Öffentliche Verwaltungen in der Schweiz setzen mehr und mehr Open-Source-Software als eine flexible und kosten-effektive Alternative zu proprietären Software-Lösungen ein. Der Kanton Waadt, mit 657'000 Einwohnern einer der grösseren Kantone in der Schweiz, wählte die Open-Source-Richtung, als es um die Unterstützung von E-Government-Initiativen und Document Management für Millionen elektronischer Dokumente ging. Wichtig für den Kanton Waadt war eine breite Unterstützung verschiedener geplanter E-Government-Initiativen und die Integration verschiedenster Legacy-Applikationen aus den verschiedenen Departementen. Den Ausschlag für die Wahl von Alfesco gaben auch die im Gegensatz zu proprietären Angeboten fehlenden Lizenzkosten.

Als Ergebnis einer detaillierten Marktstudie, die durch die IT-Experten des Kantons Waadt durchgeführt wurde, wählte der CIO Jean-Claude Ghaleb die Alfresco" Open-Source-Enterprise-Content-Management-Lösung und Optaros wurde nach einem RFP-Prozess aufgrund der breiten Erfahrung und der starken Präsenz in der Schweiz mit der Implementierung beauftragt. Optaros baute eine integrierte Content-Management-Lösung basierend auf wiederverwendbaren Diensten, die sich flexibel auf die individuellen Anforderungen der verschiedenen eGovernment-Initiativen anpassen lassen. Damit verfügt der Kanton Waadt über eine skalierbare und flexible Plattform, die er seinen internen Kunden - den Departementen und Abteilungen/Agenturen offerieren kann.

Die implementierte Lösung beinhaltet ausgefeilte Suchfunktionalitäten inklusive der phonetischen Suche, Navigation und Suche entlang von Kategorien, OR/AND/NOT-Sucheingaben und eine Baumstruktursicht, um die Navigation zu unterstützen. Die gesamte Lösung kann vollständig im Rahmen der verschiedenen Anwendungen, die bei den Departementen des Kantons Waadt bereits im Gebrauch sind, genutzt werden.

"Open Source ist nicht die Lösung, aber es gibt keine Lösung ohne Open Source", sagt Trong-Thanh Do, IT-Engineering-Direktor beim Kanton Waadt. "Wir haben jetzt eine mächtige Enterprise-Content-Management-Plattform, die durch die Departemente auf verschiedene Weisen eingesetzt und angepasst werden kann."

Eine der wichtigsten Systemeigenschaften ist die Möglichkeit, neue Dienste bereitzustellen, welche die Anforderungen verschiedener Nutzer und Gruppen verallgemeinern und damit eine breitere Anwendung finden können. Die bereits erwähnte "phonetische Suche" entstand auf diese Weise und steht nun allen zur Verfügung. Ursprünglich wurde diese Anforderung durch einzelne Nutzer als Erweiterung von Alfresco ECM gefordert, steht nun aber allen Anwendern offen und zeigt die Stärken einer Open-Source-Plattform nachvollziehbar auf.

Der initiale Roll-Out unterstützt die Steuerverwaltung des Kantons und stellt 750 Benutzern integrierte Document-Management- und Such-Funktionalitäten zur Verfügung, integriert in die zentrale Applikation, die das Ablegen der Steuerdokumente automatisiert. Die gesamte Dokumentation des Departementes wird im Rahmen dieser kritischen Ablage in einem 100 GB-System gespeichert, ein weiteres Wachstum mit zusätzlichen Nutzern ist vorgesehen. Bereits ist die Implementierung für ein zweites Departement im Gange, welche von Beginn weg zusätzliche 1'300 Benutzer (inklusive autorisierter Nutzer anderer Departemente) mit Zugriffen auf Dokumente mit einem Volumen von 300 GB unterstützen wird. Der Kanton plant auch, die Plattform im öffentlichen Bereich zu nutzen, um bis Ende 2007 Dokumente mit Alfresco via die Kantons-Website zu publizieren. Der Rollout für ein drittes Departement wird momentan geplant und ist für Ende 2007 oder Anfang 2008 vorgesehen. Schlussendlich zielt der Kanton Waadt darauf, die Plattform zu öffnen, um auch den Bürgern und Einwohnern einfach nutzbare internet-basierte Dienste anzubieten.

"Die implementierte Lösung bietet dem Kanton Waadt eine kosteneffektive Plattform für Document-Management, die mit den übrigen Anwendungen im Kanton zusammenarbeitet und sich an die Anforderungen der verschiedenen Departement leicht anpassen lässt. Die Lösung erfüllt die typischen Anforderungen von grossen Verwaltungs-Organisationen bezüglich Verfügbarkeit, Skalierbarkeit und Sicherheit. Dies ist auch der Grund, wieso sich immer mehr Verwaltungen in Europa und weltweit hin zu Open-Source-Lösungen wenden", sagt Frédéric Weill, Managing Director Europe bei Optaros.

"Die implementierte Lösung bietet dem Kanton Waadt eine kosteneffektive Plattform für Document-Management, die mit den übrigen Anwendungen im Kanton zusammenarbeitet und sich an die Anforderungen der verschiedenen Departement leicht anpassen lässt. Die Lösung erfüllt die typischen Anforderungen von grossen Verwaltungs-Organisationen bezüglich Verfügbarkeit, Skalierbarkeit und Sicherheit. Dies ist auch der Grund, wieso sich immer mehr Verwaltungen in Europa und weltweit hin zu Open-Source-Lösungen wenden", sagt Frédéric Weill, Managing Director Europe bei Optaros.