Partnerzone SAP
30.01.2023, 11:44 Uhr
Basler Verkehrs-Betriebe - transparente Finanzplanung für bessere Mobilität
90 Millionen Menschen nutzen jedes Jahr die Trams und Busse der Basler Verkehrs-Betriebe (BVB). Um die mehrjährige Finanzplanung und das Controlling für das ganze Unternehmen effizient und transparent abzuwickeln, setzen die BVB auf SAP S/4HANA und SAP Analytics Cloud.
(Quelle: Basler Verkehrs-Betriebe)
Die BVB (Basler Verkehrs-Betriebe) ist das einzige kommunale Verkehrsunternehmen weltweit, das in drei Ländern tätig ist: nach Deutschland fahren Basels Trams und Busse, nach Frankreich gelangen die Passagiere ebenfalls per Tram. Jeden Tag fährt die Flotte aus 9 Tramlinien und 13 Buslinien eine Strecke, die einmal um die ganze Welt reichen würde. Jährlich werden insgesamt 90 Millionen Menschen transportiert.
Der Einsatz dieser Tram- und Buslinien muss ebenso akkurat geplant werden wie zahlreiche Bauvorhaben und Anschaffungen. Beispielsweise sollen alle Busse bis 2027 durch elektrisch betriebene Modelle ersetzt werden. Die Planung von 15'000 Planungsobjekten vom Projektstrukturplan bis zur Kostenstelle führt zu komplexen Prozessen und somit hohen Anforderungen an die IT. Die vorherige Systemwelt mit zusätzlich aufgebauten Schattensystemen kam mit der Zeit an ihre Grenzen: es entstanden umständliche Prozesse mit viel Abstimmaufwand und langwierige Planungszyklen und die erforderliche Transparenz konnte nicht mehr gewährleistet werden. Aus diesen Gründen entschied sich die BVB für ein neues Standard-System von SAP, das gemeinsam mit dem Partner NOVO Business Consultants geplant und realisiert wurde.
Der Einsatz dieser Tram- und Buslinien muss ebenso akkurat geplant werden wie zahlreiche Bauvorhaben und Anschaffungen. Beispielsweise sollen alle Busse bis 2027 durch elektrisch betriebene Modelle ersetzt werden. Die Planung von 15'000 Planungsobjekten vom Projektstrukturplan bis zur Kostenstelle führt zu komplexen Prozessen und somit hohen Anforderungen an die IT. Die vorherige Systemwelt mit zusätzlich aufgebauten Schattensystemen kam mit der Zeit an ihre Grenzen: es entstanden umständliche Prozesse mit viel Abstimmaufwand und langwierige Planungszyklen und die erforderliche Transparenz konnte nicht mehr gewährleistet werden. Aus diesen Gründen entschied sich die BVB für ein neues Standard-System von SAP, das gemeinsam mit dem Partner NOVO Business Consultants geplant und realisiert wurde.
Fehlende Transparenz, langfristige Planungszyklen
Ziel war es, für die Basler Verkehrs-Betriebe eine verlässliche Planung aller Projekte und der gesamten Finanzen zu implementieren. Als öffentlicher Betrieb, dessen Projekte mit öffentlichen Geldern finanziert werden, muss die BVB nicht nur dem Verwaltungsrat Rechenschaft ablegen, sie steht auch in einer Auskunfts- und Nachweispflicht gegenüber verschiedenen Stakeholdern wie dem Amt für Mobilität sowie dem Kanton, dem Bund und ausländischen Behörden. Dies erfordert jederzeit präzise Zahlen zu allen Finanzangelegenheiten, eine ausführliche Dokumentation sowie eine effiziente Organisation sämtlicher Projekte und deren Finanzplanung.
Ziel war es, für die Basler Verkehrs-Betriebe eine verlässliche Planung aller Projekte und der gesamten Finanzen zu implementieren. Als öffentlicher Betrieb, dessen Projekte mit öffentlichen Geldern finanziert werden, muss die BVB nicht nur dem Verwaltungsrat Rechenschaft ablegen, sie steht auch in einer Auskunfts- und Nachweispflicht gegenüber verschiedenen Stakeholdern wie dem Amt für Mobilität sowie dem Kanton, dem Bund und ausländischen Behörden. Dies erfordert jederzeit präzise Zahlen zu allen Finanzangelegenheiten, eine ausführliche Dokumentation sowie eine effiziente Organisation sämtlicher Projekte und deren Finanzplanung.
“Uns war wichtig, ERP- und Planungslösung eng zu integrieren. Nur so lässt sich maximale Transparenz erreichen.„
Daniel Mangani, CFO, Basler Verkehrs-Betriebe
Der Paradigmenwechsel
Mit den vorherigen Softwarelösungen war es nicht möglich, die erforderlichen Einblicke gesamthaft und in kurzer Zeit bereitzustellen. Für die BVB waren nicht kleinere Korrekturen und Ergänzungen des bestehenden Systems die richtige Lösung, sondern eine Geschäftstransformation. Um die hohen Kosten des alten Systems zu reduzieren und auch von Papierdokumenten und von Excel möglichst wegzukommen und insgesamt mobiler zu werden, entschied man sich mit der Softwarelösung SAP S/4HANA für eine Lösung auf dem SAP-Standard. Auf Modifikationen verzichtete man bewusst.
Die Basler Verkehrs-Betriebe erarbeiteten zusammen mit den SAP-Experten von NOVO Business Consultants eine neue Geschäftsanordnung, die die Finanzplanung und das Controlling transparenter machen sollten. Die gesamte Planung wurde hinterfragt und neu gedacht und die Prozesse funktionsübergreifend organisiert. Mitarbeiter*innen aus allen Fachbereichen sollten eng in die Ein- und Mehrjahresplanung eingebunden werden.
Die Herausforderungen
Durch den gewählten Greenfield-Ansatz entstand ein relativ hoher Initialaufwand – etwa für die aufwändige Planung der Prozesse oder die Bereinigung der Stammdaten vor der Migration sowie deren Anpassung an die neuen Strukturen. Danach musste alles unterbrechungsfrei während des Tagesgeschäfts umgesetzt und migriert werden können.
Ebenso war ein professionelles Change Management über alle Hierarchieebenen hinweg notwendig. Bewusstsein und Verständnis für die neuen Prozesse und das neue System wurden mit entsprechend intensiver Kommunikation vermittelt. Schliesslich veränderte sich der Arbeitsalltag und die Routinen vieler Mitarbeiter*innen mit dieser Umstellung – auch hinsichtlich der Aufgaben und Kompetenzen.
Mit den vorherigen Softwarelösungen war es nicht möglich, die erforderlichen Einblicke gesamthaft und in kurzer Zeit bereitzustellen. Für die BVB waren nicht kleinere Korrekturen und Ergänzungen des bestehenden Systems die richtige Lösung, sondern eine Geschäftstransformation. Um die hohen Kosten des alten Systems zu reduzieren und auch von Papierdokumenten und von Excel möglichst wegzukommen und insgesamt mobiler zu werden, entschied man sich mit der Softwarelösung SAP S/4HANA für eine Lösung auf dem SAP-Standard. Auf Modifikationen verzichtete man bewusst.
Die Basler Verkehrs-Betriebe erarbeiteten zusammen mit den SAP-Experten von NOVO Business Consultants eine neue Geschäftsanordnung, die die Finanzplanung und das Controlling transparenter machen sollten. Die gesamte Planung wurde hinterfragt und neu gedacht und die Prozesse funktionsübergreifend organisiert. Mitarbeiter*innen aus allen Fachbereichen sollten eng in die Ein- und Mehrjahresplanung eingebunden werden.
Die Herausforderungen
Durch den gewählten Greenfield-Ansatz entstand ein relativ hoher Initialaufwand – etwa für die aufwändige Planung der Prozesse oder die Bereinigung der Stammdaten vor der Migration sowie deren Anpassung an die neuen Strukturen. Danach musste alles unterbrechungsfrei während des Tagesgeschäfts umgesetzt und migriert werden können.
Ebenso war ein professionelles Change Management über alle Hierarchieebenen hinweg notwendig. Bewusstsein und Verständnis für die neuen Prozesse und das neue System wurden mit entsprechend intensiver Kommunikation vermittelt. Schliesslich veränderte sich der Arbeitsalltag und die Routinen vieler Mitarbeiter*innen mit dieser Umstellung – auch hinsichtlich der Aufgaben und Kompetenzen.
“Die Kombination von SAP Analytics Cloud und SAP S/4HANA ist ein wesentlicher Baustein unserer digitalen Finanztransformation und die Voraussetzung dafür, innovativ zu bleiben.„
Hans-Peter Güntert, Controller/Projektleiter, Basler Verkehrs-Betriebe
Stärkeres Business mit mehr Effizienz und Transparenz
Die Vorteile der gewählten Strategie zeigten sich schon bald. So konnte das Projekt termingerecht und mit verhältnismässig einfacher Integration der Umsysteme abgeschlossen werden. Der kompetente Partner NOVO Business Consultants verfügt über langjährige Erfahrung und die erforderliche Expertise. Er konnte das neue ERP lückenlos integrieren und neu auch SAP Analytics Cloud (inkl. Planning) implementieren.
Dank dieser neuen Analyse-Lösung, die mit spezifischen Funktionen gemäss den Anforderungen der BVB erweitert wurde, konnten eine maximale Transparenz, effiziente Planungsprozesse sowie bessere Entscheidungsgrundlagen erreicht werden. Das Resultat der umfassenden Erneuerung stellte die BVB vollends zufrieden. Nicht nur sind heute schnellere Einblicke in die Kostenzusammensetzung, präzisere Finanzprognosen und eine höhere Transparenz gegenüber den Stakeholdern möglich, sondern es entstehen auch weniger Fehler durch den Wegfall von externen Schnittstellen. Es ist gelungen, vorhandene Silos zu eliminieren und ein zukunftsfähiges System aufzusetzen.
Weiter wurde mit dem SAP Mobile Asset Manager eine mobile Lösung für eine zeitgemässe, effiziente Instandhaltung der 135 Trams und 115 Busse implementiert. Diese ermöglicht eine sichere und stabilere Nachweisführung, Zeiterfassung und elektronische Checkliste für Instandhaltungstätigkeiten der Fahrzeuge mittels mobiler Endgeräte.
Die Vorteile der gewählten Strategie zeigten sich schon bald. So konnte das Projekt termingerecht und mit verhältnismässig einfacher Integration der Umsysteme abgeschlossen werden. Der kompetente Partner NOVO Business Consultants verfügt über langjährige Erfahrung und die erforderliche Expertise. Er konnte das neue ERP lückenlos integrieren und neu auch SAP Analytics Cloud (inkl. Planning) implementieren.
Dank dieser neuen Analyse-Lösung, die mit spezifischen Funktionen gemäss den Anforderungen der BVB erweitert wurde, konnten eine maximale Transparenz, effiziente Planungsprozesse sowie bessere Entscheidungsgrundlagen erreicht werden. Das Resultat der umfassenden Erneuerung stellte die BVB vollends zufrieden. Nicht nur sind heute schnellere Einblicke in die Kostenzusammensetzung, präzisere Finanzprognosen und eine höhere Transparenz gegenüber den Stakeholdern möglich, sondern es entstehen auch weniger Fehler durch den Wegfall von externen Schnittstellen. Es ist gelungen, vorhandene Silos zu eliminieren und ein zukunftsfähiges System aufzusetzen.
Weiter wurde mit dem SAP Mobile Asset Manager eine mobile Lösung für eine zeitgemässe, effiziente Instandhaltung der 135 Trams und 115 Busse implementiert. Diese ermöglicht eine sichere und stabilere Nachweisführung, Zeiterfassung und elektronische Checkliste für Instandhaltungstätigkeiten der Fahrzeuge mittels mobiler Endgeräte.
