Green IT muss messbar sein

Green IT ist zum Modewort einer ganzen Branche geworden. Das Thema wird in der Öffentlichkeit so breitgetreten, dass seine Bedeutung zunehmend konfus und unfassbar wird. Was genau ist Green IT? Reicht es beispielsweise, effizientere Hardware anzuschaffen oder abends den Drucker abzuschalten? Solche Massnahmen sind sicher ein guter Anfang, aber eben nur der erste Schritt eines langen Wegs. Denn Green IT ist umfassender. Nicht nur der Energieverbrauch im produktiven Betrieb, sondern der gesamte Produktlebenszyklus muss berücksichtigt werden. Dieser Aspekt wird beim inflationären Gebrauch des Wortes in Marketing- und PR-Abteilungen oft zu wenig berücksichtigt.

VERSTECKTE KOSTEN SICHTBAR MACHEN

Wir wissen heute, dass der Papier- und Energieverbrauch während der Lebensdauer von Kopier- und Druckgeräten mehr als 60 Prozent ihrer Ökobilanz ausmacht - ein Faktor, der auch finanziell zu Buche schlägt. Wie eine aktuelle Studie von Coleman Parkes Research zeigt, wenden europäische Unternehmen mehr als 14 Milliarden Euro für das Dokumentenmanagement auf. Das entspricht immerhin bis zu fünf Prozent ihres Jahresumsatzes. Die Umfrage basiert auf 311 detaillierten Interviews mit Führungskräften mittlerer und grosser Unternehmen aus diversen Branchen. Rund 77 Prozent dieser Führungskräfte sind sich zwar der Einsparmöglichkeiten durch optimiertes Dokumentenmanagement bewusst, analysieren diesen Bereich aber dennoch nur sehr sporadisch und unsystematisch. Lediglich 44 Prozent kontrollieren die Dokumentenkosten aktiv, während 32 Prozent der Befragten über deren Höhe völlig im Dunkeln tappen.

Dabei liegen in diesem Bereich Kosteneinsparungen von bis zu 30 Prozent durchaus drin. Damit sind wir auch schon beim Kern des Problems: Green IT kann nur dann richtig umgesetzt werden, wenn die Kosten und Umwelteinflüsse der vorhandenen Geräteparks sichtbar gemacht werden. Durch die Beobachtung der beiden Faktoren Papier und Energie werden die Kosten der Dokumentenhandhabung eines Unternehmens sichtbar. Die daraus gewonnenen Informationen bilden den Ausgangspunkt zur Effizienzsteigerung, in deren Zentrum die drei Faktoren Reduktion des TCO (Total Cost of Ownership), Reduktion der CO2-Emissionen und die Verbesserung der Kopier- und Druckleistung stehen.

AM ANFANG STEHT DIE ANALYSE

Im Output-Bereich können Managed Print Services gezielt Abhilfe schaffen. In einem Audit werden zunächst CO2-Bilanz und TCO der aktuellen Geräteflotte ermittelt. Dazu zählen der Energiebedarf, Finanzdaten, die Erfassung der bestehenden Geräteflotte, eine Anwenderumfrage und die Überprüfung aller Kosten vom Management über das Verbrauchsmaterial bis zum Unterhalt. Basierend auf diesen Fakten erstellen Experten ein Optimierungsszenario.

Heute sind in vielen Unternehmen heterogene, schlecht verwaltete und überalterte Printer-flotten anzutreffen, deren Kosten und Verbrauch weit über den technologischen Möglichkeiten liegen. Ersetzt man diesen Altbestand beispielsweise durch einen homogenen und vor allem modernen Gerätepark, lässt sich so der Stromverbrauch je nach Fall um 15 bis 40 Prozent reduzieren.

Am besten lässt sich dieser Effekt anhand eines Rechenbeispiels verdeutlichen: Ricoh wendet bei der Analyse des Energieverbrauchs die sogenannte TEC-Methode an (Typical Electricity Consumption), auf deren Grundlage auch das Energy-Star-Label fusst. Damit wird die Energieeffizienz von Hardcopy-Geräten (Kopierer, Drucker und Multifunktionssysteme) ermittelt und vergleichbar gemacht - und zwar unter üblichen Betriebsbedingungen. Das Schlüsselkriterium bildet dabei der wöchentliche Energiebedarf in Kilowattstunden. Ersetzt man nun einen heutzutage typischen Gerätepark im Umfang von 6000 Geräten durch 6000 in Bezug auf Leistung und Funktionalität gleichwertige und moderne Multifunktionsperipheriegeräte (MFP), sinkt der Energiebedarf im Durchschnitt von 1,6 Millionen kWh pro Jahr auf rund 1 Million kWh, was einer Reduktion um 600000 kWh oder 37,5 Prozent entspricht.

Beim Preis von 15 Rappen je kWh ergibt dies eine jährliche Einsparung von 90000 Franken alleine bei den Energiekosten. Nimmt man jetzt das Mittel von 142 Gramm CO2 pro kWh Strom in der Schweiz, beträgt die Reduktion der jährlichen Emissionen etwa 85 Tonnen CO2. Dies entspricht der Kapazität von rund 450 Bäumen. Hinzu kommt, dass die Zahl der Geräte normalerweise massiv reduziert werden kann, was den Effekt deutlich vergrössert.

Andere umwelt- und kostenrelevante Effekte werden in diesem Beispiel noch gar nicht berücksichtigt: Durch die Auslagerung des Flottenmanagements sinken beispielsweise die internen Managementkosten. Und durch diegezielte Schulung der Mitarbeiter lassen sich die Arbeitsprozesse sowie das Druck- und Kopierverhalten optimieren. Dank des Einsatzes einheitlicher Multifunktionssysteme (MFP) lässt sich der Gerätepark in der Regel um rund 30 Prozent verkleinern, was auch den Wartungsaufwand minimiert und die Zahl der Lieferanten von Verbrauchsmaterial wie Toner auf einen einzigen Zulieferer reduziert.

Weitere Einsparmöglichkeiten bietet der standardmässige Duplexdruck, die bei MFP vorhandene Scan-to-E-Mail-Funktion, die Zählerstandsmeldung und vor allem die stetige Optimierungskontrolle durch Monitoring und Reporting seitens des Anbieters. Einziger Nachteil: Die Benutzer müssen nach der Implementierung auf ihre persönlichen Tischdrucker verzichten und daher meist grössere Distanzen zurücklegen.

ZU GREEN IT GEHÖRT NOCH MEHR

Obwohl die zuvor aufgeführten Spar- und Umweltschutzmöglichkeiten von Managed Print Services noch nicht vollständig sind, gilt es, das Augenmerk auch noch auf die übrigen 40 Prozent der Ökobilanz von Bürogeräten zu richten: Sie betreffen beispielsweise die Umwelteinflüsse, die bei Produktion, Vertrieb und Entsorgung anfallen. Dies sind Effekte, die dem Anwender beim Kauf von Hardware unfreiwillig mitgegeben werden. Es reicht nicht, ein energieeffizientes Gerät zu kaufen, wenn bei der Herstellung tonnenweise Schadstoffe anfallen oder bei der Entsorgung die meisten Bestandteile verbrannt werden müssen. Es kommt also auf Nachhaltigkeit beim gesamten Produktlebenszyklus an. Ricoh setzt zum Beispiel schon bei der Entwicklung der Geräte an: Idealerweise werden sie aus erneuer- oder recyclebaren Materialien hergestellt und so entworfen, dass sie sich einfach auseinandernehmen lassen. Nicht nur die bei der Herstellung anfallenden Abfälle sollten wiederverwertet werden.

Hersteller bzw. Verkäufer von Geräten und Verbrauchsmaterial müssen diese nach Ablauf der Lebensdauer auch wieder zurücknehmen. Ricoh ist mittlerweile in der Lage, über 90 Prozent der Materialien wiederzuverwerten und zu recyceln. Auch die Logistikkette wird laufend überprüft. Dank einer Optimierung der Lieferwege nach Italien konnten so die Emissionen um 391 Tonnen pro Jahr oder 68 Prozent reduziert werden. Allein damit spart das Unternehmen eine halbe Million Franken pro Jahr ein. Beim Design werden die Anwendergewohnheiten berücksichtigt. Studien zeigen, das Multifunktionsgeräte im Durchschnitt während 90 Prozent des Tages im Stand-by-Modus schlummern.

Durch die Reduktion der Start-up-Zeit auf unter zehn Sekunden wird der Bürobetrieb auch dann nicht gestört, wenn die Geräte nach dem Gebrauch ausgeschaltet werden.