Enterprise Resource Planning – das klingt nach Firmenzentrale, Aktiengesellschaft, Konzern. Aber können tatsächlich nur Grossunternehmen von bedarfsgerechter Planung und Steuerung ihrer Betriebsmittel profitieren?

Klassische ERP-Systeme sind komplexe, proprietäre Plattformen, deren Implementierung in der Vergangenheit meist ein Team von Beratern und Spezialisten erforderte. Und selbst dann machten sie es oft unumgänglich, dass der Benutzer seine Geschäftsprozesse in einzelnen Details änderte, statt dass die Software sich an seine spezifischen Anforderungen anpasste. Solche Implementierungen waren naturgemäss langwierig und teuer. Mittlerweile trifft das nicht mehr unbedingt zu, vor allem weil Cloud-Computing die Implementierung entschärft und ERP-Systeme auch für kleinere Firmen zugänglich gemacht hat. Es hat die Software-Bereitstellung stark vereinfacht, da Cloud-Anwendungen in der Regel kein geschultes internes IT-Personal erfordern und Wartungsaufgaben wie das Ausrollen von Updates und Patches entfallen.

Cloud-Anwendungen haben daneben Vorteile in Bezug auf Leistung und Funktionalität. Beispielsweise stehen in der Cloud Echtzeitdaten bereit, die Mitarbeiter jederzeit über mobile Geräte abfragen können. Obwohl der ERP-Sektor noch immer von On-Premise-Lösungen dominiert wird, zeichnet sich also auch hier eine Verschiebung in Richtung Cloud ab.

Etliche grosse ERP-Anbieter haben ihre Produkte inzwischen in ein hybrides Bereitstellungsmodell überführt, das Teile des Prozesses in die Cloud verlagert, während andere Bereiche lokal bleiben. Diese Politik der kleinen Schritte hat mehrere Ursachen. So sind unter anderem mandantenfähige Cloud-Systeme schwieriger zu konfigurieren, die Datenintegration ist problematisch, und schliesslich ist da auch noch der natürliche Abwehrreflex von Finanzverantwortlichen, wenn sensible Finanzdaten im Internet gespeichert werden sollen.

Dennoch ist Cloud-ERP heute für viele kleine und mittelständische Unternehmen eine Überlegung wert. Gerade kleinere Firmen können hierbei von niedrigeren Gesamtkosten ausgehen als für On-Premise-Software, weil Implementierung und Wartung kostengünstiger sind. Ausserdem wird Cloud-ERP-Software für KMUs attraktiver, weil einerseits Reichweite und Funktionalität steigen und andererseits die Cloud-Sicherheit zunehmend weniger kritisch beurteilt wird.

Enterprise-Resource-Planning-Programme blicken auf eine lange Geschichte zurück. Hervorgegangen aus der Bestandskontrolle und Materialverwaltung, etablierten sie sich in
den 1980er- und 90er-Jahren als allgegenwärtiges Werkzeug in Fertigungs-, Vertriebs- und Dienstleistungsunternehmen. ERP-Software hat die Aufgabe, Geschäftsprozesse über alle Abteilungen hinweg zu standardisieren und zu integrieren. Dazu nutzt sie in der Regel eine integrierte Software-Plattform, die alle Informationen homogen in einer einzigen Datenbank zusammenführt.

Betroffen sind hiervon viele verschiedene Prozesse, etwa Herstellung, Beschaffung, Bestandskontrolle, Personalverwaltung, Buchhaltung sowie Verkauf und Service. Dabei haben sich die ERP-Anwendungen in den letzten Jahren stark verändert und über die ursprünglichen Geschäftsfunktionen hinaus neuere Funktionsbereiche wie Business Intelligence, CRM, Marketing-Automatisierung oder E-Commerce erschlossen. Auch das Personalwesen ist oft in eine ERP-Lösung eingebunden. Moderne Systeme unterstützen den Anwender dabei sowohl bei traditionellen Aktivitäten wie Personalverwaltung und Leistungsbeurteilung als auch bei neuen strategischen HR-Initiativen wie Talent- oder Lern­management.

Mit dem zunehmenden Erfolg cloudgestützter HR-, CRM- und Fibu-Programme nehmen auch ERP-Lösungen in der Cloud Fahrt auf. Sechs davon, die sich besonders an mittelständische Unternehmen richten, stellt Computerworld im Folgenden vor. Die Tabelle auf Seite 60 listet zum Vergleich noch einige weitere, weithin bekannte Cloud-ERP-Systeme auf.

Acumatica ist ein umfassendes cloudbasiertes ERP-System mit zahlreichen Tools und Funktionen für Unternehmen unterschiedlicher Branchen. So deckt es beispielsweise Dienstleistung, Fertigung, Gross- und Einzelhandel, Gesundheitswesen und Telekommunikation ab. Als All-in-One-Paket integriert es Geschäftsabläufe aus den Bereichen Finanzen, Kundenmanagement, Buchhaltung, Vertrieb und Produktion.

Wegen seiner Ausrichtung auf zahlreiche Branchen ist Acumatica eine relativ flexible Software-Lösung, die auch an subtile Änderungen angepasst werden kann. Ausserdem lassen sich Funktionen wie Datenvisualisierung oder CRM hinzufügen und auch andere Anwendungen einbinden, die ausserhalb des ERP-Systems liegen.

Dem Handel ermöglicht die Bestandskontrolle mit Acumatica die nahtlose Verwaltung und Nachverfolgung aller Inventar-Artikel. Workflow-Automatisierung sorgt dafür, dass sich alle Abläufe von einem einzigen Standort aus steuern lassen. Anhand der Informationen, die Acumatica von allen eingebundenen Standorten erhält, wird die Gesamtleistung des Unternehmens erkennbar. Intuitive Berichte und Analysen sollen die Grundlage für sichere und produktive Entscheidungen liefern. Ausserdem erleichtern flexible Reporting-Tools die Analyse von Vorgängen und können so wiederum zu reibungsloseren Workflows führen.

Unterstützt werden alle gängigen Geräte, der cloudbasierte Dienst kann also von jedem beliebigen Standort aus und von unterwegs genutzt werden. Seit 2016 besteht eine Kooperation zwischen Acumatica und Haufe-Lexware. Die Umsetzung der ERP-Lösung für den deutschen Markt ist unter dem Namen Lexbizz für Mitte des Jahres angekündigt. Sie richtet sich zunächst an den Handel. Eine auf den Dienstleistungssektor zugeschnittene Version soll folgen.

Der Vertrieb wird – wie beim US-Vorbild – in erster Linie über Partner laufen, Zielgruppe sind Unternehmen bis 100 Mitarbeiter.

Epicor ERP ist als vollständig integriertes Paket auf die Bedürfnisse mittelständischer und grosser Unternehmen in Produktion, Vertrieb, Handel und Dienstleistungsgewerbe zugeschnitten. Der Anbieter legt Wert auf die Feststellung, dass sein ERP mit der aktuellen technologischen Entwicklung Schritt hält und sich stetig weiterentwickelt. Dabei sollen etwa neue Technologien wie Business Analytics, Big Data, Mobilität und das Internet der Dinge dem Anwender flexible und intelligente Fertigungs- und Geschäftsunterstützung bieten.

Zum Funktionsumfang gehören Buchhaltung und Finanzen, Kundenbeziehungen, Projektmanagement, Inventarisierung, Materialplanung vor der Produktion, Fertigungsausführung, Personalwesen, Lieferkette, globales Geschäftsmanagement und mehr. Die Anwendung basiert auf einer serviceorientierten Architektur und ist modular aufgebaut, man kann also nur die gewünschten Module erwerben, ohne an Funktionalitäten anderer Module gebunden zu sein. Flexibilität gilt auch bei den Bereitstellungsoptionen – Epicor ERP kann vor Ort, gehostet oder als SaaS genutzt werden.

Dank der modularen Architektur lässt sich ein auf die spezifischen Anforderungen zugeschnittenes System erstellen. So richtet man etwa ein rechnungslegungsbasiertes System ein und ergänzt es um Kernmodule wie CRM und HR. Es gibt weitere Module für Business Performance Management (BPM), Product Lifecycle Management (PLM), Qualitätsmanagement (QPM) oder Supply Chain Management.

Das Herzstück von Epicor bildet die Finanzbuchhaltung mit einer umfangreichen Palette von Finanzberichten, Journalen, Hauptbuch- und Testbilanzberichten. Der Kontenplan kann nahezu jede Mischung von Unternehmen und Abteilungen mit jeweils eigenen Perioden und Kontostrukturen enthalten.

Die Epicor-Plattform ermöglicht sowohl client- als auch browserbasierte Navigation und bietet zwei alternative UI-Setups. Das klassische User Interface ähnelt dabei dem Windows Explorer mit einem vertikalen Feld auf einer Seite, das die Hauptmenüoptionen aller verfügbaren Anwendungs­module enthält. Das moderne Menü ähnelt dem von Windows 10 und verfügt über ein Dashboard mit bunten Kacheln, die verschiedene Aufgaben oder Formulare repräsentieren. Daneben gibt es ein vertikales Fenster mit Auswahlmöglichkeiten für Menü, Einstellungen und Hilfe. Unabhängig von Navigation und UI-Variante bleiben die Hauptfunktionen der Software unverändert.

Epicor bietet mobile Apps für Android und iOS, die im Google Play Store und im App Store verfügbar sind. Zu diesen Apps gehören unter anderem Funktionen zur mobilen Zeit- und Kostenerfassung.

Maconomy ist als Cloud-Lösung besonders auf die Anforderungen von Kreativagenturen und anderen kundenorientierten Unternehmen ausgerichtet. Angestrebt werden unternehmensweite Transparenz und die volle Kontrolle über Personal und Projekte – dabei sollen Bedienung und Abläufe unkompliziert bleiben.

Das vollständig integrierte cloudbasierte ERP-System wurde für KMUs entwickelt, die nach einer sofort einsetzbaren Lösung suchen, die Kernfunktionen für Finanz- und Projektmanagement vereint. So bietet Maconomy als Cloud-Lösung im Paket mehrere essenzielle Funktionen.

Das Finanzmanagement besteht aus Hauptbuch, Forderungen und Verbindlichkeiten – laut Anbieter speziell auf die Anforderungen von KMUs im Dienstleistungsbereich ausgelegt. Über die Funktion «Zeit und Aufwendungen» lassen sich Arbeitsstunden und verrechenbare Aktivitäten nach Auftrag, Abteilung oder anderen Kriterien erfassen. Im Auftragsmanagement werden alle Aktivitäten unternehmensweit verwaltet.

Im Kundenmanagement erhält der Nutzer Einblick in die Beziehungen zwischen dem Unternehmen und seinen Kunden. Hier lassen sich zum Beispiel abgeschlossene und laufende Projekte einsehen, Kundenkontakte verwalten und die Rentabilität einzelner Klienten ermitteln.

Das Projektmanagement bietet als Besonderheit Online-Informationen zu Projektstatus und -dokumentation in Echtzeit, komplett mit grafischen Dashboards und Analysen, die helfen sollen, eine Überschreitung von Vorgaben frühzeitig zu erkennen. Leistungsbeschreibungen und Preiskalkulationen werden im Bereich Business Development erstellt, der ausserdem Auskünfte über Marketingreichweite und Geschäftsmöglichkeiten erteilt. Das Personalwesen-Modul bietet neben Selfservice-Funktionen für die Mitarbeiter etwa ein Kompetenzmanagement, um geeignetes Personal für Projekte zu ermitteln. Auch an ein Performance-Management, Mitarbeiterförderung sowie die Bearbeitung von Erstattungen und Boni ist gedacht.

Business Intelligence zeigt über On-Demand-Dashboards Kennzahlen, zum Beispiel Auslastung, Realisierung oder Gewinnmarge. Hier stehen mehr als 40 Standard-Berichte zur Verfügung, darüber hinaus lassen sich auch eigene Vorlagen erstellen.

Als Cloud-Lösung ist Maconomy in einer sicheren Umgebung über das Internet zugänglich. Unterstützt werden dabei alle gängigen Geräte und dank Apps für iOS und Android steht auch der Nutzung mit Mobilgeräten nichts im Weg.

NetSuite ERP ist eine vollständige Cloud-ERP-Lösung für mittelständische und grosse Unternehmen. Zu den Grundfunktionen gehören Finanzwesen, Ertrags-, Bestands-, Produktions- und Auftragsmanagement sowie Abrechnung, Anlagevermögen und Personalwesen. Durch eine Kombination von Finanzmanagement und integrierter Business Intelligence sollen Anwender von der obersten Führungsebene bis zu den Sachbearbeitern eine für ihre jeweilige Rolle anpassbare Sicht auf die wichtigsten Leistungsindikatoren und Berichte erhalten.

Daneben ist NetSuite ERP voll skalierbar, in seiner Funktionalität weitgehend konfigurierbar und bei Bedarf erweiterbar. So lassen sich benötigte Funktionen einfach hinzufügen und anpassen. Zur Verfügung steht etwa eine Ordermanagement-Suite, bei der jeder Verkaufs- und Fulfillment-Vorgang an die Preisgestaltung gebunden ist. Die Lagerverwaltung erlaubt es, das Inventar durchgängig zu verwalten und Auftragsabwicklungsdaten regelmässig zu aktualisieren. Dabei verwaltet NetSuite ERP die gesamte eingehende und ausgehende Logistik.

Gleichzeitig lässt sich die NetSuite-Buchhaltungs-Software nahtlos in andere NetSuite-Software wie CRM und E-Commerce integrieren. Durch ein komplettes Set von Bestandsmanagement-, Fertigungs- und Einkaufsfunktionen soll so eine effizientere Lieferkette entstehen, die einen End-to-End-Prozess von der Beschaffung bis zur Bezahlung bietet. Aufschlussreich ist der Echtzeit-Blick auf wichtige Lieferanten-, Bestands- und Beschaffungsindikatoren. Dazu kommen Selfservice-Funktionen für Partner und Funktionen zur Zusammenarbeit zwischen Anbietern und Kunden im gesamten Versorgungsnetz.

Das Bestell- und Rechnungsverwaltungsmodul von Net­Suite integriert Verkaufs-, Finanz- und Auftragsabwicklungsvorgänge und soll einen nahtlosen Fluss vom Angebot zum genehmigten Auftrag, vom erfolgreichen Auftrag bis zur Lieferung, zur pünktlichen Fakturierung und zur Zahlung schaffen. Kunden-, Bestell-, Rechnungs- und Versandinformationen sind dabei zentralisiert, um Fehler bei der Auftragsabwicklung zu vermeiden.

Das Modul Finanzplanung soll helfen, die Unternehmensvision im Auge zu behalten und bietet dazu unter anderem «Was-wäre-wenn»-Finanzmodellierungsfunktionen zur Bud­ge­tierung und Prognose, Bewertungen verschiedener Finanzszenarien zur präziseren Festlegung von Jahreszielen sowie eine Analyse der Differenz zwischen tatsächlichen und prognostizierten Ergebnissen.

NetSuite ERP verfügt zudem über integrierte Business-Intelligence-Funktionen und verbindet diese mit den Finanz- und Produktionsmanagement­daten. So werden aus numerischen Daten visuelle Analysen, die zu jedem Zeitpunkt den Zustand des Unternehmens wiedergeben. Neben einer Vielzahl vorgefertigter Berichte lassen sich hier auch benutzerdefinierte Zusammenfassungen erstellen.

Sage Intacct ist vor allem in der Finanzbuchhaltung zu Hause und wird daher von der AICPA, dem grössten Berufsverband US-amerikanischer Wirtschaftsprüfer, für Branchen empfohlen, die eine aktive finanzielle Überwachung benötigen. Genannt werden hier etwa Gesundheitswesen, Gastgewerbe, Gross- und Einzelhandel. Das System besteht aus Buchhaltung, Kassenverwaltung, Vertragsverwaltung, Projektbuchhaltung, Fondsbuchhaltung, Finanzkonsolidierung, Umsatzrealisierung, Abonnementabrechnung, Einkauf, Bestandsverwaltung, Lieferantenmanagement und Finanzberichterstattung, Alle Module werden per Cloud bereitgestellt.

Im Mittelpunkt steht das Hauptbuch, was eine flüssige Dateneingabe unterstützen und Fehler in Finanzberichten minimieren soll. Die Bedienung erfolgt über ein Dashboard, dessen Aufbau sich an Standard-Buchhaltungs-Software orientiert. Das Dashboard lässt sich anpassen und etwa um Verknüpfungen zu den meistgenutzten Funktionen erweitern. Damit hat der Benutzer auch die Möglichkeit, seine Aufmerksamkeit auf die Anwendungen zu konzentrieren, die er tatsächlich benötigt.

Sage Intacct verfügt über Tools zur Verwaltung mehrerer Währungen und zur Automatisierung der Umsatzsteuer, wobei sichergestellt wird, dass alle Gesetze, Gerichtsbarkeiten und Klauseln genau geprüft werden. Daneben verarbeitet das System Kreditkartendaten und Rechnungen und kann eng mit E-Commerce-Websites zusammenarbeiten. Für Online-Käufe und -Dienste wird eine sichere Plattform bereitgestellt. Auch Bestellungen lassen sich automatisieren. Standardvorlagen für Bestellvorgänge sind vorhanden und können unverändert übernommen oder an die eigene Prozessstruktur angepasst werden.

Ebenso enthalten sind integrierte Berichtsvorlagen. Bilanzen können für die Leistungsanalyse und zur Umsatzverfolgung eingesetzt werden. Je nach Anforderungen lässt sich die Berichterstellung, etwa zu Präsentationszwecken, vereinfachen. Dadurch können Personen, die den Buchhaltungsaspekt des Unternehmens möglicherweise nicht vollständig verstehen, in die gesammelten Daten eintauchen. Daneben enthält die Software zahlreiche grundlegende Dashboards und Diagramme, die als Basis für zahlreiche Finanzberichte dienen können. Die Überwachung von Zahlungstransaktionen mit Sage Intacct soll diese Prozesse transparenter machen. Kreditkartenzahlungen lassen sich über PayPal mit einem Zahlungs-Gateway abwickeln. Für solche Vorgänge hat Sage Intacct die nötigen Sicherheitsfunktionen implementiert, so lässt sich etwa der Zugriff auf Rollen, Einzelpersonen, Gruppen und Projekte beschränken. Benutzerprofile und Funktionen zur Zugriffssteuerung erlauben es, die Bewegungsmöglichkeiten eines Benutzers innerhalb der Software einzuschränken und bestimmte Funktionen und Aktionen zu blockieren.

Weclapp ist ein vollständig cloudbasiertes ERP- und CRM-System, das vornehmlich kleine und mittelständische Unternehmen als Zielgruppe anspricht. Im Mittelpunkt steht hier ein einfach zu verwaltendes CRM, das bei Bedarf um weitere Funktionen wie Warenwirtschaftssystem, Buchhaltung oder Produktionsplanung aufgestockt werden kann.

ERP gibt es bei Weclapp in zwei Varianten: Dienstleistung und Handel. In beiden enthalten ist neben Fibu und Banking-Modul das CRM. Es bietet Kontaktmanagement, Aufgabenverwaltung, E-Mail-Automatisierung, ein Kampagnenmodul und die «360-Grad-Kundenakte». Sie listet neben allen wichtigen Daten jeweils die letzten Ereignisse chronologisch auf, sodass Mitarbeiter sich schnell über einen Vorgang informieren können. Die ERP-Lösung für den Dienstleistungssektor ergänzt diesen Funktionsumfang um die Module Angebot & Auftrag, Faktura, Projektmanagement, Zeiterfassung und wiederkehrende Rechnungen sowie einen Formulardesigner.

In der Zeiterfassung buchen Projektmitarbeiter ihre Arbeitsstunden und Spesen direkt auf das Projekt oder die jeweilige Aufgabe. Dank Apps für Android und iOS können Arbeitszeiten auch unterwegs oder vor Ort beim Kunden gestoppt und direkt eingebucht werden.

Das Paket ERP Handel umfasst alle zuvor erwähnten Funktionen, ausserdem Warenwirtschaftssystem, Disposition und Einkauf, barcodegestützte Lagerverwaltung, Produktion, Shop-Anbindung sowie ein Modul für Serien- und Chargennummern.

Das Weclapp-Warenwirtschaftssystem stellt bidirektionale Schnittstellen zu gängigen Shop-Systemen wie Magento, Shopware oder Amazon bereit, über die sich Angebote, Artikel, Aufträge, Rechnungen, Lieferungen und dergleichen zwischen ERP und Shop-System permanent synchron halten lassen. Über Schnittstellen zu Versanddienstleistern kann die ERP-Software daneben Paketscheine und Versandetiketten generieren. Das ermöglicht die Erstellung und Abrechnung von Shipment-Labels aus einer Hand und hält gleichzeitig die Daten im Warenwirtschaftssystem aktuell. Versandhändler haben so die Möglichkeit, ihre Abläufe fast komplett zu auto­matisieren.

Verfügbar ist für Weclapp ausserdem ein optionaler Helpdesk mit Ticketsystem. Dort sind sämtliche Anfragen übersichtlich aufgelistet, lassen sich mit Prioritäten versehen, einem Projekt zuordnen und erhalten eine dem zugewiesenen Status entsprechende Farbcodierung. Für den besseren Überblick kann die Liste nach den genannten Kriterien sowie nach Betreff oder Datum sortiert werden.

Der Zugriff erfolgt über den Webbrowser oder mobil über Apps für Android und iOS. Neben der Software-as-a-Service-Lösung steht das ERP-System unter der Bezeichnung Weclap ­ON auch als Docker-Image zum Self-Hosting in einer Private Cloud zur Ver­fügung.