Im Business-Umfeld muss fast jeder Excel-Tabellen bearbeiten. Oft entsteht dabei viel Sisyphusarbeit - meist wegen Unkenntnis der Fähigkeiten der Tabellenkalkulation von Microsoft. Wir haben ein paar Tricks zusammengetragen, die für Automatisierung sorgen. Erster Teil: die Blitzvorschau
Jeder, der mit Datensätzen umgeht kennt das Problem. Diese werden oft nicht in der gewünschten Form angeliefert und müssen hernach in Excel händisch mühsam angepasst werden. Ein Klassiker in diesem Zusammenhang: Wir erhalten bei einer Liste Vor- und Nachname oder Postleitzahl und Ort in einer Zelle, wollen aber in unserer Darstellung gerne die Informationen in separaten Spalten aufführen. Bevor man also die Kopier- und Einfügfunktion überansprucht, sollte man sich folgenden Kniff zu Herzen nehmen, der die Arbeit wesentlich vereinfacht. Denn Excel 2013 verfügt über die smarte Funktion «Blitzvorschau», eine etwas ungelenke Übersetzung des englischen Befehls «Flash Fill». Tatsächlich füllt die Funktion nach dem einmal vom User vorgeführten Vorbild die restlichen Zellen aus. Am Besten versteht man dies anhand unserer Schritt-für-Schritt-Anweisung: Im Beispiel sind Vorname und Name der Teilnehmer in einer Zelle erfasst worden, wir benötigen die Daten jedoch in getrennten Spalten.
Als Vorbereitung für die Funktion Blitzvorschau müssen wir Excel anhand der ersten Zelle vormachen, wie wir's gerne haben wollen, nämlich Vorname und Name in separaten Spalten. Diese Trennung nehmen wir dabei einmal von Hand vor und setzen Vor- und Nachname in die benachbarten Zellen.
Nächste Seite: Die Blitzvorschau arbeitet für uns Danach wird auf der nächsten Zeile in die erste leere Zelle für den Vornamen geklickt und die Funktion Blitzvorschau aus dem Daten-Menü ausgewählt (oben rechts siehe Pfeil).
Schon erscheinen alle Vornamen der restlichen Teilnehmer.
Nach der Vervollständigung der Spalte wird auch klar, warum bei Microsoft die Funktion auf deutsch «Vorschau» heisst: Denn man kann die Vorschläge akzeptieren, rückgängig machen oder alle geänderten Zellen markieren. Analog verfährt man sodann mit der Spalte für die Nachnamen.
Nächste Seite: Werte zusammenführen Die Funktion Blitzvorschau funktioniert auch bei Zahlen und Mischfromen. Postleitzahlen und Ortsnamen beispielsweise lassen sich auf die gleiche Art und Weise trennen.
Werte zusammenführen
Die Funktion Blitzvorschau kann nicht nur trennen, sie kann auch zusammenführen, was zusammengehört. Man könnte also auch getrennte Vor- und Nachnamen in eine Zelle bringen. In unserem Beispiel führen wir Werte aus drei Spalten zusammen und trennen diese durch Schrägstriche.
Auch hier erkennt die Blitzvorschau das Schema und setzt die Inhalte entsprechend um.
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Zahlen trennen
Blitzvorschau erkennt noch weitere Schemen. Im Beispiel wollen wir die drei Endziffern aus einer Kundennummer extrahieren.
Excel kann auch hier nachvollziehen, was wir beabsichtigen und füllt jeweils die letzten drei Ziffern der Kundennummern in die entsprechende Spalte.
Dieser kleine Ratgeber basiert auf Angaben aus einem Artikel von Malte Jeschke und Thomas Rieske, der zunächst in Tecchannel.de erschienen ist.
