23.04.2009, 11:27 Uhr
Lokale Infoveranstaltung klärt Bündner Unternehmer über die rechtskonforme Ablage elektronischer Ges
Bündner Unternehmer werden am 6. und 7. Mai 2009 die einmalige Gelegenheit haben, sich an einer von Canon und informatica organisierten Veranstaltung aus erster Hand über den rechtskonformen Umgang und die Archivierung elektronischer Dokumente zu informieren. Spezialisten werden bei den Events in Chur und Ilanz aufzeigen, wie Firmen ihre IT-Infrastruktur schrittweise für die Zukunft rüsten können, um künftig ihre Dokumente rechtlich und richtig ablegen zu können.
Viele unternehmensrelevante Dokumentdaten müssen vielfach schon aus rechtlichen Gründen auch zu einem späteren Zeitpunkt wieder aufgefunden werden können. Mit modernen Dokumentenverwaltungssystemen (DMS) wird Archivieren leicht gemacht, denn die angebotenen Systeme garantieren beim Erfassen, Klassifizieren, Suchen und Ablegen von Daten grösstmögliche Benutzerfreundlichkeit. Immer wichtiger wird zudem die Archivierung von E-Mails. Dokumentenverwaltungslösungen – beispielsweise von Canon – unterstützen in dieser Hinsicht die Systeme von Microsoft und Lotus Notes. Damit sich Veränderungen im Archiv nachvollziehen lassen, wird jede einzelne Modifikation im System mit einer digitalen Signatur versehen. So ist eine optimale Sicherheit und Kontrolle heikler Unternehmensinformationen jederzeit gewährleistet.
Dokumentenverwaltung auch für kleine Unternehmen wichtig
Während sich grosse Unternehmen Dokumentenmanagement-Systeme so zu Eigen gemacht haben, dass sie deren Entwicklung mitprägen, fallen viele kleinere Unternehmen zurück. Als kleines Unternehmen ist es leicht, vom Tagesgeschäft absorbiert zu werden. Oft erkennen sie, dass Verbesserungen zwar notwendig sind, besitzen aber nicht die Zeit oder den Luxus einer langfristigen Perspektive zu deren Umsetzung. In vielen Fällen haben sie keinen Zugang zu fachlicher Technologieberatung, da sie häufig nicht über eine ausgewiesene IT-Abteilung verfügen. Zusätzlich gibt es das Missverständnis, dass kleine Unternehmen keine DMS benötigen, da sie nicht im grossen internationalen oder globalen Massstab tätig sind. Die Zeit, die damit verbracht wird nach falsch abgelegten Dokumenten zu suchen, wird jedoch Auswirkungen haben auf die Produktivität eines jeden Unternehmens, ob gross oder klein.
Diese Erwägungen werden allerdings von der zentralen Sorge kleiner Unternehmen in den Schatten gestellt – den Kosten. Die wahrgenommenen Kosten der Einführung eines DMS können Management-Teams davon abhalten, sich zu Änderungen zu entschliessen. Aber Dokumentenmanagement-Lösungen sind skalierbar und zu entsprechend unterschiedlichen Preisen zu haben. Ihre Vorteile entfalten sie unabhängig von der Grösse. Nur diejenigen Unternehmen, die den Nutzen von DMS verstehen, werden sich für Veränderungen entscheiden.
Veranstaltung thematisiert rechtskonformen Umgang mit Dokumenten
Zusammen mit der IT Rechtsberaterin Maria Winkler werden informatica ag und die Canon (Schweiz) AG bei den Infoveranstaltungen vom 6. und 7. Mai 2009 mögliche Lösungsansätze für Unternehmen vorstellen. Gerade für Spitäler und Bildungsinstitute ist ein rechtskonformer Umgang mit Dokumenten besonders wichtig. Die Veranstaltungen finden daher direkt bei der betroffenen Zielgruppe – im Regionalspital Ilanz sowie in der ibW höhere Fachschule Südostschweiz in Chur – statt. Interessierte Unternehmen können sich ab sofort unter www.informatica.ch/go/infoveranstaltung online für einen der beiden Events anmelden.
Pressemitteilung [pdf], Termine und Informationen über informatica ag:
