Automatisierte Verarbeitung im Rechnungswesen

Keller & Kalmbach erhält jährlich rund 170.000 Rechnungen aus verschiedenen Ländern, in unterschiedlichen Währungen und Formaten – davon etwa 400 Rechnungen pro Woche ohne direkten Bestellbezug, die bislang manuell bearbeitet wurden. Da die bisher eingesetzte OCR-Lösung die notwendigen Softwareanpassungen nicht vornehmen konnte, um die geforderte Automatisierungsquote zu erreichen, entschied sich Keller & Kalmbach für Retarus IDP.

Die IDP-Lösung liess sich nahtlos in das bestehende ERP-System integrieren. Eingehende Rechnungen werden nun automatisch anhand von Stammdaten, Wareneingängen und Bestellungen geprüft und verifiziert. Eine zusätzliche Prüfung nach §14 UStG stellt sicher, dass alle vorgeschriebenen Rechnungsdaten enthalten sind. Anschliessend werden die validierten Rechnungsdaten direkt an das ERP-System übergeben und archiviert.

Die Retarus IDP-Lösung wurde optimal an die Bedürfnisse von Keller & Kalmbach angepasst. So sorgt ein täglicher Stammdatenabgleich für eine höhere Genauigkeit. Der Datenexport erfolgt über das bewährte EDIFACT-Format, sodass bestehende Schnittstellen weiter genutzt werden können. Weitere Anpassungen wie ein Rundungsskript für Rechnungen mit mehr als zwei Nachkommastellen sowie das Auslesen des Ursprungslandes und der Kostenstelle auf Positionsebene wurden erfolgreich umgesetzt.

Seit der Einführung von Retarus Intelligent Document Processing profitiert Keller & Kalmbach von einer deutlich effizienteren Rechnungsverarbeitung. Die hohe Erkennungsrate reduziert den manuellen Bearbeitungsaufwand erheblich. Dank der flexiblen APIs konnte die Integration ohne Änderungen am bestehenden EDI-System erfolgen. Die Implementierung erfolgte innerhalb von nur vier Monaten, zunächst in einer Testumgebung und anschliessend im Produktivbetrieb. Während der Einführungsphase arbeitete Retarus eng mit den Mitarbeitern von Keller & Kalmbach zusammen, um eine reibungslose Implementierung sicherzustellen. Seit Betriebsstart läuft die Lösung stabil und ohne Ausfälle.

Anja Harms, Leiterin Accounting bei Keller & Kalmbach ist zufrieden: «Mit Retarus Intelligent Document Processing haben wir die ideale Lösung gefunden, um unseren Rechnungseingang zu automatisieren. Seit der Implementierung müssen wir Rechnungen kaum noch manuell bearbeiten. Dank der Unterstützung durch das Retarus-Team konnten wir spezielle Anforderungen problemlos umsetzen. Retarus hat sich als zuverlässiger Partner erwiesen, der massgeblich zur Digitalisierung unseres Rechnungswesens beiträgt.»

Über Keller & Kalmbach
Keller & Kalmbach, 1878 in München gegründet, gehört zu den führenden Anbietern für Verbindungselemente und Befestigungstechnik. Der Experte für C-Teile-Management sorgt mit seinen innovativen Logistikkonzepten, der logistischen und anwendungstechnischen Beratung sowie der Plattform Logtopus ® für massgeschneiderte Lösungen bei Kunden aus der Automobil- und Nutzfahrzeugindustrie, dem Maschinen- und Anlagenbau, der Bahnindustrie und der Land- und Baumaschinenindustrie. Das Familienunternehmen beschäftigt weltweit 1.000 Mitarbeiter und erzielt einen Gruppenumsatz von über 425 Mio. EUR (Geschäftsjahr 2023).

Über Retarus
Retarus ist ein globaler Anbieter von APIs, Gateways und Applikationen für Messaging, E-Mail Management und den Austausch strukturierter Daten für Geschäftsprozesse. Mit top Performance, Sicherheit und Datenschutz, bereitgestellt in weltweit verteilten, selbst betriebenen Rechenzentren. Mit Hauptsitz in München wurde Retarus 1992 gegründet, ist inhabergeführt und stolz auf seine Innovationskraft. Das Unternehmen beschäftigt rund 500 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in 20 Niederlassungen auf vier Kontinenten. Retarus-Dienste werden von den führenden Unternehmen der Welt eingesetzt. Der Vertrieb erfolgt direkt und in enger Zusammenarbeit mit ausgewählten Partnern. Analysten bestätigen laufend die hervorragende Qualität und Verlässlichkeit von Retarus. Mehr Informationen: www.retarus.com