil dieser Informationen selbst erzeugen und in der Datenbank ablegen. Das Originaldokument bleibt dabei an seinem Speicherort und wird via DMS gefunden oder als Abbild dargestellt.Vorteil des digitalen Archivs ist die leichte Auffindbarkeit der Dokumente für alle Mitarbeiter eines Unternehmens. Das DMS berücksichtigt dabei auch Zugriffsberechtigungen, so dass nur diejenigen Anwender Daten nutzen können, die entsprechende Rechte besitzen. Das DMS vereinfacht zudem das Records Management, also das Verwalten von aufbewahrungspflichtigen Dokumenten. Hinzu kommt die langfristige Lesbarkeit der Inhalte durch das automatische Konvertieren in beständige Datenformate.

Gleich doppelt wirkt sich ein DMS auf den erforderlichen Platzbedarf aus: Sowohl die physische Lagerfläche durch den Verzicht auf Papierkopien als auch der elektronische Speicherbedarf durch das Vermeiden von Mehrfachablagen in verschiedenen Unternehmensbereichen werden reduziert.

Kostenlos sind diese Vorteile freilich nicht zu haben. Dabei stehen jedoch nicht die Ausgaben für Hard- und Software im Vordergrund. Entscheidend ist, dass die DMS-Einführung zuallererst die Prüfung und Definition der Unternehmensanforderungen an das System voraussetzt. Dies kann nur das Unternehmen selbst leisten. Dabei sind alle Unternehmensebenen einzubinden. Zusätzlich müssen bei der Konzeption des DMS das Alter und die angestrebte Lebensdauer der verarbeiteten Daten berücksichtigt werden. Bei diesem Information Lifecycle Management (ILM) geht es um die kostengünstigste Speicherung der Dokumente entsprechend ihrer inhaltlichen und zeitlichen Bedeutung.

Schliesslich sind die internen Aufwendungen im Betrieb zu berücksichtigen: Neben dem administrativen Mehraufwand bei der Dokumentenerfassung ist auch die Pflege eines Schlagwort-Wörterbuches zur Indexierung der archivierten Dokumente nur mit Fachpersonal zu haben.

Die Unterstützung der Geschäftsleitung ist zwingend notwendig für die Akzeptanz und den Erfolg eines Dokumenten-Management-Systems. Denn auch die Unternehmenskultur wird beeinflusst: Zunächst ist die vorschriftsmässige Nutzung bei den Mitarbeitern durchzusetzen. Durch die lückenlose Dokumentation aller Änderungen werden sämtliche Verantwortlichkeiten transparent dargestellt. Auch müssen Prozesse neu definiert werden. Es ist daher zu prüfen, welche Anforderungen zum Beispiel gesetzlicher Natur ein DMS notwendig machen, welchen Unternehmensvorgaben das DMS unterliegt und vor allem welche strategischen Ziele erreicht werden sollen.

Der Trend ist eindeutig: Angesichts der exponentiellen Zunahme elektronischer Dokumente werden DMS weiter an Bedeutung gewinnen. Dies nicht zuletzt wegen der veränderten gesetzlichen Vorschriften.

Ein Grossteil der archivierbaren Dokumente muss dennoch in Papierform vorliegen, um einen rechtsverbindlichen Status zu erlangen. Eine vollständig elektronische Abwicklung wird oftmals nicht erreicht. Obwohl die technischen und rechtlichen Voraussetzungen vorhanden sind: Das Schlüsselwort heisst elektronische Signatur. Dabei werden digitale Dokumente um spezielle Daten ergänzt, die eine Prüfung der Authentizität des Urhebers zulassen. Elektronische Dokumente gelten damit als ebenso rechtsgültig unterzeichnet wie von Hand unterschriebenes Papier.

In der Schweiz ist die digitale Unterschrift seit dem 1. Januar 2005 gültig. Im Bundesgesetz über Zertifizierungsdienste im Bereich der elektronischen Signatur (ZertES) und in der Verordnung über Zertifizierungsdienste im Bereich der elektronischen Signatur (VZertES) sind die Regeln definiert. Zum gleichen Stichtag wurde das Obligationenrecht ergänzt. Es setzt die qualifizierte elektronische Signatur rechtlich mit der eigenhändigen Unterschrift gleich. Dies gilt allerdings nur für die gesetzeskonforme elektronische Signatur eines anerkannten Zertifizierungsdienstes.

Mit der digitalen Signatur können auch rechtsverbindliche Dokumente durchgängig elektronisch verarbeitet werden, eine Papierform ist unnötig. Das Sparpotential beim Dokumentenverkehr ist beachtlich. Zudem werden Aufwand und Fehler bei manuellen Eingaben verringert. Damit können alle Daten in einem Dokumenten-Management-System verwaltet werden.

Aktuelle DMS gehen über die blosse Datenablage hinaus: Enterprise-Content-Management-Systeme (ECM) archivieren die Informationen nicht nur, sondern stellen die Daten als unternehmensweites Instrument für ein verbessertes Workflow- und WissensManagement bereit. Dabei werden verschiedene Systeme unter ein Dach gebracht, zum Beispiel ERP- oder Web-Content-Management-Lösungen. Dank günstiger Hardware-Komponenten sind derartige Systeme nicht mehr nur Grosskonzernen vorbehalten, sondern auch für kleinere Unternehmen interessant.

Checkliste

Das muss ein modernes DMS können


- Datenbank mit Schlüsselbegriffen für die vollständige Erfassung von Dokument-Metadaten wie Autor, Thema, Datum und Benennung

- Zugriffsberechtigung für ausgewählte Mitarbeiter

- Konvertierung der Informationen aufbewahrungspflichtiger Dokumente in beständige Dateiformate

- Protokollierung aller Aktivitäten (Historie)

- Versionsverwaltung für die Überarbeitung der Dokumente

- Revisionssichere Langzeitsicherung (Compliance)

- Protokollierter Import und Export von Dokumenten

- Nachprüfbarkeit der Unversehrtheit von Dokumenten (Signaturprüfung)

- Abbildung von Prozessen und Abläufen (Workflow)

- Digitales Archiv für vereinfachte Dokumentensuche

- Records Management für die Verwaltung aufbewahrungspflichtiger Dokumente