Schrittweise Dynamisierung der europäischen Wirtschaft

Das Kernstück der digitalen Agenda der Europäischen Union bilden einhundert geplante Massnahmen, die sich auf die Verbesserung des digitalen Binnenmarkts der EU, Vertrauen und Sicherheit sowie die Entwicklung von IKT-Kompetenzen erstrecken.  Die Verwirklichung von nur einem dieser Punkte könnte umfassende positive Auswirkungen auf die Wettbewerbsfähigkeit von Europa und schliesslich das europäische Wirtschaftswachstum haben. Januar 2013 markiert einen wichtigen Meilenstein für eine Schlüsselmassnahme der Digitalen Agenda. Dann endet die Frist für die Einführung einer gesetzlichen Regelung durch die Mitgliedstaaten, sodass elektronische und papiergestützte Rechnungen gleich behandelt werden und damit eines der Hindernisse für eine europaweite Einführung der elektronischen Rechnungsstellung (E-Invoicing) beseitigt wird. Es wird geschätzt, dass nach der Annahme die Unternehmen in Europa durch eine elektronische Rechnungsstellung erhebliche Einsparungen erzielen werden, wobei im Zwischenbericht der Sachverstndigengruppe fr die elektronische Rechnungstellung der Europischen Kommission die jährlichen Kosteneinsparungen mit 200 Mrd. EUR veranschlagt werden. Diese Mittel können stattdessen zur Förderung von Innovationen, Unterstützung des Wachstums der Unternehmen und als Beitrag für eine gesündere Wirtschaft eingesetzt werden. Der Europischen Kommission zufolge zahlen die Unternehmen etwa 1,40 EUR für eine Rechnung in Papierform, während die Kosten für eine elektronische Rechnung nur etwa 0,40 EUR betragen. Angesichts der Milliarden von Rechnungen, die jedes Jahr in Europa versendet werden, kann die erfolgreiche Einführung der elektronischen Rechnungsstellung für die Wirtschaft bahnbrechend sein.  Der Einsatz von Technologie zur Verbesserung von Geschäftsprozessen wie die Rechnungsstellung kann nicht nur dazu beitragen, die Kosten zu senken, sondern auch die Effizienz der gesamten Lieferkette verbessern. Mit der elektronischen Rechnungsstellung treten bei den Unternehmen weniger Fälle eines Zahlungsverzugs auf, es werden Druck- und Portokosten gespart und ein automatisiertes und integriertes System für effiziente Prozesse eingeführt.  Darüber hinaus können erhebliche Umweltverbesserungen erzielt werden, nicht nur durch die Verwendung von weniger Papier, sondern auch durch eine Senkung der Energiekosten für die Beförderung der Rechnungen. Gemäss dem Zwischenbericht der Sachverständigengruppe für die elektronische Rechnungsstellung können allein durch die elektronische Rechnungstellung bis zu 3 Mio. Tonnen CO2-Emissionen jedes Jahr in Europa gespart werden.  Die EU fördert daher die Initiative zur europaweiten Harmonisierung der Standards für die Rechnungstellung bis zum nächsten Jahr. Bis 2020 möchte die Kommission erreichen, dass die elektronische Rechnungsstellung die vorrangige Form der Rechnungsstellung in Europa ist. Heute allerdings sind die meisten europäischen Unternehmen bei Weitem noch nicht dafür vorbereitet. Trotz der allgemeinen Verfügbarkeit von Technologien schätzt das Beratungsunternehmen Billentis, dass nur 15 Prozent der Organisationen in Europa über einen Prozess für die elektronische Rechnungsstellung verfügen.  Für zahlreiche Unternehmen, die eine Umstellung von einer papiergestützten zu einer elektronischen Rechnungsstellung planen, bestehen nach wie vor Hindernisse für die Einführung eines vollständig digitalisierten Prozesses. Dabei scheinen die wichtigsten Hemmnisse das Fehlen von technologischem Fachwissen oder Kompetenzen, das begrenzte Vertrauen in die Sicherheit digitalisierter Daten und die fehlende Akzeptanz von Lieferanten und Kunden zu sein, die noch nicht bereit sind, auf Papiersysteme zu verzichten.  Im Wesentlichen muss bei der Digitalen Agenda berücksichtigt werden, dass Unternehmen nicht einfach über Nacht eine Umstellung von einer papiergestützten zu einer digitalen Rechnungsstellung vornehmen können.  Tatsächlich muss die Umstellung zu einer elektronischen Rechnungsstellung in mehreren Phasen erfolgen und daher benötigt ein Unternehmen einen Prozess, um papiergestützte und elektronische Rechnungen gleichzeitig zu verwalten, während das Unternehmen, seine Kunden und Lieferanten die Umstellung zu einem digitalen Arbeitsumfeld vornehmen. Dies kann für viele Organisationen eine Herausforderung darstellen, ungeachtet des Volumens an Rechnungen, die verarbeitet werden.  Da die Frist in knapp einem Jahr endet, ist eine grössere Sensibilisierung für die für die Organisationen verfügbaren Dienste für die Durchführung der Umstellung erforderlich.  Der intelligente Rechnungsstellungsservice von RICOH (i-Invoicing) wurde unter Berücksichtigung dieser Herausforderung konzipiert. Er ermöglicht den Unternehmen eine einfache Verwaltung von papiergestützten und digitalen Rechnungen über eine einzelne Plattform. Dadurch werden Vorteile durch Kosteneinsparungen und Umweltverbesserungen aufgrund des Verbrauchs von weniger Papier erzielt.  Der gesamte Service ? die Verwaltung von Rechnungen in elektronischer Form, papiergestützter Form oder einer Kombination aus beidem ? wird durch die Document Process Outsourcing Division von RICOH bereitgestellt, sodass sich eine Organisation auf ihr Kerngeschäft konzentrieren kann und gleichzeitig Rechnungsstellungstermine eingehalten werden.    Insbesondere kleinere Unternehmen sind häufig nicht für eine Umstellung auf eine elektronische Rechnungsstellung oder andere digitale Prozesse vorbereitet.  In einem vor Kurzem erschienenen Bericht der Association of Chartered Certified Accountants (ACCA), einer internationalen Einrichtung von Rechnungslegungsexperten, wurde bestätigt, dass KMU, die etwa 99 Prozent der europäischen Unternehmen ausmachen, nur zögerlich digitale Lösungen einführen. Daher müssen mehr Anstrengungen unternommen werden, um sie bei der bestmöglichen Nutzung von Technologie zu unterstützen. Damit sind wir wieder bei der Digitalen Agenda, bei der viele der einhundert einzelnen Massnahmenpunkte miteinander verknüpft sind. Ohne die Förderung von IKT-Kompetenzen in den Unternehmen, die Einführung von Hochgeschwindigkeits-Breitbandverbindungen oder die Steigerung des elektronischen Handels in Europa ? um nur drei der einhundert Punkte zu nennen ? werden viele Unternehmen weiterhin nur zögerlich mit dem technologischen Wandel Schritt halten und ihr Geschäft wie gewohnt weiterführen. Um das Wachstum zu unterstützen, muss Europa weiter die Digitale Agenda vorantreiben und den Weg bereiten, damit die positiven Auswirkungen von Technologien auf die Wirtschaft umfassend realisiert werden können.  Seit zwei Jahrzehnten sind Unternehmen der Informations- und Kommunikationstechnologie (IKT) massgeblich für das Wirtschaftswachstum in Europa. Noch wichtiger ist jedoch, dass IKT-Lösungen auch eine Grundvoraussetzung für Wachstum in allen anderen Industriesektoren bilden, wobei Technologien auch für die neuesten Entwicklungen in Bereichen wie Gesundheitswesen, Transport, Medien und Produktion ausschlaggebend sind. Wir sind davon überzeugt, dass der IKT-Sektor ein Schlüsselfaktor für die wirtschaftliche Erholung sein wird, nicht nur in Europa, sondern weltweit, sofern die Unternehmen stärker bereit sind, ihre geschäftskritischen Dokumentprozesse als wichtigen Teil ihrer grundlegenden Geschäftsstrategien zu verbessern.  Die Digitale Agenda ist auf dem richtigen Weg, um die Rechnungsstellung in das digitale Zeitalter zu führen. In weniger als einem Jahr werden die EU-Mitgliedstaaten harmonisierte Standards eingeführt haben und damit wird ein wesentliches Hindernis für Unternehmen beseitigt sein, die von dem enormen Kosteneinsparungspotenzial durch den Einsatz von Technologie profitieren möchten. Da der Countdown läuft, müssen sich grosse und kleine Unternehmen in Europa jetzt darauf vorbereiten und Technologien aufgreifen, um Milliarden von Euro jedes Jahr zu sparen. Mehr Informationen unter http://www.ricoh.ch/de/thoughtleadership