Kanalsystem für die Dokumentenflut

Der Autor ist DMS Business Development Manager bei Ricoh Schweiz. Dokumente speichern Informationen, konservieren Wissen, legen Verpflichtungen oder Forderungen verbindlich fest und beeinflussen damit in vielen Fällen den wirtschaftlichen Erfolg eines Unternehmens. Aufgrund ihrer Relevanz sollten sie daher stets schnell, vollständig und ohne komplexe Hilfsmittel zur Verfügung stehen. Doch bei den hohen Volumen, die heute in den Unternehmen zirkulieren, kommt es immer häufiger vor, dass Dokumente plötzlich nicht mehr auffindbar sind, verloren gehen oder schlimmstenfalls gestohlen werden. Dokumente auf Papier oder in digitaler Form jederzeit vollständig unter Kontrolle zu haben, ist daher zu einem geschäftskritischen Erfolgsfaktor geworden und sollte entsprechende Beachtung finden. Zudem können es sich Unternehmen schlicht nicht leisten, dass ihre Mitarbeitenden stundenlang nach falsch abgelegten Dokumenten suchen und während dieser Zeit unproduktiv sind. Dadurch entstehen unnötige Kosten, die in ihrer Summe nicht unterschätzt werden dürfen. Noch schwerwiegendere Konsequenzen kann es nach sich ziehen, wenn sensible Dokumente bzw. Informationen in die falschen Hände gelangen oder gesetzliche Bestimmungen verletzt werden – Stichwort: revisionssichere Archivierung. An dieser Stelle kommen Dokumenten-Management-Systeme (DMS) ins Spiel. Dabei handelt es sich nicht einfach nur um digitale Ablagen. DMS-Lösungen sind in der Lage, die anfallende Informationsflut zu bewältigen, zu verarbeiten, in geordnete Bahnen zu lenken, Dokumente richtig abzulegen und Informa­tionen innerhalb nützlicher Frist wiederzu­finden. DMS decken also den gesamten Lebenszyklus eines Dokuments in einem klar definierten Prozess ab: von der Erstellung über die Verarbeitung und Verwaltung bis zur Archivierung und Löschung. Die verschiedenen Funktionalitäten arbeiten dabei im Ideal­fall harmonisch zusammen und integrieren sich vollumfänglich in die bestehende IT-Landschaft.

Ein professionelles DMS bietet viel Optimierungspotenzial. Abgesehen von der Reduktion der Betriebkosten durch effizientere Abläufe, stehen zum Beispiel auch die Verbesserung der Qualität beim Kundenservice sowie die Gewährleistung der Dokumentensicherheit im Vordergrund. Im Grunde macht ein DMS nichts anderes, als Geschäftsdokumente zu verarbeiten und in einen digitalen Workflow – bestehend aus den drei Hauptschritten Eingabe (Input), Verarbeitung (Throughput) und Ausgabe (Output) – einzubetten. Bei der Eingabe werden sämtliche Dokumente aus den unterschiedlichsten Quellen dem DMS zugeführt und verarbeitet. Das können sowohl Dokumente in Papierform, die zunächst mittels Scanner digitalisiert wurden, als auch elektronische Daten, zum Beispiel Spool-Daten aus einem ERP-System, sein. An diesem Punkt muss ausserdem zwingend eine Indexierung stattfinden, das heisst, die Dokumente werden entweder manuell oder automatisch mit relevanten Metadaten wie Datum oder Kundennummer gekennzeichnet, damit sie eindeutig zugeordnet und damit identifiziert sind. So kann ein Dokument zu jedem beliebigen Zeitpunkt problemlos wiedergefunden werden. Der wichtigste Prozessschritt ist die darauf folgende Verarbeitung. In dieser Phase wird ein eingehendes Dokument in Empfang genommen und die vorher gemachte Indexierung extrahiert. Anschliessend erfolgt die Konvertierung in ein schon im Vorfeld definiertes Zielformat. Als Standard hat sich hier PDF/A etabliert. Natürlich können auch beliebige andere Formate eingesetzt werden. Die Hetero­genität sollte jedoch nicht allzu weit getrieben werden, weil dies in der Regel die Handhabung der Dokumente unnötig erschwert. Parallel zur Konvertierung erfolgt ausserdem eine Volltext­erkennung, um jederzeit nach dem gesamten Inhalt des Textes suchen zu können. Zum Schluss wird das fertige Dokument in einen digitalen Workflow eingebunden. Einzelne Mitarbeitende oder ganze Abteilungen können so durch den DMS-Server über bereitgestellte Dokumente benachrichtigt werden und die Dokumente auf Basis vorgegebener Richtlinien weiter verarbeiten. Im konkreten Fall einer eingegangenen Lieferantenrechnung wird zum Beispiel die Rechnung erst auf ihre Korrektheit geprüft und danach die Zahlung ausgelöst. Nachdem der ganze Dokumentenprozess durchlaufen ist, erfolgt die Ausgabe beziehungsweise Ablage des Dokuments. Ob dies nun ein elektronisches Archiv, eine Ordnerstruktur oder eine ausgedruckte Version des Dokuments ist, hängt vom festgelegten Prozess ab, der jeweils genau auf die individuellen Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten sein muss.

Die Vorteile einer DMS-Lösung liegen auf der Hand. Zunächst einmal unterstützt das DMS Unternehmen jeder Grösse dabei, die Kosten zu senken und gleichzeitig die Verfügbarkeit der Dokumente zu gewährleisten oder diese sogar erheblich zu steigern. Dann senkt die Integration der Dokumente in einen klar definierten digitalen Workflow das Sicherheitsrisiko, weil die zentral abgelegten Informationen mit einer integrierten, rollenbasierenden Zugriffssteuerung vor Verlust oder Missbrauch geschützt werden. Und schliesslich sind in einem hart umkämpften Markt schnelle Reaktionszeiten und eine hohe Kundenzufriedenheit Schlüsselfaktoren für den nachhaltigen Erfolg. Indem Kundendokumente unmittelbar, korrekt, vollständig und zu jedem Zeitpunkt zugänglich sind, wird die Qualität der Kundenbetreuung unweigerlich gesteigert und somit die Zufriedenheit verbessert.