Raus aus der Grauzone

Der Autor ist Sales & Marketing Manager bei der Brainware Solutions AG, der Schweizer Niederlassung der Brainware Gruppe Ohne entsprechende Werkzeuge lässt sich längst nicht mehr nachvollziehen, wann welche Software in welchem Umfang eingesetzt wird und ob die erforderlichen Lizenzen vorhanden sind. Viel zu dynamisch sind die IT-Umgebungen, viel zu komplex die Lizenzierungsmodelle der unterschiedlichen Hersteller. Wenn dann auch noch virtualisierte Umgebungen hinzukommen, in denen Desktops «on demand» erzeugt und mit Applikationen versorgt werden, wird es vollends unübersichtlich. Dieser Situation begegnen Unternehmen mit drei unterschiedlichen Strategien. Der erste Weg ist eine bewusste Überlizenzierung nach dem Motto «sicher ist sicher». Diese Strategie ist zwar rechtlich sauber, führt aber zu unnötigen Kosten. Das ist auch ein wesentlicher Grund dafür, dass das Lizenz­management zu den wenigen Themenfeldern in der IT zählt, in denen sich ein valider ROI (Return on Investment) berechnen lässt. Die zweite Strategie besteht darin, nichts zu tun. Das Thema wird schlicht ausgeblendet oder «nach Gefühl» eingeschätzt. Ein leider weit verbreiteter Ansatz, der gleich zwei Risiken birgt: Kosten und Lizenzverstösse. Teure Über­lizenzierungen bleiben so unerkannt. Wird man aber erst einmal bei einer Unterlizenzierung ertappt, kostet das nicht nur Geld für Nach­lizenzierung und Strafen, sondern kann auch noch rechtliche Folgen und einen Imageverlust nach sich ziehen. Die dritte Methode wird immer noch in viel zu wenigen Unternehmen konsequent umgesetzt: IT-gestütztes Lizenzmanagement. Richtig gemacht, ist damit jederzeit erkennbar, ob das Unternehmen ausreichend lizenziert ist. Auf der anderen Seite vermeidet man aber  auch eine Überlizenzierung – die Lizenzierung bewegt sich sozusagen immer knapp im legalen Bereich.

Lizenzmanagement richtig gemacht Es ist im Grunde nicht sonderlich schwierig, ein Lizenzmanagement in Unternehmen umzusetzen. Letztlich geht es nur darum, die vorhandenen Lizenzverträge mit dem Ist-Zustand der Nutzung von Software abzugleichen. Zweck ist sicherzustellen, dass es eine möglichst gute Überdeckung und im schlechtesten Fall eine minimale Überlizenzierung gibt. Tatsächlich bedingt diese Aufgabe aber das Zusammenspiel einer Reihe von Modulen und Komponenten. Das beginnt beim Vertragsmanagement, mit dem die relevanten Verträge rund um die Software und deren Wartung erfasst werden. Dazu muss bekannt sein, wo diese Software zugeordnet ist und wer in der Organisation welche Lizenzen verwaltet. Es ist also auch eine or­ganisatorische Sichtweise nötig, um das Lizenzmanagement in komplexeren IT-Strukturen erfolgreich umsetzen zu können. Das ist aber nur die eine Seite. Auf der anderen Seite geht es um den Ist-Zustand, also die wirkliche Nutzung von Software. Das erfordert ein Assetmanagement, das genaue und verlässliche Informationen darüber liefert, auf welchen Systemen welche Software im Einsatz ist. Ein solches richtig zu implementieren, ist keineswegs einfach, weil durch die unterschiedlichen Lizenzmodelle der Hersteller eine grosse Zahl unterschiedlicher Informationen erfasst werden muss, die gerade bei den grösseren Herstellern häufig ausgesprochen komplex sind. Dass auch entsprechende Reporting­funktionen zu einem guten Lizenzmanagement gehören, versteht sich von selbst. Denn eine übersichtliche Darstellung hilft, den Status zu erkennen und Probleme zu beseitigen. Darüber hinaus braucht es aber auch Anbindungsmöglichkeiten zu Mailsystemen oder andere Ansätze für das Versenden von Warnungen und zu CMDBs (Configuration Management Databases), um Informationen austauschen zu können.

Differenziertes Assetmanagement Die wichtigsten Differenzierungskriterien zwischen den verschiedenen Lizenzmanagementlösungen betreffen folgende zwei Bereiche: Wichtig ist erstens die Integration mit einem professionellen Vertragsmanagement und zweitens die Fähigkeit, den Ist-Zustand in der Nutzung von Software abzubilden. Letzteres, also ein optimiertes Assetmanagement, erfordert eine sehr differenzierte Identifika­tion nicht nur von installierter Software, sondern auch von umfangreichen Hardware-Eigenschaften und der Nutzung von Software zur Laufzeit. Schon die Identifikation von Software ist alles andere als trivial. Denn die ausführbare Datei (anwendung.exe) alleine reicht nicht aus, um eine installierte Software auszumachen. Es geht darum, Kombinationen von Dateien auf Basis von Dateidaten, Dateigrössen und anderen Kriterien zu vergleichen, Registry-Einträge einzubeziehen sowie viele weitere Informationen zu erfassen und intelligent zu verknüpfen, um schlussendlich eindeutig die Software-Versionen feststellen zu können. Das lässt sich nur auf Basis einer umfassenden, aktuellen Software-Datenbank realisieren – gute Kataloge kennen heute weit über 100000 verschiedene Varianten von Software. Um auch eine benutzerbezogene Lizenzierung abbilden zu können, müssen verschiedene Datei- und Registry-Pfade ausgewertet werden können. Zusammen mit der Beobachtung zur Laufzeit einschliesslich dessen, was auf virtuellen Maschinen geschieht, entsteht so ein vollständiges, umfassendes und korrektes Bild zur aktuellen Lizenznutzung. Die hohe Datenqualität der Informationen ist dabei ein kritischer Erfolgsfaktor für das Lizenzmanagement – das Ergebnis darf weder eine vermeintliche Sicherheit noch eine unnötige Überlizenzierung sein.

Lizenzen besser nutzen Ein positiver Nebeneffekt des richtig umgesetzten Lizenzmanagements ist darüber hinaus die bewusstere und damit effizientere Nutzung von Lizenzen. Wenn Einsparungen aufgezeigt und Kosten korrekt verrechnet werden können, wächst das Bewusstsein dafür, dass es Sinn macht, Software gezielt nur für die Benutzer verfügbar zu machen, die diese tatsächlich benötigen. Wer das Lizenzmanagement also mit einer modernen Software-Verteilungslösung kombiniert, kann die Lizenzverteilung weitestgehend automatisiert optimieren und dennoch die Sicherheit einer korrekten Lizenzierung behalten. Wer dieses Thema nicht adressiert, geht fahrlässig mit wesentlichen Unternehmens­risiken um.