Mobile Rechnungsfreigabe – jederzeit und an jedem Ort

Die paoluzzo ag mit Sitz in Nidau ist in der Medizinaltechnik tätig. Ein hochmoderner Maschinenpark und umfassendes Know-how machen die paoluzzo ag zu einem kompetenten Partner für mechanische Präzisionsteile der Medizinaltechnik. Mit einem Team von 30 qualifizierten Facharbeitern wer-den nach Kundenwunsch komplexe Teile und kleinere Baugruppen in höchster Qualität und mit Termingarantie in einem Dreischichtenbetrieb produziert.

Der Geschäftsführer von paoluzzo ist regelmässig in Südostasien unterwegs. In diesen Zeiten kam es bei Eingangsrechnungen häufig zu Zahlungsverzug, da die Rechnungen nicht einfach freigegeben werden konnten. Der papierbasierte Prozess war aufgrund der globalen Tätigkeit ein Problem. Eine neue Lösung musste her, die kosten- und zeiteffizienter ist und zudem auch das Image bei den Geschäftspartnern verbessert. Die Hauptanforderung der paoluzzo ag war es daher, einen mobilen Zugang zur Rechnungsfreigabe für das Management zu erhalten. Zudem musste die Anbindung des externen Treuhandbüros berücksichtigt und im Prozess sichergestellt werden.

Dank der cloudbasierten Dokumentenmanagement-Lösung (DMS) von Ricoh können Eingangsrechnungen nun in kürzester Zeit geprüft und bearbeitet werden. Der digitalisierte Prozess und abteilungsbezogene Arbeitslisten ermöglichen einen schnellen, unkomplizierten Ablauf. Durch die Einbindung eines Ricoh Multifunktionsgerätes können Eingangsrechnungen direkt beim Posteingang digitalisiert und in den Freigabeprozess geladen werden. Die integrierte E-Mail Benachrichtigung sorgt für einen schnellen Rechnungslauf und die Einhaltung von Fristen. Sowohl die Anbindung des externen Treuhandbüros wie auch der Zugriff von unterwegs oder von Heimarbeitsplätzen werden durch das neue System unterstützt. Die hohen Standards bei der Verschlüsselung der Kommunikation zwischen Anwender und Cloud-System sowie der Dokumente gewährleistet die gewünschte Sicherheit.

Durch die Digitalisierung konnte mehr Transparenz geschaffen und der Prozess verschlankt werden. Mussten vorher Papierdokumente durch das Unternehmen zur Rechnungsfreigabe laufen, geschieht dies heute digital. Das Management hat auf Grund seines mobilen Zugriffes die Möglichkeit, Rechnungen von überall zu prüfen und freizugeben – auch dann, wenn man sich gerade wieder in Südostasien aufhält. Ein weiterer Vorteil ist der Wegfall des postalischen Versands von Rechnungen an das Treuhandbüro, welche zur Zahlung freigegeben wurden. Die vollständige digitale Transformation bei der Bearbeitung von Lieferantenrechnungen ist bei paoluzzo damit realisiert.