Wichtige Einstellungen

Ein der wichtigsten Neuerungen in Outlook ist die verbesserte Nutzerführung, die sich erst auf den zweigen Blick offenbart.

Viele Einstellungen, die sich früher im Reiter Datei oder in einem Untermenü versteckt hatten, sind nun viel besser erreichbar. Sie finden diese jetzt bequem über das Zahnrad-Symbol oben rechts, Bild 7.

Die Einstellungsmöglichkeiten sind sehr umfangreich, wir beschränken uns im folgenden auf die Wichtigsten aus jeder Kategorie.

Unter dem Eintrag E-Mail-Konten finden Sie eine Übersicht all Ihrer mit Outlook verknüpften Konten. Klicken Sie auf Verwalten, sehen Sie alle wichtigen Zugangsangaben, können diese in der aktuellen Version allerdings nicht ändern. Mit einem Klick auf + Konto hinzufügen binden Sie weitere Konten ein – der Prozess funktioniert, wie anfangs beschrieben.

Wählen Sie das betroffene Konto und klicken Sie auf die Schaltfläche bei Automatische Antworten aktivieren. Danach legen Sie den Zeitraum und die Nachricht fest.

Unter Signaturen können Sie pro E-Mail-Konto eine eigene Signatur erfassen. Gehen Sie wie folgt vor: Wählen Sie zuerst in der Liste das Konto aus, für das die neue Signatur gilt, Bild 8 A.

Klicken Sie auf den Punkt + Neue Signatur B. Geben Sie einen Namen für die Signatur ein C. Tippen Sie danach Text und Bilder für die Signatur ein D. Klicken Sie unten im Fenster auf Speichern. Legen Sie fest, in welchem Fall die Signatur verwendet werden soll E. Klicken Sie erneut auf Speichern.  

Im Menü Sprache und Zeit unter Allgemein kann Outlook auf die Einstellungen zurückgreifen, die auch für alle anderen Microsoft-Apps gelten. Stellen Sie dazu sicher, dass der Schalter bei Meine Microsoft 365 Einstellungen verwenden aktiviert ist, Bild 9.

Möchten Sie Outlook im Dunkel-Modus verwenden? Oder eines der klassischen Designs verwenden? Diese Einstellungen machen Sie im Menü Darstellung. Wählen Sie jeweils Systemeinstellungen verwenden, damit die Darstellung den globalen Einstellungen entspricht.

Mittels Benachrichtigungen legen Sie fest, über welche Ereignisse (zum Beispiel eintreffende E-Mails oder anstehende Termine) Sie via Desktopbenachrichtigungen informiert werden möchten. Beachten Sie, dass Sie durch Anklicken der Pfeiltaste den Stil der Benachrichtigungen individuell anpassen können.

Über das Menü Suchen definieren Sie, ob bei einer Suchanfrage nur der geöffnete Ordner durchsucht wird oder sämtliche Ordner des Kontos. Ausserdem können Sie einstellen, ob auch der Papierkorb einbezogen wird und ob zuerst die drei besten relevanten Ergebnisse angezeigt werden – was in Outlook das Auffinden von Nachrichten erheblich vereinfacht.

Im neuen Outlook werden die Nachrichten gruppiert angezeigt, was bedeutet, dass die Historie eines Mailverkehrs direkt untereinander dargestellt wird. Wenn Sie das nicht möchten, wählen Sie im Einstellungsmenü E-Mail bei Layout unter dem Titel Nachrichtenorganisation die Option E-Mails als einzelne Nachrichten anzeigen. Etwas weiter oben können Sie bei Nachrichten in Relevant und Sonstige sortieren auch einstellen, dass Outlook eine Gewichtung der Nachrichten vornimmt. Dies und alle weiteren Darstellungsoptionen lassen sich pro eingerichtetes Konto separat konfigurieren.

Für Kurzantworten besonders praktisch: Bei Intelligente Vorschläge ist das Kontrollkästchen bei Vorgeschlagene Antworten bereits aktiviert.

Für Kurzantworten besonders praktisch: Bei Intelligente Vorschläge ist das Kontrollkästchen bei Vorgeschlagene Antworten bereits aktiviert. Zuunterst an der eingegangenen E-Mail werden solche Antworten jeweils angezeigt, klicken Sie darauf, wird die Antwortmail mit dem bereits eingefügten Text dargestellt, Bild 10.

Ebenfalls in diesem Menü richten Sie Regeln und QuickSteps ein, die das automatische Verarbeiten von Nachrichten erleichtern.

In der Einstellung Kalender finden Sie alle Optionen, welche die Termine oder Ihre Agenda betreffen. Eine praktische Einstellung für Microsoft-Konten entdecken Sie bei Arbeitszeiten und Standort: Stellen Sie hier ein, wann Sie in welchem Zeitraum wo arbeiten. Das vereinfacht es Ihren Mitarbeitenden, Termine mit Ihnen zu vereinbaren – insbesondere wenn Sie nicht 100 Prozent arbeiten oder zu gewissen Zeiten im Home-Office und nicht im Büro sind, Bild 11.