Transparenz dank Information

Der Autor ist Head of Business Management bei Sage Schweiz AG. Langfristig erfolgreich ist ein Unternehmen in der Regel nur, wenn alle Prozesse zielgerichtet, koordiniert und kontrolliert ablaufen, sprich wenn Führung, Planung und Controlling eng zusammenarbeiten. Der Führung obliegt die strategische Gestaltung des Unternehmens, in der Planung geht es um die operativen Massnahmen, das Controlling liefert die Informationen zur Zielüberprüfung. Soweit die Theorie. In der Praxis zeigt sich sehr schnell, ob Führung, Planung und Controlling gut oder schlecht sind. Doch wie erkennt man, wo etwas schiefläuft? Um die Ursachen schnell und fundiert analysieren zu können, ist Transparenz in allen Bereichen nötig – in den Zielvorgaben genauso wie in der Planung, im Vertrieb wie im Marketing, bei der Warenverfügbarkeit und Produktion wie im Preis- und Kostenmanagement.

Vier Faktoren erschweren dabei den Durchblick: Der Wachstumsfaktor: Wachstum ist nicht immer nur förderlich. Gerade junge aufstrebende Unternehmen stossen schnell an ihre Grenzen, wenn sich die Prozesse zu langsam an die neuen Begebenheiten anpassen und die IT-Infrastruktur der wachsenden Unternehmensgrösse nicht gerecht wird. Der Zeitfaktor: Just-in-time-Produktionen erfordern minutengenaue Lieferplanungen, E-Mail und Social Media verkürzen Kommunikations- und Abstimmungsprozesse und verlangen schnelle Entscheidungen. Aktuelle Informationen müssen sofort zur Verfügung stehen, ohne zuerst bei Dritten angefragt oder selbst von Hand zusammengestellt werden zu müssen. Der Ortsfaktor: Immer mehr Unternehmen verfügen heute über dezentrale Strukturen. Daten und Informationen werden an verschiedenen Orten erfasst, verarbeitet und gespeichert. Bei internationalen Unternehmen kommt erschwerend hinzu, dass Informationen über Landesgrenzen hinweg erfasst werden müssen. In der Praxis zeigt sich, dass Transparenz insbesondere auf internationaler Ebene eine besondere Herausforderung darstellt. Der Systemfaktor: In vielen Unternehmen ist die IT-Infrastruktur ein gewachsenes Gebilde aus teils inkompatiblen Bestandteilen. Daten müssen in die Insellösung manuell eingegeben werden und aufgrund mangelnder Schnittstellen entstehen Medienbrüche. Zudem fehlen in heterogenen Umgebungen Auswertungsmöglich­keiten über die gesamte Systemlandschaft, wodurch Informationsdefizite entstehen. Erschwerend kommt hinzu, dass immer häufiger moderne Technologiekonzepte wie Cloud Computing oder SaaS (Software as a Service) mit klassischen Lösungen kombiniert werden, was die Heterogenität der Landschaft nochmals erhöht. Eine von Sage in Auftrag gegebene Umfrage in deutschen Handels- und Industrieunternehmen mit 100 bis 1000 Mitarbeitenden hat ergeben, dass in vielen mittleren und grösseren Unternehmen die Informationsgewinnung zu einem grossen Teil nach wie vor mit manuellem Aufwand verbunden ist (vgl. Grafik). Die Studie zeigt zwar auch, dass der Software-Einsatz – oft mit standardisierten Produkten – sehr hoch ist. In Industrieunternehmen sind die Prozesse in der Beschaffung und Produktion ebenso automatisiert wie in den Handelsunternehmen das Auftragswesen und die Warenbewirtschaftung. Dies gilt auch für das Finanzwesen. Deutlich geringer ist der Software-Einsatz aber im Kundenbeziehungsmanagement. Wenig genutzt werden auch Business-Intelligence-Funktionen. Beides Tools, die in unseren heutigen Nachfragemärkten wichtige Informationsgrundlagen liefern. Lesen Sie auf der nächsten Seite: Kriterien für ein ERP-System

Ohne ein durchgängiges Enterprise-Resource-Planning-System (ERP) lassen sich Unternehmen nicht mehr erfolgreich führen. Auf was sollte beim Ausbau oder bei der Neuanschaffung eines  solchen Systems geachtet werden? Folgende Kriterien geben Anhaltspunkte: Einheitlich und analysentauglich: Um eine ERP-Lösung als Informationssystem einsetzen zu können, muss diese sämtliche für das Unternehmen relevante Bereiche einschliessen. Jede Führungskraft erhält aufgrund ihrer Rolle den entsprechenden Zugang zu den Informationen, wobei der Informationsbedarf stark variiert. Heute reicht eine reine Statusabfrage nicht mehr aus, um die Geschäfte proaktiv zu lenken. Gefragt sind Analysen, die komplexe Zusammenhänge erkennen lassen, um die richtigen Rückschlüsse ziehen zu können. Hier helfen Business-Intelligence-Funktionen (BI). Ein BI-System deckt schlecht gepflegte Daten und administrative Lücken auf und zeigt, wo ein Unternehmen Geld verdient oder bei welchen Artikeln es draufzahlt. Konkretes Beispiel: Ein Verarbeiter von Agrarerzeugnissen fand dank BI heraus, dass grosse gekochte Kartoffeln im Winter deutlich schlechter laufen als im Sommer, wenn diese fürs Grillieren verwendet werden. In der Folge hat er nicht in absatzfördernde Massnahmen für diese Produkte investiert, sondern in die Produktion von im Winter gefragten Conve­nience-Produkten wie gekochte Randen. BI-Systeme verfügen aber auch über Planungsfunktionalitäten. Mithilfe von Simulationen lassen sich die Auswirkungen (sog. Key Performance Indicators, KPI) auf die Ergebnisse berechnen, indem einzelne Erfolgsfaktoren verändert werden. International und wachstumstauglich: Für international tätige Unternehmen ist es wichtig, dass die ERP-Lösung die Informationen auch länderübergreifend verarbeitet und zugänglich macht, etwa welche Absätze mit welchen Produkten in welchen Ländern erzielt werden können. Dies führt zu einem optimierten Bestands- und Beschaffungsmanagement. Grenzenlos: Tablets und Smartphones verbreiten sich in rasender Geschwindigkeit. Immer mehr Führungskräfte, die viel unterwegs sind, arbeiten mit einem Tablet. Gerade Handelsunternehmen – auch das hat die Studie ergeben – haben grosses Interesse an der Anbindung von Smartphones an das ERP-System. Wird mobilen Mitarbeitern der Zugang zu den Daten über einen Webbrowser geboten, können sich beispielsweise Aussendienstmitarbeiter und regionale Zweigstellen an das vorhandene ERP-System anschliessen, ohne dafür eine spezielle Infrastruktur zu benötigen. Für den Handel bedeutet grenzenloser Zugang, dass diese ihre Kassensysteme am Point of Sale online an das EPR-System anbinden können. So lassen sich Lager­bestände abrufen, Reklamationen und Servicevorgänge abwickeln, Bestellungen auslösen, Zahlungseingänge für Aufträge mit Rechnung verbuchen und vieles mehr. Die Anbindung aller Filialen erlaubt die vollständige Transparenz über Bestände und Abverkäufe der einzelnen Filialen. Lesen Sie auf der nächsten Seite: Beispiel Airport Casino Basel

Das Beispiel des Airport Casino Basel zeigt exemplarisch, wie ERP-Lösungen heute als Informa­tionssysteme funktionieren. Das Unternehmen verfügt neben dem Casino auch über Gastro- und Hoteleinrichtungen. Wo im wahrsten Sinne Geld im Spiel ist, gelten strenge Vorschriften. Für die Verantwortlichen gehören ein hoher Qualitätsstandard und die strikte Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben der Eidgenössischen Spielbankenkommission zum obersten Gebot. Mit dem einheitlichen ERP-System in allen Unternehmensbereichen, an das auch die Kassensysteme der Gastrobetriebe und eine Hotel-Software angeschlossen sind, wurde eine einheitliche Informationsplattform geschaffen. Dank der vollständigen Datenintegration haben die jeweiligen Spartenverantwortlichen Zugriff auf ihre Daten. Gleichzeitig erfordert der Casino-Betrieb ein engmaschiges Controlling. Dank der integrierten BI-Komponenten lassen sich die Informationen entsprechend den jeweiligen Bedürfnisse schnell aufbereiten und unternehmensstrategische Entscheidungen unter Einbezug des gesamten Zahlen- und Datenmaterials fällen. Unternehmensführung braucht Information, wobei der heutige Bedarf nur noch mit durchgängiger Datenintegrität gewährleistet werden kann. Standardisierte ERP-Systeme mit integriertem BI bringen die erforderliche Transparenz in unternehmerische Handlungen und ebnen so den Weg zum Wachstum.

Checkliste: Wie transparent ist Ihr Unternehmen?

- Steht Ihnen jederzeit eine geeignete Informationsbasis für Ihre Entscheidungsfindung zur Verfügung?
- Benötigen Sie lange, um diese Informationsgrundlagen zu erhalten?
- Können Sie auf einen Blick die wichtigsten Aussagen mithilfe von Grafiken erkennen oder müssen Sie diese beispielsweise aus Tabellen heraussuchen?
- Wie hoch ist der manuelle Anteil bei der Informationsverarbeitung in Ihrem Unternehmen?
- Haben Sie die Möglichkeit, auch ganz individuelle Informationsabfragen zu tätigen?
- Entstehen im Unternehmen häufig Fehler durch die doppelte Dateneingabe in mehreren Systemen?
- Kommt es vor, dass Liefer- oder Zahlungsengpässe entstehen, die Ursachen jedoch nicht genau bekannt sind?
- Ermöglicht Ihr System, Informationen aus allen Niederlassungen – auch ausländischen – zu konsolidieren?