E-Mails gesetzestreu und effizient archivieren

Die E-Mail-Archivierung ist das Sorgenkind Nummer eins vieler IT-Verantwortlicher. Kein Wunder, schliesslich liegen heute etwa 80 Prozent der geschäftsrelevanten Informationen in Form von E-Mails vor. Marc Abbt, CIO der Generali-Versicherungen, kennt die Probleme, welche die Mail-Datenflut mit sich bringt, aus eigener Erfahrung: «Bei der Generali wurden die Kapazitäten der Outlook-Postfächer langsam knapp und die Suche nach Informationen mit den Outlook-eigenen Instrumenten war zeit- und damit kostenintensiv.»

Zudem mussten sich die Anwender mit einer weiteren Outlook-Schwäche herumschlagen: Externe Mitarbeiter konnten zwar relativ einfach auf die Mailbox zugreifen, doch die persönlichen Archive blieben ihnen verschlossen. «Die Generali-User wurden immer unzufriedener», erinnert sich Abbt. Als dann die PST-Files, also die persönlichen Archiv-Files, mehr als 40 Prozent der File-Server belegten, war für den Generali-CIO klar: Jetzt muss zwingend gehandelt werden.

Abbt beauftragte die Finanz-IT-Dienstleisterin B-Source, die schon die dezentrale IT-Infrastruktur für die Generali betreibt, mit der Evaluierung eines geeigneten E-Mail-Archivierungssystems. Gemeinsam mit der internen Revision der Versicherungsgesellschaft wurde eine detaillierte Kriterienliste erstellt. Damit sollte die Richtlinienkonformität der neuen Lösung sichergestellt werden.

B-Source evaluierte anhand des Anforderungskatalogs mehrere potenzielle Lösungen und überprüfte deren Integrationsfähigkeit. Nach der Auslese wurde für alle in Frage kommenden Systeme eine Kosten-Nutzen-Rechnung angestellt. Schlussendlich fiel die Wahl auf Symantecs Enterprise Vault. Diese versteht sich als breit angelegte Plattform zur -Archivierung von -E-Mail-Daten, Instant Messages, Microsoft-Sharepoint-Dokumenten sowie Microsoft Windows und File-Systemen von Network Appliance.

Im Auswahlverfahren punktete Enterprise Vault nicht zuletzt mit ausgefeilten Compliance-Funktionen: Weil das System einen manipulationsgeschützten und zentralen Aufbewahrungsort für unternehmenskritische Informationen bietet, wird die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben zur Aufbewahrung der elektronischen Daten sichergestellt - dies ist insbesondere für eine Versicherung essenziell.

Gemeinsam mit der Zuger Software-Integ-ratorin SQL AG erstellte B-Source das -Lösungsdesign. Dazu gehörte beispielsweise die Festlegung der Methoden, wann E-Mails archiviert werden und welche Files wie lange aufbewahrt werden müssen. Anhand einer gemeinsam ausgearbeiteten Roadmap erfolgte schliesslich die Implementierung.

Raffaele Beutler, der bei B-Source die Generali-Infrastruktur verantwortet, spezifiziert: «Für die E-Mail-Archivierung der Generali haben wir zwei Server von Hewlett-Packard unter Windows 2003 aufgesetzt. Einer dient als Mail-Server, der andere als Fileserver.»

Nach der Installation und Konfiguration von Enterprise Vault prüfte B-Source die neue Lösung mit Hilfe eines Test-Szenarios auf Herz und Nieren.

Nachdem man die Generali-User über die bevorstehende Migration informiert hatte, wurden die Benutzer auf dem Enterprise-Vault-Server aktiviert und die Ordner einschliesslich der PST-Files in das Archiv übernommen. Dies geschah abends und betraf jeweils rund 200 Benutzer.

Das Ergebnis: Es gibt keine persönlichen Ordner mehr, aber jeder Benutzer kann trotzdem auf alle E-Mails zugreifen. E-Mails, die älter als 30 Tage sind, werden automatisch jeden Sonntagmorgen archiviert. Der Endanwender erkennt archivierte Mails nur an einer Markierung. Der Zugriff ist für ihn völlig transparent. Da das Archiv ebenfalls auf Festplatten angelegt ist, hat sich laut Abbt auch in der Zugriffgeschwindigkeit für die Generali-Benutzer kaum etwas geändert.

«Jedem Benutzer steht heute eine Mailbox mit 500 MByte Speicher zur Verfügung», erklärt Beutler. Pro Monat gehen bei der Generali rund eine Million E-Mails ein, was in etwa einem Volumen von rund 50 GByte entspricht. Aktuell stehen auf dem Enterprise-Vault-Server 500 GByte Kapazität zur Verfügung. «Wenn wir hier in ein paar Monaten an die Grenze kommen, erweitern wir den Speicher um weitere 500 GByte. Der Benutzer merkt davon nichts», so Beutler.

Rückblickend zieht Abbt eine eindeutig positive Projektbilanz: «Im Grunde konnten wir zwei Fliegen mit einer Klappe schlagen: eine Compliance-Lösung implementieren und gleichzeitig die Speicherkapazitäten beherrschen.» Zudem wirkt sich die Archivierungslösung positiv auf die Betriebskosten aus: «Die Verschiebung der PST-Files vom Home-Laufwerk der Benutzer in das Archiv hat rund 500 GByte teuren Speicherplatz auf Primär-Disk-Laufwerken eingespart. Das entspricht einer Kostenreduktion von rund 50000 Franken jährlich», freut sich Abbt.

Auch aus Administrations-Sicht hat sich vieles verbessert. Beutler spezifiziert: «Allein für das Backup haben wir zum Schluss so viel Zeit benötigt, dass es schon den normalen Betrieb beeinträchtigte. Heute ist das überhaupt kein Thema mehr.»

Die Generali-Endanwender schätzen derweil an der neuen Archivierungslösung vor allem die Suchfunktionen. Die Volltextsuche im Text der E-Mails geht sehr viel schneller und ist durch Enterprise Vault in den Anlagen überhaupt erst möglich geworden. «Für die User bedeutet dies einen erheblichen Zeitgewinn und damit eine deutlich gestiegene Produktivität - von der Zufriedenheit ganz zu schweigen», so Abbt.

Nach der Lösung der E-Mail-Archivierungs-Probleme will das Generali-IT-Team jetzt die nächsten Aufgaben in Angriff nehmen. Neben dem Zugriff auf die Mailbox per Notebook via Outlook Web Access und der Installation von Offline-Vault steht vor allem die File-Archivierung an. «Dann», sieht Raffaele Beutler voraus, «gibt es keine Mehrfachspeicherung von Files mehr.»

Weitere Informationen

Unter dem Dach der Generali Schweiz Holding vereinen sich die Aktivitäten der Generali Schweiz Gruppe mit ihren drei Unternehmensbereichen «Nichtleben», «Leben» und «Investments». Das Unternehmen, das seinen Hauptsitz im zürcherischen Adliswil hat, beschäftigt rund 2000 Mitarbeiter. Seit 2006 ist die Generali Schweiz Holding eine 100-prozentige Tochter der italienischen Assicurazioni Generali mit Sitz in Triest. CEO der Generali Schweiz Gruppe ist Alfred Leu.