13.10.2009, 13:57 Uhr
Führungskräfte verschenken bis zu 30 Prozent Einsparpotenzial
Horgen, 13. Oktober 2009 – Im Auftrag von RICOH, einem weltweit führenden Lösungsanbieter für das unternehmensweite Dokumentenmanagement, hat Coleman Parkes Research den RICOH Document Governance Index ermittelt. Laut dieser Studie wenden europäische Unternehmen mehr als 14 Milliarden Euro pro Jahr für das Dokumentenmanagement auf. Obwohl in Unternehmen bis zu fünf Prozent des Jahresumsatzes für das Dokumentenmanagement ausgegeben werden, setzen lediglich 40 Prozent der befragten deutschen Unternehmen in diesem Bereich auf eine nachhaltige Strategie.
Eine strategische Herangehensweise an das unternehmensweite Dokumenten¬manage¬ment oder das Outsourcing der dazugehörigen Aufgaben bietet Unter¬nehmen kurz- und langfristige Vorteile: Kostensenkungen, geringere Umwelt¬belastungen, erhöhte Dokumentensicherheit und eine bessere Ressourcen¬vertei¬lung. Somit können sich Führungskräfte besser auf die Weiterentwicklung des eigentlichen Kerngeschäftes konzentrieren.
60 Prozent der deutschen Führungskräfte, europaweit sind es 77 Prozent, sind sich der Einsparmöglichkeiten durch ein optimiertes Dokumentenmanagement bewusst, analysieren diesen Bereich aber nur sporadisch und unsystematisch. Während 44 Prozent aktiv die Dokumentenkosten kontrollieren, ist sich knapp ein Drittel der Befragten – 32 Prozent – über deren Höhe völlig im Unklaren. Durch eine Optimierung des Dokumentenmanagements sind Kosteneinsparungen von bis zu 30 Pro¬zent möglich. Der Studie zufolge verschenken viele Organisationen Potenzial, auch mit Blick auf die Produktivität der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie auf die Umweltbilanz des Unternehmens.
Die Studie verdeutlicht, dass der Bereich Dokumentenmanagement in europäischen Unternehmen nicht zentralisiert ist. Auch mangelt es oft an einer einheitlichen Regelung der Zuständigkeiten für diesen Bereich. Die Mehrzahl der Befragten in Deutschland sagt, dass in ihrem Unternehmen die Verantwortung für den Bereich Dokumentenmanagement auf mehrere Schultern verteilt ist; in 60 Prozent der Unternehmen liegt diese Verantwortung bei jedem einzelnen Mitarbeiter. Dabei gaben 64 Prozent der Unternehmen an, dass Bereichsleiter, wie zum Beispiel Personalchefs, Büroleiter sowie Vertriebs- und Marketingleiter, zumindest einen Teil der Verantwortung für das Dokumentenmanagement übernähmen. Ein zentralisierter Ansatz mit neu gestalteten Dokumentenmanagement-Prozessen, die auf die Anforderungen des jeweiligen Unternehmens zugeschnitten sind, würde eine umfassende Ausschöpfung des Einsparpotenzials ermöglichen.
„Führungskräfte müssen Geschäftsabläufe ständig optimieren, doch dabei bleiben die Prozesse des unternehmensweiten Dokumentenmanagements in vielen Organisationen unberücksichtigt“, erklärt Simon Sasaki, CEO von RICOH Europe. „Obwohl sie die unmittelbaren Vorteile kennen, setzen die meisten Unternehmen in Europa keine Strategie für das Dokumentenmanagement um. Hohe Ausgaben, geringere Produktivität und Dokumentensicherheit sowie negative Auswirkungen auf die CO2-Bilanz sind die Folge. In diesem oft vernachlässigten Bereich sollten Führungskräfte den direkten und strategischen Nutzen für ihr Unternehmen genau im Blick haben und die Verantwortung für das unternehmensweite Dokumenten¬management einem leitenden Angestellten übertragen. Die Effizienz dieses Bereichs lässt sich mit einfachen Mitteln optimieren, und RICOH bietet seinen Kunden hierbei einen echten Mehrwert. Als erfahrener Lösungsanbieter steigern wir bei unseren Kunden die Produktivität und Dokumentensicherheit. Wir verbessern ihre Arbeitsabläufe rund um das Dokument und berücksichtigen dabei die entsprechenden Bedürfnisse jeder einzelnen Abteilung."
Document Governance in der Praxis:
• Eine bedeutende europäische Nichtregierungsorganisation mit über 2.000 Mitarbeitern in Deutschland wollte die Benutzerfreundlichkeit, den Papierverbrauch und die automatische Versorgung mit Verbrauchsmaterial optimieren. Durch die Standardisierung der Druckinfrastruktur im Rahmen einer umfassenden Gesamtlösung konnte RICOH die Kosten für das unternehmensweite Druck- und Dokumentenmanagement um rund 30 Prozent senken.
• Eine Supermarktkette in Grossbritannien und Nordirland mit 502 Filialen und 209 Verbrauchermärkten verzeichnete intern ein Ansteigen des Druck- und Kopieraufkommens, verfügte jedoch nur über eine teure und ineffiziente Druckinfrastruktur. Mit der Ausgliederung aller Druckdienstleistungen an RICOH konnte das Unternehmen innerhalb von drei Jahren eine halbe Million Britische Pfund einsparen. In einer zweiten Projektphase wurden mit dem Austausch der Arbeitsplatzdrucker durch effizientere und kostengünstigere Drucksysteme weitere 500.000 Britische Pfund eingespart.
• Ein globaler Vermarkter von Sportschuhen mit über 30.000 Beschäftigten wollte seine Supply Chain optimieren. Die Gewährleistung der stabilen, sicheren und den gesetzlichen Vorgaben entsprechenden elektronischen Abrechnungsprozesse beansprucht viele Ressourcen. Bei diesem komplexen und zeitaufwändigen internen Prozess fielen Kosten von ungefähr vier Millionen Euro pro Jahr für den Versand von 4,5 Millionen gedruckten Rechnungen an. Im Rahmen einer Ausgliederung der gesamten Rechnungsverwaltung steuerte RICOH die Umstellung von der gedruckten zur elektronischen Rechnung und übernahm das gesamte Druckmanagement der Rechnungsstellung. Über die kommenden drei Jahre sollen so Einsparungen von schätzungsweise drei Millionen Euro erzielt werden.
60 Prozent der deutschen Führungskräfte, europaweit sind es 77 Prozent, sind sich der Einsparmöglichkeiten durch ein optimiertes Dokumentenmanagement bewusst, analysieren diesen Bereich aber nur sporadisch und unsystematisch. Während 44 Prozent aktiv die Dokumentenkosten kontrollieren, ist sich knapp ein Drittel der Befragten – 32 Prozent – über deren Höhe völlig im Unklaren. Durch eine Optimierung des Dokumentenmanagements sind Kosteneinsparungen von bis zu 30 Pro¬zent möglich. Der Studie zufolge verschenken viele Organisationen Potenzial, auch mit Blick auf die Produktivität der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie auf die Umweltbilanz des Unternehmens.
Die Studie verdeutlicht, dass der Bereich Dokumentenmanagement in europäischen Unternehmen nicht zentralisiert ist. Auch mangelt es oft an einer einheitlichen Regelung der Zuständigkeiten für diesen Bereich. Die Mehrzahl der Befragten in Deutschland sagt, dass in ihrem Unternehmen die Verantwortung für den Bereich Dokumentenmanagement auf mehrere Schultern verteilt ist; in 60 Prozent der Unternehmen liegt diese Verantwortung bei jedem einzelnen Mitarbeiter. Dabei gaben 64 Prozent der Unternehmen an, dass Bereichsleiter, wie zum Beispiel Personalchefs, Büroleiter sowie Vertriebs- und Marketingleiter, zumindest einen Teil der Verantwortung für das Dokumentenmanagement übernähmen. Ein zentralisierter Ansatz mit neu gestalteten Dokumentenmanagement-Prozessen, die auf die Anforderungen des jeweiligen Unternehmens zugeschnitten sind, würde eine umfassende Ausschöpfung des Einsparpotenzials ermöglichen.
„Führungskräfte müssen Geschäftsabläufe ständig optimieren, doch dabei bleiben die Prozesse des unternehmensweiten Dokumentenmanagements in vielen Organisationen unberücksichtigt“, erklärt Simon Sasaki, CEO von RICOH Europe. „Obwohl sie die unmittelbaren Vorteile kennen, setzen die meisten Unternehmen in Europa keine Strategie für das Dokumentenmanagement um. Hohe Ausgaben, geringere Produktivität und Dokumentensicherheit sowie negative Auswirkungen auf die CO2-Bilanz sind die Folge. In diesem oft vernachlässigten Bereich sollten Führungskräfte den direkten und strategischen Nutzen für ihr Unternehmen genau im Blick haben und die Verantwortung für das unternehmensweite Dokumenten¬management einem leitenden Angestellten übertragen. Die Effizienz dieses Bereichs lässt sich mit einfachen Mitteln optimieren, und RICOH bietet seinen Kunden hierbei einen echten Mehrwert. Als erfahrener Lösungsanbieter steigern wir bei unseren Kunden die Produktivität und Dokumentensicherheit. Wir verbessern ihre Arbeitsabläufe rund um das Dokument und berücksichtigen dabei die entsprechenden Bedürfnisse jeder einzelnen Abteilung."
Document Governance in der Praxis:
• Eine bedeutende europäische Nichtregierungsorganisation mit über 2.000 Mitarbeitern in Deutschland wollte die Benutzerfreundlichkeit, den Papierverbrauch und die automatische Versorgung mit Verbrauchsmaterial optimieren. Durch die Standardisierung der Druckinfrastruktur im Rahmen einer umfassenden Gesamtlösung konnte RICOH die Kosten für das unternehmensweite Druck- und Dokumentenmanagement um rund 30 Prozent senken.
• Eine Supermarktkette in Grossbritannien und Nordirland mit 502 Filialen und 209 Verbrauchermärkten verzeichnete intern ein Ansteigen des Druck- und Kopieraufkommens, verfügte jedoch nur über eine teure und ineffiziente Druckinfrastruktur. Mit der Ausgliederung aller Druckdienstleistungen an RICOH konnte das Unternehmen innerhalb von drei Jahren eine halbe Million Britische Pfund einsparen. In einer zweiten Projektphase wurden mit dem Austausch der Arbeitsplatzdrucker durch effizientere und kostengünstigere Drucksysteme weitere 500.000 Britische Pfund eingespart.
• Ein globaler Vermarkter von Sportschuhen mit über 30.000 Beschäftigten wollte seine Supply Chain optimieren. Die Gewährleistung der stabilen, sicheren und den gesetzlichen Vorgaben entsprechenden elektronischen Abrechnungsprozesse beansprucht viele Ressourcen. Bei diesem komplexen und zeitaufwändigen internen Prozess fielen Kosten von ungefähr vier Millionen Euro pro Jahr für den Versand von 4,5 Millionen gedruckten Rechnungen an. Im Rahmen einer Ausgliederung der gesamten Rechnungsverwaltung steuerte RICOH die Umstellung von der gedruckten zur elektronischen Rechnung und übernahm das gesamte Druckmanagement der Rechnungsstellung. Über die kommenden drei Jahre sollen so Einsparungen von schätzungsweise drei Millionen Euro erzielt werden.
