Effizienz und Produktivität: CIOs und CFOs geben Tempo vor

Sind Mitarbeitende bei der Arbeit produktiv, haben sie eher das Gefühl, einen spürbaren Beitrag zum Gesamterfolg des Unternehmens zu leisten. Effizienteres Arbeiten kommt aber nicht nur dem Unternehmen zugute, sondern auch den Arbeitnehmenden. Werden manuelle und aufwändige Prozesse automatisiert, können sich Mitarbeitende wertschöpfenden Aufgaben widmen. In der Regel steigen damit auch der Spassfaktor und die berufliche Erfüllung. Kurzum: Mitarbeitende sind zufriedener.

Es liegt allerdings nicht nur an den Mitarbeitenden dafür zu sorgen, dass sie bei ihrer Arbeit gut vorankommen. Im derzeitigen Geschäftsumfeld, in dem der wirtschaftliche Druck täglich zunimmt, ist es von entscheidender Bedeutung, dass die Unternehmen alles tun, um ihre Belegschaft bestmöglich aufzustellen. Geschäftsstrategien sind daher immer stärker auf den Einsatz unterstützender Technologien angewiesen – das strategische Ziel der Effizienzsteigerung lässt sich zunehmend unter der Schirmherrschaft von CIOs verorten. Auch Finanzverantwortliche sind wichtige Treiber, denn in Finanzabteilungen wird der Effekt digitaler Tools ganz besonders spürbar. Es liegt an ihnen den Bedarf aufzudecken und alle Instanzen in Gang zu setzen, um Investitionen in neue IT-Infrastruktur tätigen zu dürfen.

Laut einer aktuellen Umfrage von Oxford Economics und SAP Concur wissen Führungskräfte aus den IT- und Finanzabteilungen um ihre Verantwortung. Fast die Hälfte der Befragten nennt die Effizienzsteigerung als eine wichtige strategische Priorität der kommenden zwei Jahre (47 %) – sie steht damit noch vor der Ausweitung der Marktanteile, der Umsatzsteigerung und den weiteren Antwortmöglichkeiten, wobei die Effizienzsteigerung langfristig auch für die Steigerung des Umsatzes sorgt und sich mittelbar auf die Unternehmensziele auswirkt.

Technologien wie Automatisierungen und künstliche Intelligenz (KI) spielen eine immer wichtigere Rolle für Unternehmen. Sie verschlanken Prozesse, optimieren die Entscheidungsfindung und transformieren dadurch sowohl die Arbeitsweisen als auch Kompetenzen, die für den Unternehmenserfolg notwendig sind.

So werden KI-gesteuerte Chatbots im Kundenservice immer mehr zum Alltag, da sie schnelle und hilfreiche Antworten auf Anfragen liefern. Richtig und konsequent durchgeführt, trägt der Umstieg auf digitale Tools zur Steigerung der Effizienz und Produktivität bei und sichert damit die anhaltende Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens. 63 % der befragten Führungskräfte sehen dementsprechend in der digitalen Transformation eine Möglichkeit, Effizienz und Produktivität in ihrem Unternehmen zu optimieren.

IT- und Finanzverantwortlichen ist bewusst, dass sie diesen digitalen Wandel lenken müssen, um sicherzustellen, dass die richtigen Änderungen vorgenommen werden. Es obliegt ihnen, sich für die richtigen Projekte zu entscheiden, sie umzusetzen und zu kommunizieren. Zwei Drittel von ihnen gibt an (69 %), dass sich das Tempo der digitalen Transformation beschleunigt und knapp drei Viertel (71 %) sagen, dass ihre Rolle bei der Festlegung der Gesamtstrategie des Unternehmens an Bedeutung gewonnen hat.

Um fortschrittliche Technologien optimal zu nutzen, ist eine gute Vorbereitung ausschlaggebend. Neuen Lösungen müssen sich in bestehende IT-Infrastrukturen integrieren lassen und Datenflüsse strukturiert und durchgängig sein. Darüber hinaus sollten neue Lösungen skalierbar sein, damit sie mit dem Unternehmen weiter wachsen können.

Insbesondere das Datenmanagement stellt dabei eine Herausforderung dar: Lediglich 17 % der befragten Führungskräfte geben an, dass sie hierfür bereits eine passende Lösung gefunden haben. Am Beispiel des traditionsreichen, französischen Modeunternehmens Longchamp zeigt sich, was das bedeutet: So hatte auch Longchamp bei der Verwaltung der Ausgaben von mehr als 3.000 Mitarbeitenden mit grossen Datenmengen zu kämpfen. Das manuelle Handling kam an seine Grenzen und die Kapazitäten des Finanzteams waren überstrapaziert – insbesondere, da die Aufgabe durch hybrides Arbeiten erschwert wurde. Um diese administrativen Engpässe aufzulösen, entschieden sich die IT-Verantwortlichen bei Longchamp für die Lösungen von SAP Concur. Sie entlasten die Finanzabteilung, indem sie die Abwicklung von Mitarbeiterausgaben grösstenteils automatisiert erledigen und dabei auch aufwendige Compliance Checks durchführen.

Laut der Umfrage hat mit 73 % die Mehrheit der verantwortlichen Führungskräfte bereits grundlegende Automatisierungsfunktionen implementiert. Diese besitzen keine intelligenten Anwendungen zur Datenanalyse und Optimierung von Prozessen oder Ressourcen und werden fast schon als selbstverständlich angesehen. Gleichzeitig gibt mehr als die Hälfte der Befragten an (54 %), dass sie in ihrem Unternehmen bereits fortgeschrittene Automatisierungen, die auch von KI Gebrauch machen, einsetzen.

Die Investition in neue IT und effizientere Prozesse ist vor dem Hintergrund eines angespannten Marktumfelds nicht immer hürdenfrei. Praktisch ist daher, dass die Automatisierung nicht der einzige Weg zur Effizienzsteigerung ist. Denn jeweils rund ein Drittel der befragten Verantwortlichen gibt an, dass auch die Weiterbildung der Mitarbeitenden (32 %), die Standardisierung von Prozessen (34 %) und die Überarbeitung der bestehenden Compliance Reglements (33 %) effizienzsteigernd wirken und einen wichtigen Teil zur Integration fortschrittlicher Technologien beitragen können.

Grundsätzlich gilt, dass die Automatisierung von Prozessen – ob einfach oder fortgeschritten – im Unternehmen kein «Plug and Play»-Szenario ist. Der Einführung neuer IT-Lösungen sollte immer eine ebenso detaillierte wie anpassungsfähige Strategie zu Grunde liegen. Teil dieser Strategie sollte das Onboarding der Mitarbeitenden sein, sodass sie über das notwendige Know-how verfügen, um die Technologien zu implementieren, zu nutzen und zu warten.

Gelingt die Prozessautomatisierung, kann sie neben der Effizienzsteigerung weitere Vorteile für Unternehmen und Arbeitnehmende mit sich bringen. Wie die Integration von SAP-Concur-Lösungen bei Longchamp zeigt, kann dadurch auch die Zufriedenheit von Mitarbeitenden gesteigert werden. Durch die automatisierte Lösung benötigen sowohl Geschäftsreiseverantwortliche als auch Geschäftsreisende weniger Zeit für die Abrechnung der Reisekosten. On-Screen-Guides reduzieren dabei die Zeit, die sonst zur Einarbeitung in neue Tools benötigt wurde und tragen wiederum zu mehr Effizienz bei.

Grosse Datenmengen und die Schwierigkeit, manuelle Vorgänge zu digitalisieren, stellen Führungskräfte auf dem Weg zur Effizienzsteigerung vor grosse Herausforderungen. Systemintegrationen, die qualitativ hochwertige Daten oft zum ersten Mal verfügbar machen, haben darum die höchste Priorität. Sind sie umgesetzt, sollten CIOs zunächst identifizieren, in welche bestehenden Prozesse KI und maschinelles Lernen effizienzsteigernd eingebunden werden können. Oft lohnt es sich, dafür externe Unterstützung ins Boot zu holen und Optimierungspotenziale, die je nach Branche ganz unterschiedlich ausfallen können, gemeinsam zu ermitteln.

Anschliessend sollten IT-Verantwortliche dafür sorgen, dass ihre Implementierungsstrategie den Anforderungen und Bedürfnissen des Unternehmens entspricht und dabei agil bleibt. Die Integration von KI und Automatisierung ist eine Reise, auf die sich sowohl Führungskräfte als auch Unternehmen vorbereiten müssen. Dafür braucht es die richtigen Strategien sowie zuverlässige und zukunftsfähige IT-Lösungen.

Mit unserer Arbeitswelt werden sich auch genutzte Technologien dynamisch weiterentwickeln. IT-Führungskräfte müssen agil bleiben und den technologiegetriebenen Veränderungen ergebnisoffen gegenüberstehen. So können sie den Mehrwert neuer Lösungen und Use Cases im eigenen Unternehmen frühzeitig erkennen und sie zur Produktivitätssteigerung und Entlastung der Belegschaft einsetzen.